El complemento Zoho CRM para Microsoft Word le permite crear documentos de combinación de correspondencia en Microsoft Word y también desde Zoho CRM. Debe ejecutar operaciones específicas tanto en Microsoft Word como en Zoho CRM:

• Operaciones de Microsoft Word
• Operaciones de Zoho CRM

Operaciones de Microsoft Word

El complemento Zoho CRM para Microsoft Word lo ayuda a crear plantillas y documentos de combinación de correspondencia en Microsoft Word.

Las acciones relacionadas con MS Word son las siguientes:

• Iniciar o cerrar sesión
• Crear una plantilla de combinación de correspondencia
• Crear un documento de combinación de correspondencia

Iniciar o cerrar sesión

Para crear una plantilla, especifique sus detalles de inicio de sesión de Zoho CRM en Microsoft Word. Esto conectará Microsoft Word con Zoho CRM.

Para iniciar o cerrar sesión

1. Abra Microsoft Word.
2. Haga clic en Complementos > Zoho CRM > Iniciar sesión desde el menú principal
3. En el cuadro de diálogo de inicio de sesión, especifique lo siguiente:
   • Nombre de usuario: ingrese el nombre de usuario existente de Zoho CRM
   • Contraseña: ingrese la contraseña existente de Zoho CRM
   • Recordarme: seleccione la casilla de verificación correspondiente si desea que el sistema recuerde sus datos de inicio de sesión.
4. Haga clic en Aceptar.

Crear una plantilla de combinación de correspondencia

Una plantilla de combinación de correspondencia es un modelo/patrón de su documento de combinación de correspondencia, el cual contiene variables (por ejemplo: nombre del cliente, dirección, etc.), además de contenido estándar. Durante la creación de una plantilla de combinación de correspondencia, puede reemplazar las variables con los campos CRM requeridos mediante el complemento Zoho CRM para Microsoft Word. Puede crear plantillas de combinación de correspondencia para cartas de formularios, etiquetas de dirección, sobres, etc. Consulte también la sección Plantilla de muestra

Tenga en cuenta que puede crear plantillas de combinación de correspondencia para clientes potenciales, contactos, acuerdos y módulos personalizados en Zoho CRM.

Para crear una plantilla de combinación de correspondencia

1. Abra Microsoft Word.
2. Haga clic en Complementos > Zoho CRM > Crear plantilla.
3. En el asistente Crear plantilla de combinación de correspondencia, haga lo siguiente
   • Seleccione el módulo de CRM en el que desea utilizar la plantilla desde el menú desplegable Módulo principal y haga clic en Siguiente.
     Aparece el módulo seleccionado, junto con sus campos.
   • Seleccione los campos necesarios en el menú desplegable Campos y haga clic en Ingresar campos
   • Vuelva a hacer clic en el menú desplegable Módulo a fin de seleccionar el módulo secundario o los módulos relacionados*.
   • Seleccione los campos relacionados en el menú desplegable Campos y haga clic en Ingresar campos.
     Se ingresarán los campos seleccionados en la plantilla.
     

Se crea la plantilla de combinación de correspondencia, la cual puede guardar como un archivo .doc/.docx en su equipo local (si es necesario). Utilice la extensión .doc si tiene una versión anterior de MS Word; es decir, de la versión 2000 a la versión 2003.

(*)Módulo secundario/módulo relacionado: cuando crea una plantilla de combinación de correspondencia para un módulo, encontrará campos de otros módulos relacionados en la lista de campos de combinación. Por ejemplo, cuando cree una plantilla para Acuerdos, encontrará campos de los módulos Cuentas, Contactos y Campañas: estos campos se pueden ingresar en su plantilla. En este caso, Acuerdos es el módulo principal para el cual se crea la plantilla, mientras que Cuentas, Contactos y Campañas son los módulos secundarios o relacionados.

Tenga en cuenta que los módulos relacionados también se llenan desde cualquier campo de búsqueda personalizado que cree en un módulo.

Por ejemplo, supongamos que creó un campo de búsqueda en el módulo Clientes potenciales llamado Constructores asociados, al cual enlaza un módulo personalizado llamado Constructores. Cuando crea una plantilla de correo electrónico para Clientes potenciales, también encontrará campos desde el módulo Constructores en la lista de campos de combinación. A estos módulos también se los conoce como módulos secundarios o relacionados.

En la siguiente tabla, se proporciona la lista de módulos principales y sus módulos secundarios asociados:

Crear documentos de combinación de correspondencia

Puede crear documentos de combinación de correspondencia para clientes potenciales, cuentas, contactos y candidatos en Microsoft Word si combina datos de CRM con una plantilla de combinación de correspondencia existente de Zoho CRM o con una plantilla nueva creada en MS Word.

Para crear un documento de combinación de correspondencia con una plantilla nueva

1. Siga los pasos anteriores para crear la plantilla.
2. Elija "Subir a Zoho CRM y continuar con la combinación", y luego haga clic en Siguiente.
   • Nombre de plantilla: especifique el nombre de la plantilla y seleccione el formato requerido del documento.
   • Módulo: de forma predeterminada, aparece el módulo principal seleccionado.
   • Descripción: ingrese cualquier comentario adicional.
   • Haga clic en "Cargar y combinar"
     La plantilla se carga en Zoho CRM. Puede ver estas plantillas desde Ajustes > Configuración > Personalización > Plantillas > Plantillas de combinación de correspondencia en Zoho CRM.
3. Haga clic en "Continuar" para iniciar el proceso de combinación.
4. En el asistente Crear documento de combinación de correspondencia, haga lo siguiente:
   • Seleccione una vista de lista desde la lista desplegable Vista y aparecerán los registros relacionados.
     Puede ingresar la información de registro en el cuadro de búsqueda para obtener los registros solicitados.
   • Elija los registros solicitados en el cuadro de lista Registros disponibles y haga clic en la flecha hacia delante.
     Los registros elegidos ahora aparecen en el cuadro de lista Registros seleccionados.
   • Haga clic en Combinar ahora.
     Se crea el documento de combinación de correspondencia para los registros seleccionados, el cual aparece en Microsoft Word.

Para crear un documento de combinación de correspondencia con una plantilla de combinación de correspondencia existente

1. Abra Microsoft Word.
2. Haga clic en Complementos > Zoho CRM > Plantilla de combinación.
3. En el asistente Crear plantilla de combinación de correspondencia, seleccione el módulo CRM principal y haga clic en Siguiente.
4. En el asistente Crear documento de combinación de correspondencia, haga lo siguiente:
   • Seleccione la plantilla de combinación de correspondencia requerida de la lista desplegable y haga clic en Siguiente.
   • Seleccione una vista de lista desde la lista desplegable Vista y aparecerán los registros relacionados.
     Puede ingresar la información de registro en el cuadro de búsqueda para obtener los registros solicitados.
   • Elija los registros solicitados en el cuadro de lista Registros disponibles y haga clic en la flecha hacia delante.
     Los registros elegidos ahora aparecen en el cuadro de lista Registros seleccionados.
   • Haga clic en Combinar ahora.
     Se crea el documento de combinación de correspondencia para los registros seleccionados, el cual aparece en Microsoft Word.

Operaciones de Zoho CRM

El complemento Zoho CRM para Microsoft Word lo ayuda a crear documentos de combinación de correspondencia en Zoho CRM mediante la combinación de la plantilla correspondiente de combinación de correspondencia con los datos de los módulos Clientes potenciales, Contactos, Cuentas o Acuerdos, o con los datos de módulos personalizados.

Las acciones relacionadas con Zoho CRM son las siguientes:

• Crear carpeta de plantillas de combinación de correspondencia
• Importar plantillas de combinación de correspondencia
• Crear documentos de combinación de correspondencia

Crear carpeta de combinación de correspondencia

Esta opción le permite almacenar todas las plantillas de combinación de correspondencia de MS Word en carpetas específicas. También puede establecer permisos a nivel de carpeta para los usuarios de Zoho CRM.

Para crear una carpeta de combinación de correspondencia

1. Vaya a Configuración > Personalización > Plantillas > Plantillas de combinación de correspondencia.
2. En la página Explorador de plantillas, haga clic en Crear carpeta.
3. En la sección Crear carpeta de plantillas de combinación de correspondencia, haga lo siguiente:
   • Detalles de carpeta: especifique el nombre de la carpeta en el campo correspondiente.
   • Detalles de accesibilidad: seleccione una de las siguientes opciones:
     • Todos los usuarios pueden ver esta carpeta de plantilla: seleccione si desea permitir que todos los usuarios puedan acceder a la carpeta.
     • Mostrar esta carpeta de plantillas solo a mí: seleccione si desea habilitar el acceso a la carpeta solo para usted.
     • Permitir que los siguientes usuarios vean esta carpeta de plantillas: seleccione los usuarios o las funciones de usuario que pueden acceder a la carpeta.
4. Haga clic en Guardar.

Importar plantillas de combinación de correspondencia

Esta opción le permite agregar las plantillas de combinación de correspondencia de MS Word en Zoho CRM. Estas plantillas se pueden combinar después con los módulos CRM correspondientes.

Agregar plantillas de combinación de correspondencia

1. Inicie sesión en Zoho CRM con su nombre de usuario y contraseña.
2. Vaya a Configuración > Personalización > Plantillas > Plantillas de combinación de correspondencia.
3. En la página Explorador de plantillas, haga clic en Importar plantilla.
4. En el cuadro de diálogo Importar plantilla, especifique lo siguiente:
   • Seleccionar archivo: busque la plantilla de MS Word en su sistema local.
   • Carpetas: seleccione la carpeta en la que se almacenará la plantilla seleccionada.
   • Módulo: seleccione el módulo (Clientes potenciales/Cuentas/Contactos/Acuerdos/Módulos personalizados) para la plantilla de MS Word.
     La plantilla solo está disponible para el módulo especificado.
   • Descripción: especifique cualquier comentario adicional.
5. Haga clic en Importar plantilla.

Crear documentos de combinación de correspondencia

El enlace Combinación de correspondencia lo ayuda a combinar la plantilla con la lista de Clientes potenciales, Contactos, Acuerdos, Cuentas o cualquier módulo personalizado y crear los documentos correspondientes de combinación de correspondencia.

Antes de crear documentos de combinación de correspondencia, debe hacer lo siguiente:

1. Configure su navegador para habilitar el control ActiveX. Consulte también Configurar el navegador web para instalar el control ActiveX
2. Instale el archivo Adventnet.CAB desde el servidor de Zoho CRM.

Para crear un único documento de combinación de correspondencia

1. Inicie sesión en Zoho CRM con su nombre de usuario y contraseña.
2. Haga clic en la pestaña Contactos.
3. En la página de inicio de Contactos, seleccione la casilla de verificación correspondiente al contacto.  
4. Haga clic en Más acciones > Combinación de correspondencia.
5. En el cuadro de diálogo Combinación de correspondencia, elija la plantilla correspondiente de combinación de correspondencia que se combinará con el contacto seleccionado.
6. Haga clic en Combinar.
   El documento de combinación de correspondencia para el contacto seleccionado aparece en Microsoft Word.

Para crear varios documentos de combinación de correspondencia

1. Inicie sesión en Zoho CRM con su nombre de usuario y contraseña.
2. Haga clic en la pestañaContactos.
3. En la página de inicio de Contactos, seleccione las casillas de verificación para seleccionar varios contactos.  
4. Haga clic en Más acciones > Combinación de correspondencia.
5. En el cuadro de diálogo Combinación de correspondencia, elija la plantilla correspondiente de combinación de correspondencia que se combinará con los contactos seleccionados.
6. Haga clic en Combinar.
   Los documentos de combinación de correspondencia para los contactos seleccionados se muestran en Microsoft Word.

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