Cara memilih alamat email perusahaan

Apa itu alamat email perusahaan?

Sekarang, semua serba online dan melalui cloud. Kita semua pasti memilki akun email dan menggunakannya untuk segala komunikasi. Selain itu, kini alamat email sudah menjadi identitas online dan menjadi dasar semua layanan pribadi dan terkait pekerjaan yang kita gunakan. Oleh karena itu, kita harus memiliki akun email yang berbeda untuk komunikasi pribadi dan perusahaan. Alamat email bisnis sebaiknya digunakan untuk komunikasi terkait pekerjaan dan untuk hubungan profesional.

Gunakan alamat email bisnis hanya untuk berkomunikasi dengan rekan bisnis, kolega, pelanggan, dan mitra Anda. Jika memiliki domain kustom yang telah didaftarkan untuk bisnis Anda, alamat email tersebut disebut sebagai alamat email perusahaan. Sementara, alamat email profesional adalah alamat email dengan domain kustom yang digunakan untuk komunikasi bisnis. Dengan kata lain, alamat email profesional adalah alamat email yang mencantumkan nama bisnis Anda dalam bentuk nama domain.

Apa manfaat alamat email perusahaan?

Saat membuat alamat email dengan domain umum, Anda boleh membuat alamat email yang keren atau lucu, karena akan digunakan untuk kepentingan pribadi. Namun, alamat email Anda dan karyawan Anda sebaiknya lebih formal jika akan digunakan untuk komunikasi bisnis. Saat menggunakan alamat email perusahaan, Anda wajib menerapkan etika terkait email, sehingga email yang dikirimkan menjadi lebih efektif, menunjukkan profesionalisme, dan mempromosikan brand Anda.

Alamat email Anda bukan hanya harus mencantumkan domain Anda, melainkan juga tampak profesional. Berikut adalah manfaat alamat email perusahaan:

• Branding
• Membangun kepercayaan
• Autentisitas
• Keandalan
• Kemudahan mengingat email yang sebelumnya
• Meningkatkan kemampuan pengiriman dan reputasi

Bagaimana cara memilih alamat email perusahaan?

Untuk menjaga konsistensi saat membuat akun email bisnis dan memastikan bahwa setiap karyawan memiliki alamat email perusahaan, sebaiknya rencanakan dan tentukan format alamat email pengguna yang Anda inginkan terlebih dahulu.

Contoh alamat email perusahaan

Berikut adalah beberapa format alamat email yang paling populer dan sering digunakan:

namadepan.namabelakang@domain.com

Contoh: peter.parker@zylker.com

Contoh di atas adalah salah satu format email yang paling banyak digunakan di seluruh dunia. Alamat email semacam ini tampak profesional karena mencantumkan nama depan dan nama belakang. Dalam suatu organisasi, pasti ada beberapa orang dengan nama depan yang sama. Namun, kecil kemungkinan mereka memiliki nama belakang yang sama, sehingga jika dipadukan, format alamat email pengguna tetap akan berbeda. Format ini cocok digunakan di semua jenis organisasi. Bahkan bagi start up atau bisnis kecil. Hal ini membantu perencanaan jangka panjang dan menghindari konflik saat perusahaan tumbuh dan berkembang.

namadepan.inisial@domain.com

Contoh: peter.p@zylker.com

Contoh berikut adalah salah satu format populer lainnya yang digunakan oleh organisasi di seluruh dunia. Format ini umum digunakan karena bukan hanya karena sifat personalnya dan mudah diingat, melainkan juga karena singkat dan mencantumkan nama depan pengguna. Namun, format ini memiliki kelemahan. Apalagi jika ada orang yang memiliki kesamaan inisial. Admin umumnya memilih menggunakan format ini dan memadukannya dengan singkatan nama belakang atau dua huruf dari nama belakang agar tidak membingungkan.

Contoh: peter.pk@zylker.com,

peter.pa@zylker.com apabila terdapat dua orang bernama Peter Parker atau lebih dalam satu organisasi.

namadepan@domain.com

Contoh: peter@zylker.com

Pelanggan dan kontak bisnis dapat dengan mudah mengenali orang yang mengirimkan email dan berkomunikasi dengan mereka. Format tersebut sangat cocok untuk perusahaan rintisan dan usaha kecil yang memiliki kurang dari 10 pengguna. Namun, seiring makin besarnya skala bisnis/organisasi, mungkin akan ada masalah jika alamat email bisnis menggunakan nama pengguna. Masalahnya akan menjadi makin pelik jika keduanya memiliki peran yang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Selain itu, akan terjadi kebingungan dalam email internal apabila ada beberapa orang yang memiliki kesamaan nama depan. Ada satu alasan format ini kerap digunakan: alamatnya mudah diingat.

Jika skala organisasinya besar, kami sarankan untuk membuat alamat email dalam format ini hanya untuk individu yang menjabat posisi penting dalam perusahaan, bukan untuk semua pengguna. Dengan menetapkan alamat email tersebut sebagai alias, pengguna bisa tetap menggunakan alamat email utama mereka. Dengan begitu, mereka dapat dengan mudah membedakan email internal dan email penting dengan email spam yang mereka terima.

Bagaimana cara membuat alamat email perusahaan menggunakan Zoho Mail?

Untuk membuat alamat email perusahaan yang mencantumkan domain Anda, siapkan domain Anda di Zoho terlebih dahulu. Setelah Anda menyelesaikan proses verifikasi domain Anda dengan Zoho Mail, tambahkan pengguna untuk membuat akun email mereka. Jika belum memiliki domain, Anda dapat membeli domain dari Zoho. Karena domain yang terdaftar melalui Zoho sudah disetel sepenuhnya, Anda dapat langsung menggunakannya. Anda dapat langsung mulai menambahkan pengguna.

Zoho Mail menyediakan beberapa cara untuk membuat dan memilih alamat email profesional untuk penggunanya

1. Anda dapat menambahkan pengguna satu per satu. Caranya, masukkan nama depan, nama belakang, dan alamat email yang akan dibuat beserta kata sandi yang harus digunakan untuk masuk. Metode ini terbukti efektif jika Anda harus membuat alamat email untuk kurang dari 10 pengguna.
   
2. Meskipun ada lebih dari 5 akun pengguna yang akan dibuat, sebaiknya gunakan "Import from CSV" (Impor dari CSV) untuk membuat pengguna berdasarkan detail yang diunggah dari file CSV.
3. Anda dapat menggunakan opsi "Import" yang tersedia untuk mengimpor pengguna dari CRM atau Layanan Zoho lainnya atau langsung mengimpor dari GSuite.

Alamat email grup: Alamat email perusahaan berdasarkan Fungsi/Tujuan

Aspek penting lainnya yang sering diabaikan saat membuat alamat email adalah alamat email berdasarkan 'tujuan'. Seiring makin besarnya skala organisasi, sebaiknya gunakan alamat email standar atau berdasarkan tujuan. Misalnya, kontak@domain.com, dukungan@domain.com, info@domain.com, dll., yang sesuai dengan tujuan tertentu. Dengan cara ini, alamat email untuk tujuan penting (seperti kontak@) masih dapat digunakan meskipun karyawan meninggalkan organisasi. Dalam tahap awal organisasi, tanggung jawab dukungan, penjualan, dll., berada pada tingkat individu. Sementara, komunikasi terjadi langsung dari pelanggan atau prospek ke karyawan penanggung jawab. Namun, agar komunikasi menjadi lebih formal dan profesional, sebaiknya pastikan bahwa alamat email tersebut adalah alamat grup umum yang dikelola oleh tim dan bukan perorangan.

Praktik umum untuk email grup:

Untuk menerapkan praktik komunikasi profesional, sebaiknya gunakan akun email umum berdasarkan berbagai grup fungsi dalam organisasi dan sifat pekerjaannya. Berikut adalah beberapa akun email umum standar yang digunakan setiap organisasi untuk berbagai fungsi organisasi.

Publik - Akun email grup eksternal:

Alamat email Eksternal atau Publik umumnya digunakan untuk menyediakan opsi berkomunikasi dengan berbagai fungsi di organisasi kepada kontak eksternal organisasi. Saat menyiapkan akun ini, admin harus memastikan bahwa akun email grup memiliki izin untuk menerima email dari akun eksternal. Selain itu, email ke grup harus dihubungkan dengan tepat ke tim terkait.

Contoh:

• dukungan@domain.com
• penjualan@domain.com
• info@domain.com
• karier@domain.com
• pertanyaan@domain.com
• berita@domain.com

Organisasi - Akun email grup internal:

Alamat email organisasi atau grup Internal digunakan untuk karyawan organisasi internal untuk berkomunikasi dengan grup internal dan fungsi internal khusus karyawan. Akun ini dapat diatur dengan moderasi agar hanya menerima email dari karyawan di dalam organisasi.

Contoh:

• gaji@domain.com
• pertanyaansdm@domain.com
• adminsistem@domain.com
• layanan-karyawan@domain.com

Bagaimana cara membuat alamat email perusahaan untuk semua akun umum atau daftar distribusi menggunakan Zoho Mail?

Untuk membuat alamat email perusahaan dengan domain Anda untuk akun umum atau daftar distribusi untuk domain Anda, buat grup email yang memiliki akses publik terlebih dahulu. Klik di sini untuk mengetahui instruksi detail tentang membuat dan mengelola akun email grup dengan alamat email profesional di Zoho Mail.

Berikut adalah beberapa fitur paling bermanfaat untuk membuat akun grup berbasis domain di Zoho Mail:

• Anda dapat menambahkan beberapa anggota dan menetapkan lebih dari satu moderator untuk setiap grup.
• Moderator akan memiliki izin grup sehingga dapat menambahkan pengguna atau mengubah pengaturan grup tersebut. Selain memoderasi, Moderator juga dapat menyetujui atau menolak email yang dikirim ke grup.
• Pengguna dapat mengirim email bisnis menggunakan alamat grup. Fitur ini dapat diperluas oleh administrator untuk seluruh anggota grup atau khusus anggota tertentu.
• Alamat email pengguna yang mengirim email menggunakan alamat email grup tidak akan ditampilkan kepada penerima.
• Administrator dapat mengaktifkan fitur "Streams" di grup. Anggota grup dapat menggunakan fitur ini untuk berkolaborasi dan berkomunikasi di dalam grup langsung dari Kotak Masuk mereka,