Ejecución de un Blueprint

Acceder a mis registros de Blueprint

Una vez que el Blueprint esté configurado, los registros que cumplan con los criterios del proceso se ingresarán en el proceso y los propietarios de la transición mencionados en el Blueprint podrán ejecutar sus transiciones respectivas.

Para iniciar el proceso, debe saber qué registros lo están esperando para que lleve a cabo su trabajo respecto de las acciones de todo el proceso.

Para acceder a sus registros de Blueprint

1. En su cuenta de Zoho CRM, haga clic en el módulo Mis trabajos.
   En Mis trabajos, se muestran los registros que esperan su aprobación y las transiciones del Blueprint.
2. En la vista de lista, seleccione Solo Blueprint.
3. Haga clic en cualquier entrada para ir al registro respectivo y realizar su parte del proceso.
   

Ver el Blueprint configurado

Para ver el Blueprint configurado

1. Vaya a la página Detalles del registro que cumple con los criterios del proceso.
2. En la franja de Blueprint, verá el estado actual del registro y las transiciones disponibles para tal estado.
   Tenga en cuenta que las transiciones solo están disponibles para los registros que cumplen con los criterios de Antes de la transición.
3. Haga clic en el vínculo Ver acciones configuradas.
   Podrá ver el flujo de proceso del estado existente en el próximo estado.
   

Aquí es importante tener en cuenta que el campo utilizado para configurar el Blueprint se bloqueará para la edición una vez que el registro se haya ingresado en el proceso. Es decir, supongamos que configuró un Blueprint para el proceso de seguimiento de acuerdo mediante el campo Etapa. Una vez que el registro se haya ingresado en el Blueprint, no podrá actualizar manualmente la etapa hasta que el Blueprint se haya ejecutado por completo.

Esto se realiza solo para garantizar que el registro se someta a todas las etapas del proceso, según se define en el Blueprint, y para que nadie pueda cambiar al azar el estado sin cumplir con las condiciones indicadas.

Ejecutar un Blueprint

Una vez que los registros cumplan con los criterios básicos de un Blueprint, se convierten en registros activos del proceso. Se puede ejecutar un Blueprint en su cuenta en línea y en la aplicación móvil Zoho CRM.

Ejecutar un Blueprint en la cuenta en línea de CRM

En su cuenta de Zoho CRM, la página de Detalles del registro muestra el estado actual del registro y las transiciones disponibles para ese estado. Para ejecutar una transición, simplemente haga clic en el botón de transición adecuado.

Consulte también: Creación de un Blueprint.

Por ejemplo, según el Blueprint que se explica aquí, los acuerdos de más de USD 50 000 se ingresan en el proceso de seguimiento de acuerdo. Los propietarios de la transición podrán hacer clic en los botones correspondientes de la transición y ejecutar el Blueprint.

A medida que se hace clic en cada botón, aparece una ventana emergente en la que se le indica al usuario que agregue notas y actualice campos según lo define el Blueprint. Por ejemplo, cuando se hace clic en el botón negociación, se le solicita al propietario de una transición que ingrese los campos según se indica en la configuración Durante la transición y que proceda al próximo estado.

A continuación, se indican los distintos elementos que se deben considerar cuando se ejecuta una transición.

• Indicaciones de mensajes y notas
  Si configuró mensajes y exigió notas, la transición aparecerá tal como se muestra en la siguiente imagen. Aquí, se solicitaron los requisitos y los detalles del descuento.
  
• Adjuntar documentos
  Si estableció como obligatorio el envío de archivos adjuntos, se solicitarán en la transición, tal como se muestra en la siguiente imagen. Esto es similar a la lista de archivos adjuntos relacionados, en la que puede cargar documentos de su escritorio, Zoho Docs o la pestaña Documentos, o de un archivo adjunto de una URL.
  
• Eliminación de elementos de la lista de verificación
  Las transiciones no se pueden guardar hasta que se marquen todos los elementos de la lista de verificación. Una lista de tareas se está marcando en la siguiente imagen.
  
• Ingreso de campos y validaciones
  Si tiene configurados los campos obligatorios del módulo principal del Blueprint y de los módulos relacionados, al propietario de la transición se le solicitará que ingrese los valores de estos campos aquí. Si también tiene configurados los criterios de validación de cualquiera de los campos, el sistema verificará la regla de validación y permitirá que los cambios solo se guarden cuando el valor cumpla con los criterios.
  Aquí, un descuento de más de un 20 % arroja un error.
  
• Asociación de elementos relacionados
  Cuando ha establecido como obligatorios los elementos asociados, como cotización, tareas, etc., al propietario de la transición también se le solicitará que los ingrese cuando ejecute una transición. Aquí, durante la etapa de contrato de un proceso de seguimiento de acuerdo, a un usuario se le solicita ingresar la cotización y crear una tarea.
  
• Guardar una transición parcialmente
  Cuando exige mucha información durante una transición, es posible que no siempre se pueda ingresar todo de una vez. En la transición de negociación, puede que haya ingresado todos los campos obligatorios, pero requiere más tiempo para quitar los elementos de la lista de verificación de los documentos de SLA. En tal caso, puede guardar una transición PARCIALMENTE. Lo que significa que, por ejemplo, 5 de 10 elementos que ingresó se guardarán por el momento, pero el registro seguirá en estado de negociación. Puede volver a revisar ese registro cuando esté listo, ingresar el resto de la información y GUARDAR la transición. Una vez que se haya ingresado toda la información exigida en la configuración Durante la transición, el registro pasará al próximo estado del Blueprint.
  
  Tenga en cuenta que la facilidad de guardar una transición parcialmente no se admite en un Blueprint continuo, ya que un Blueprint continuo está destinado a ejecutarse de una vez y no de manera intermitente. 

Repita esta actividad de hacer clic en cada botón de transición y complete las acciones especificadas hasta que finalice el proceso.

Ejecutar un Blueprint en la aplicación móvil de CRM

Un Blueprint que tenga configurado en su cuenta en línea de Zoho CRM se puede ejecutar en la aplicación móvil. Supongamos que está en una visita en terreno para reunirse con un cliente por un acuerdo, y este acuerdo avanzó de calificación a negociación. Puede actualizar la etapa directamente en la aplicación.

Para ejecutar un Blueprint con la aplicación de CRM

1. Toque el módulo para el que desea ejecutar el Blueprint. Por ejemplo, Acuerdos.
2. Toque el registro en cuestión.
   Verá una franja de Blueprint en la que se muestra el estado actual y las transiciones que se deben ejecutar para avanzar al siguiente estado.
3. Haga clic en la transición requerida y rellene los requisitos, según se indica. Por ejemplo, negociación.
   
   Si los valores que ingresa no son aceptables, verá los mensajes de error correspondientes configurados en su Blueprint.
   
   De esta manera, CRM guía y valida un proceso de ventas.
4. Una vez que haya ingresado los valores aceptables, haga clic en Guardar.
   Ahora, el registro pasó al próximo estado del proceso.
   De manera similar, ejecute todas las transiciones subsiguientes hasta que el proceso finalice.
   

Revisar informes de uso de Blueprint

Los informes de Blueprint le proporcionan información valiosa acerca de sus procesos comerciales y su ejecución, y le permite optimizarlos de mejor manera. Existen dos tipos de informes de Blueprint: informes integrados e informes personalizados.

Informes integrados de Blueprint

A continuación, se presentan varios informes de Blueprint que ya están disponibles para usted.

Para revisar los informes de Blueprint

1. Vaya a Configuración > Automatización > Blueprint.
2. Haga clic en la pestaña Uso.
3. Se indican los distintos tipos de informes de Blueprint.
4. Haga clic en un informe para ver la información. Por ejemplo, la siguiente imagen corresponde a un informe del tiempo promedio por Blueprint para el proceso de seguimiento de acuerdos.
   Esto proporciona detalles acerca del tiempo promedio que se tarda en completar un Blueprint desde la transición inicial a cualquier transición final dentro de un período determinado.
   

Informes personalizados de Blueprint

El módulo de informes de Zoho CRM le ofrece una variedad de informes predeterminados para distintos tipos de información de ventas, como ventas por fuente de cliente potencial, clientes potenciales por tipo, informes de estado de llamadas, etc. Puede personalizar estos informes según la información de Blueprint. Cuando cree un informe de un módulo, verá la información de Blueprint como parte de la sección Seleccionar módulos relacionados. Gracias a esto, puede crear sus propios informes según la información del Blueprint.

Para crear un informe según la información de Blueprint

1. Vaya al módulo Informes.
2. Haga clic en Crear informe.
3. Seleccione el módulo principal: por ejemplo, Acuerdos.
4. En la lista de módulos relacionados, seleccione el Blueprint correspondiente de la lista de Blueprints.
   
5. Seleccione un tipo de informe: por ejemplo, Informe de resumen.
6. Seleccione las columnas que desea incorporar en el informe. Puede seleccionar los detalles requeridos en la sección Blueprint de la lista de columnas disponibles.
   
7. Agregue filtros si es necesario.
8. Asigne un nombre al informe y clasifíquelo en una carpeta. Por ejemplo: Informe de estado de Blueprint de acuerdo.
   
9. Ejecute el informe para ver los detalles de Blueprint de cada acuerdo.
   

Crear un Blueprint continuo

A diferencia de un Blueprint normal, que es apto para un proceso intermitente, un Blueprint continuo le permite diseñar un proceso que ocurra sin una pausa. Es ideal para la creación de guiones de llamadas.

Ejemplo

Una organización de ventas desea crear un Blueprint continuo para ayudar a sus representantes de ventas con los guiones de llamadas. La llamada de ventas es un proceso que se realiza de una vez. Las distintas etapas son las que si indican a continuación:

• Intercambio de comentarios agradables
• Resumen del producto
• Información de precios
• Reprogramación de llamada
• Interesado en el producto
• No interesado

Puede crear un Blueprint que orientará a un representante de ventas en una llamada mediante la organización de diferentes etapas en la llamada y la visualización de guiones* que se deben verbalizar en cada etapa.

(*) Para incorporar un guion de llamada, simplemente incluya el guion como "mensaje" en la pestaña Durante la transición de cada transición.

Para crear un Blueprint continuo

1. Vaya a Configuración > Automatización > Blueprint.
2. Haga clic en Crear Blueprint.
3. En la ventana emergente Crear Blueprint, ingrese un nombre para el Blueprint, seleccione el módulo, el diseño y el campo para los que se está creando el Blueprint. En nuestro ejemplo, los detalles serán los siguientes:
   • Nombre del Blueprint: guion de llamada de ventas
   • Módulo: contactos
   • Diseño: estándar
   • Campo: etapa de llamada
4. Especifique los criterios de los registros que se deben ingresar en un proceso, si corresponde.
   Si no ingresa criterios, todos los registros creados en el diseño se ingresarán en el proceso.
5. Ingrese una descripción del proceso.
6. En Configuración avanzada, habilite Proceso continuo.
7. Elija al propietario del proceso.
8. Haga clic en Siguiente.

El resto del procedimiento para crear un Blueprint continuo es similar al de un Blueprint común.

Diferencias entre un Blueprint normal y uno continuo