Uso de la aplicación nativa para Android

Organizar la pantalla de inicio de CRM

Zoho CRM para Android le da la bienvenida con una atractiva pantalla de inicio que muestra las actividades de la semana. Puede priorizar su trabajo del día en función de las actividades mostradas. También puede desmarcar las actividades completadas y agregar nuevas actividades desde la pantalla de inicio.

Alterne entre los días de la semana para ver las tareas, los eventos y las llamadas para el día seleccionado. Haga clic en el ícono Agregar (+) en Evento, Tarea o Llamada para agregar una nueva actividad, respectivamente.

Ordene las actividades en listas de pendientes y completados mediante la agrupación de los eventos, las tareas y las llamadas completados. Cuando selecciona un evento, una llamada o una tarea, se marca este elemento como completado.

Colaborar usando las fuentes

Las fuentes en Zoho CRM para Android les permiten colaborar con sus colegas y hacer un seguimiento de las actividades de su organización, ya sean las suyas o de sus compañeros. Le permite publicar y ver actualizaciones de estado, agregar comentarios, adjuntar archivos y filtrar actualizaciones de fuentes por módulo.

Para crear/ver actualizaciones de fuentes

• En la aplicación de Zoho CRM para Android, vaya a Fuentes.
• Toque el ícono Agregar y redacte su actualización de estado.
  
• Comente otras actualizaciones de registro hechas por sus compañeros.
• Haga clic en el ícono Filtro para ver las actualizaciones de un módulo seleccionado.
  
  También puede filtrar solo las actualizaciones de estado tocando en Estado.
  

Crear registros

Puede crear registros en los módulos compatibles desde su dispositivo Android.Mientras agrega clientes potenciales y contactos, tiene dos opciones: crear un nuevo registro o importar desde la libreta de direcciones.

Para crear un nuevo registro

1. Vaya al módulo (Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.).
2. Toque el enorme ícono Agregar registro.
   
   En el caso de clientes potenciales y contactos, puede elegir entre Nuevo cliente potencial/contacto e Importar desde la libreta de direcciones.
3. En la pantalla Agregar [Registro], especifique los detalles del registro.
   
4. Toque el ícono Aceptar.

Convertir clientes potenciales

Cuando el estado del cliente potencial llega a cierta etapa (es decir, cuando existe la posibilidad de más negociaciones), puede calificarse como un acuerdo potencial. Posteriormente, puede convertir el cliente potencial en una cuenta, contacto y acuerdo potencial.

Para convertir un cliente potencial

1. Toque el módulo Clientes potenciales.
   Aparecerán todos los clientes potenciales en la vista de lista seleccionada.
2. Toque el registro que desea convertir.
3. Toque el ícono Conversión.
   
4. En la pantalla Convertir clientes potenciales, especifique los detalles necesarios y toque el ícono Aceptar.
   El cliente potencial se convertirá y quedará disponible en la vista de lista Clientes potenciales convertidos.
   

Editar registros

Para editar un registro

1. Vaya al módulo (Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.).
2. Toque el registro que desea editar.
3. Toque el ícono Edición.
4. En la página Editar [Registro], modifique los detalles del registro.
   
5. Toque Aceptar.

Eliminar registros

Ocasionalmente, puede que sea necesario quitar algunos de los registros innecesarios desde Zoho CRM, para una mejor organización de los datos. En la aplicación de Zoho CRM (versión para Android), puede eliminar los registros de los módulos compatibles.

Para eliminar un registro

1. Vaya al módulo (Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.).
2. Toque el registro que desea eliminar.
3. Toque el ícono Másopciones y luego toque Eliminar.
   
4. Confirme la eliminación tocando Sí. El registro se eliminará.

Cambiar la vista de lista

Puede cambiar la vista de lista que lo ayuda a filtrar los datos necesarios según criterios específicos. Para cada módulo, aparecerán las vistas de la lista predefinida y aquellas que hayan creado los usuarios.

Para cambiar las vistas de lista

1. Vaya a cualquier módulo.
   Los registros aparecerán en la vista de lista preseleccionada.
2. Toque la vista de lista para las vistas de lista en el módulo.
   
3. En las vistas de lista que aparecen, seleccione la que coincida con sus requisitos.

Enviar correos electrónicos

Para enviar un correo electrónico

1. Vaya al módulo Clientes potenciales, Contactos o Casos (o cualquier otro módulo personalizado).
   Tendrá la opción de enviar un correo electrónico al contacto si la dirección de correo electrónico está disponible.
2. Toque un registro al que desea enviar el correo electrónico.
3. En la página Información del registro, toque el ícono Correo electrónico.
   
4. Seleccione la aplicación que desea utilizar para enviar el correo electrónico.
5. Redacte y envíe un correo electrónico.

Uso de MailMagnet en un dispositivo Android

Después de configurar el complemento de Zoho Mail en la cuenta de Zoho CRM, podrá ver una bandeja de entrada llena de correos electrónicos importantes de clientes que están asociados a sus clientes potenciales y contactos. Es muy importante que los correos electrónicos de sus clientes reciban una respuesta oportuna y, en ese caso, las notificaciones de correo electrónico juegan un papel fundamental. MailMagnet hace exactamente eso.

Para un representante de ventas que se desplaza de un lugar a otro, la opción MailMagnet es muy útil para recibir notificaciones instantáneas, de modo que la mayoría de los correos electrónicos importantes de clientes potenciales y contactos reciban su atención inmediata. MailMagnet realiza un análisis inteligente de su bandeja de entrada y le notifica sobre los correos electrónicos de sus clientes potenciales y clientes en CRM.

MailMagnet solo estará disponible si activa la característica de complemento de Zoho Mail y configura su cuenta de correo electrónico en Zoho CRM a través de la configuración POP3. Consulte también Complemento de Zoho Mail

Responder correos electrónicos

Para responder correos electrónicos

1. Toque la opción Mensajes en la aplicación de Zoho CRM.
   Todos los correos electrónicos de clientes potenciales y contactos se mostrarán en una lista.
   
2. Toque un correo electrónico para abrirlo.
   
3. Toque el ícono Responder y redacte un correo electrónico.
   También puede utilizar el ícono Responder a todos, si fuera necesario.
   
4. Toque Enviar.
   Cuando envíe el correo electrónico, verá la opción de agregar una tarea de seguimiento y una nota.
   

Agregar una tarea de seguimiento/nota

Para agregar una tarea de seguimiento/nota

1. Toque la opción Mensajes en la aplicación de Zoho CRM.
   Todos los correos electrónicos de clientes potenciales y contactos se mostrarán en una lista.
2. Toque un correo electrónico para abrirlo.
3. Toque el ícono Más.
   
   Seleccione Tarea o Nota, según sea necesario.
4. En la pantalla Agregar tarea, especifique los detalles de la tarea y toque Guardar.
   
   Si seleccionó Nota, escriba la nota y guárdela.
   

Ejecutar un Blueprint en la aplicación de CRM

En la aplicación móvil, podrá ejecutar un Blueprint que tenga configurado en su cuenta en línea de Zoho CRM. Supongamos que está en una visita en terreno para reunirse con un cliente por un acuerdo, y este acuerdo avanzó de calificación a negociación. Puede actualizar la etapa directamente en la aplicación. Si tiene en marcha un proceso para todos los acuerdos, puede ejecutar las transiciones necesarias de Blueprint directamente en la aplicación y continuar a las posteriores etapas del proceso.

Por ejemplo, acaba de configurar la transición llamada "Negociar", que se debe completar para pasar a la siguiente fase. La transición Negociar requiere que el representante de ventas ingrese un descuento aceptable y escriba los detalles de la negociación en una nota. Estos requisitos se pueden cumplir directamente en la aplicación móvil mediante la ejecución de la transición Negociar.

Consulte también: Creación de un Blueprint

Para ejecutar un Blueprint con la aplicación de CRM

1. Toque el módulo para el que desea ejecutar el Blueprint. Por ejemplo, Acuerdos.
2. Toque el registro en cuestión.
   Verá una cinta de Blueprint en la que se muestra el estado actual y las transiciones que se deben ejecutar para avanzar al siguiente estado.
3. Haga clic en la transición requerida y rellene los requisitos, según se indica. Por ejemplo, Negociar.
   Si los valores que ingresa no son aceptables, verá los mensajes de error correspondientes configurados en su Blueprint.
   
   De esta manera, CRM guía y valida un proceso de ventas.
4. Una vez que haya ingresado los valores aceptables, haga clic en Guardar.
   Ahora, el registro pasó al próximo estado del proceso.
   De manera similar, ejecute todas las transiciones subsiguientes hasta que el proceso finalice.
   

Notas rápidas

Estado: cada etapa en un proceso se conoce como un "Estado" en Blueprint. Por ejemplo, un acuerdo en el flujo de ventas pasa por diferentes etapas, como Calificación, Necesita análisis y Negociación, hasta que se gana o pierde. Cada una de estas etapas se denomina "Estado".

Transición: se refiere al cambio de estado en un proceso. Indica el conjunto de requisitos para que los registros pasen de un estado a otro.

Subir fotos

Para los clientes potenciales y contactos, puede cargar una imagen que tome con la cámara o que ya exista en el dispositivo Android.

Para cargar la foto

1. Vaya al módulo Clientes potenciales o Contactos.
2. Toque el registro al que desea cargar una foto.
3. En la página Información de registro, toque el ícono Más.
4. Toque Cargarfoto.
   
5. Toque Tomarfoto o Galería para cargar una.