Exécuter un Blueprint

Accéder à mes entrées Blueprint

Une fois le Blueprint configuré, les entrées répondant aux critères du processus entreront dans le processus et les propriétaires des transitions mentionnés dans le Blueprint pourront exécuter leurs transitions respectives.

Afin de démarrer le processus, vous devez savoir quelles entrées vous attendent pour effectuer votre part des actions dans l'ensemble du processus.

Pour accéder à vos entrées Blueprint

1. Dans votre compte Zoho CRM, cliquez sur le module My Jobs (Mes tâches).
   Dans My Jobs (Mes tâches), des entrées sont en attente de votre accord et les transitions de Blueprint sont affichées.
2. Dans l'affichage Liste, sélectionnez Only Blueprint (Blueprint uniquement).
3. Cliquez sur n'importe quelle entrée pour accéder à l'entrée en question et exécuter votre part du processus.
   

Voir le Blueprint configuré

Pour voir le Blueprint configuré

1. Accédez à la page Details (Détails) de l'entrée qui répond aux critères du processus.
2. Dans la bande du Blueprint, vous pourrez voir l'état actuel de l'entrée et les transitions disponibles pour cet état.
   Notez que les transitions sont disponibles uniquement pour les entrées répondant aux critères Avant la transition.
3. Cliquez sur le lien View configured actions (Voir les actions configurées).
   Vous pourrez voir le flux de processus de l'état existant à l'état suivant.
   

Ici, il est important de noter que le champ utilisé pour configurer le Blueprint ne pourra pas être modifié une fois que l'entrée sera entrée dans le processus. Disons que vous avez configuré un Blueprint pour traiter le processus de suivi des transactions en utilisant le champ Stage (Étape). Une fois qu'une entrée est entrée dans le Blueprint, vous ne pouvez pas mettre à jour manuellement l'étape tant que le Blueprint n'a pas été entièrement exécuté.

Cela sert uniquement à s'assurer que l'entrée passe par chaque étape du processus tel que défini dans le Blueprint et que personne ne peut modifier le statut sans effectuer les conditions prescrites.

Exécuter un Blueprint

Une fois que les entrées respectent les critères d'entrée d'un Blueprint, elles deviennent des entrées actives du processus. Un Blueprint peut être exécuté sur votre compte Web, ainsi que sur l'application mobile de Zoho CRM.

Exécuter un Blueprint sur le compte Web CRM

Sur votre compte Zoho CRM, la page des détails de l'entrée affiche l'état actuel de l'entrée et les transitions disponibles pour cet état. Pour exécuter une transition, il suffit de cliquer sur le bouton de transition approprié.

Voir aussi : Créer un Blueprint

Par exemple, selon le Blueprint communiqué ici, les transactions de plus de $50 000 entrent dans le processus de suivi des transactions. Les propriétaires de transition pourront cliquer sur les boutons de transition respectifs pour exécuter le Blueprint.

Lorsque l'utilisateur appuie sur chaque bouton, une fenêtre contextuelle s'affiche, invitant l'utilisateur à ajouter des remarques et à mettre à jour les champs comme défini par le Blueprint. Par exemple, lorsqu'il clique sur le bouton Negotiate (Négocier), le propriétaire de la transition est invité à saisir les champs comme prescrit dans les paramètres Pendant la transition avant de passer à l'état suivant.

Voici les différents éléments à noter lors de l'exécution d'une transition.

• Demande de messages et de remarques
  Si vous avez configuré des messages et requis des remarques, la transition peut apparaître comme sur l'image ci-dessous. Ici, les exigences et les détails sur la réduction sont demandés.
  
• Documents à joindre
  Si vous avez requis des pièces jointes, elles seront demandées lors de la transition comme sur l'image ci-dessous. C'est pareil que la liste associée des pièces jointes, où vous pouvez charger des documents à partir de votre bureau, de Zoho Docs, de l'onglet Documents ou d'une URL.
  
• Éléments de liste de contrôle à cocher
  Une transition ne peut pas être enregistrée tant que les éléments de la liste de contrôle ne sont pas cochés. Une liste de tâches à effectuer est cochée sur l'image ci-dessous.
  
• Saisie de champs et validations
  Si vous avez configuré des champs obligatoires à partir du module principal du Blueprint et des modules associés, le propriétaire de la transition sera invité à entrer les valeurs de ces champs ici. Si vous avez également configuré des critères de validation pour l'un des champs, le système vérifiera la règle de validation et autorisera l'enregistrement des modifications uniquement si la valeur répond aux critères.
  Ici, une réduction de plus de 20 % génère une erreur.
  
• Association d'éléments connexes
  Lorsque vous avez requis des éléments associés comme un devis, des tâches, etc., le propriétaire de la transition sera invité à les ajouter à l'exécution d'une transition. Ici, au cours de l'étape Contrat d'un processus de suivi des transactions, l'utilisateur est invité à saisir le devis et à créer une tâche.
  
• Enregistrement partiel d'une transition
  Lorsque vous exigez beaucoup d'informations au cours d'une transition, il n'est pas toujours possible de toutes les saisir en une seule fois. Par exemple, dans le cadre de la transition Négocier, peut-être que vous avez saisi tous les champs obligatoires, mais que vous avez besoin d'un peu plus de temps pour vérifier les éléments de la liste de contrôle sur les documents du SLA. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer PARTIELLEMENT une transition. Cela signifie que, par exemple, 5 détails sur 10 que vous avez saisis seront enregistrés pour l'instant, mais que l'entrée restera dans l'étape Négociation. Vous pouvez revenir à cette entrée lorsque vous êtes prêt, puis saisir le reste des détails et ENREGISTRER la transition. Une fois toutes les informations requises par les paramètres Pendant la transition saisies, l'entrée passera à l'état suivant du Blueprint.
  
  Notez que la fonction permettant d'enregistrer partiellement une transition n'est pas prise en charge pour un Blueprint continu car un Blueprint continu est destiné à être exécuté en une fois, et non par intermittence. 

Répétez l'action de cliquer sur chaque bouton Transition, puis effectuez les actions spécifiées jusqu'à la fin du processus.

Exécuter un Blueprint sur l'application mobile CRM

Un Blueprint que vous avez configuré sur votre compte Web Zoho CRM peut être exécuté sur l'application mobile. Supposons que vous êtes en visite de terrain pour rencontrer un client concernant une transaction et que cette dernière est passée de l'étape Qualification à l'étape Négociation. Vous pouvez mettre à jour l'étape directement sur l'application.

Pour exécuter un Blueprint en utilisant l'application CRM

1. Appuyez sur le module pour lequel vous souhaitez exécuter le Blueprint. Par exemple, Deals (Transactions).
2. Appuyez sur l'entrée en question.
   Vous verrez une bande Blueprint qui affiche l'état actuel, ainsi que les transitions qui doivent être exécutées afin de passer à l'état suivant.
3. Cliquez sur la transition souhaitée et effectuez les actions requises. Par exemple, Negotiate (Négocier).
   
   Si les valeurs que vous entrez sont inacceptables, vous allez voir des messages d'erreur conformément à ce qui a été configuré dans votre Blueprint.
   
   De cette façon, CRM guide et valide un processus de vente.
4. Une fois que vous avez saisi les valeurs acceptables, cliquez sur Save (Enregistrer).
   L'entrée est maintenant passée à l'état suivant du processus.
   De la même manière, exécutez toutes les transitions suivantes jusqu'à la fin du processus.
   

Consulter les rapports d'utilisation de Blueprint

Les rapports Blueprint vous donneront de précieux renseignements sur vos processus métier et leur exécution, et vous aideront à les rationaliser. Il existe deux types de rapports Blueprint : les rapports intégrés et les rapports personnalisés.

Rapports Blueprint intégrés

Voici les différents rapports Blueprint facilement disponibles pour vous.

Pour consulter les rapports Blueprint

1. Cliquez sur Setup (Configuration) > Automation (Automatisation) > Blueprint.
2. Cliquez sur l'onglet Usage (Utilisation).
3. Les différents rapports Blueprint sont répertoriés.
4. Cliquez sur un rapport pour afficher son contenu. Par exemple, l'image suivante est un rapport sur le temps moyen par Blueprint pour le processus de suivi des transactions.
   Cela vous donne plus de détails sur le temps moyen que demande la réalisation d'un Blueprint, de la première transition à la dernière transition, au cours d'une période donnée.
   

Rapports Blueprint personnalisés

Le module Reports (Rapports) de Zoho CRM vous présente une multitude de rapports par défaut pour les différentes informations relatives à la vente comme les ventes par source de prospect, les prospects par type, des rapports sur le statut des appels, etc. Vous pouvez personnaliser ces rapports selon le contenu des Blueprints. Quand vous créerez un rapport pour un module, vous verrez les informations de Blueprint dans la section Select Related Modules (Sélectionner des modules connexes). À partir de cela, vous pourrez créer vos propres rapports basés sur les informations de Blueprint.

Pour créer un rapport basé sur les informations de Blueprint

1. Accédez au module Reports (Rapports).
2. Cliquez sur Create Report (Créer un rapport).
3. Sélectionnez le module principal : par exemple, Deals (Transactions).
4. Dans la liste des modules connexes, sélectionnez le Blueprint approprié dans la liste des Blueprints.
   
5. Sélectionnez un type de rapport : par exemple, Summary Report (Rapport de synthèse).
6. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez avoir sur le rapport. Vous pouvez sélectionner les détails requis à partir de la section Blueprint sur la liste des colonnes disponibles.
   
7. Ajoutez des filtres si nécessaire.
8. Nommez le rapport et placez-le dans un dossier. Par exemple : Rapport sur le statut de Blueprint des transactions.
   
9. Exécutez le rapport pour voir les détails Blueprint de chaque transaction.
   

Créer un Blueprint continu

Contrairement à un Blueprint classique, qui est adapté à un processus intermittent, un Blueprint continu vous permet de concevoir un processus qui se produit sans pause. Ce type de Blueprint est idéal pour les scripts d'appel.

Scénario

Une organisation commerciale souhaite créer un Blueprint continu pour aider ses représentants commerciaux avec les scripts d'appel. L'appel de vente est un processus réalisé en une fois. Les différentes étapes sont les suivantes :

• Échange de civilités
• Aperçu du produit
• Informations sur le prix
• Planification d'un nouvel appel
• Intérêt pour le produit
• Pas d'intérêt

Vous pouvez créer un Blueprint qui guidera un représentant commercial pendant un appel, en organisant les différentes étapes de l'appel et en affichant des scripts* à dire à chaque étape.

(*) Pour ajouter un script d'appel, vous n'avez qu'à inclure le script comme « message » dans l'onglet During Transition (Pendant la transition) de chaque transition.

Pour créer un Blueprint continu

1. Cliquez sur Setup (Configuration) > Automation (Automatisation) > Blueprint.
2. Cliquez sur Create Blueprint (Créer un Blueprint).
3. Dans la fenêtre contextuelle Create Blueprint (Créer un Blueprint), entrez un nom pour le Blueprint, choisissez le module, la mise en page et le champ pour lesquels le Blueprint est en cours de création. Pour notre scénario, les détails seront les suivants :
   • Nom du Blueprint : Script d'appel de vente
   • Module : Contacts
   • Mise en page : Standard
   • Champ : Étape d'appel
4. Spécifiez les critères pour que les entrées entrent dans un processus, le cas échéant.
   Si vous ne saisissez pas de critères, toutes les entrées créées dans la mise en page entreront dans le processus.
5. Entrez une description pour le processus.
6. Sous Advanced Settings (Paramètres avancés), activez Continuous Process (Processus continu).
7. Choisissez le propriétaire du processus.
8. Cliquez sur Next (Suivant).

Le reste de la procédure pour créer un Blueprint continu est similaire à la procédure de création d'un Blueprint classique.

Différences entre un Blueprint classique et un Blueprint continu