Blueprint: un glosario de términos

Estado

"Estado" se refiere a cada etapa del proceso comercial, es decir, todos los valores del campo elegido de la lista de selección.

Arrastre y suelte todos los estados en el lienzo de la izquierda para comenzar a crear el Blueprint.

Estados de ejemplo: valores de la lista de selección del campo de etapa de acuerdo.

• Calificación
• Recopilación de requisitos
• Demostración del producto
• Revisión legal
• Acuerdo ganado cerrado
• Acuerdo perdido cerrado
• Acuerdo perdido cerrado por competencia

Transición

Una transición es un enlace entre dos estados de un proceso. Indica las condiciones que se requieren para que un registro pase de un estado a otro.

• Cada transición que configure se muestra como un botón en la página de información del registro.
• Para completar una transición, haga clic en el botón de transición y ejecute las acciones que se mencionan en la ventana emergente subsiguiente.
• Una vez que se complete correctamente la transición, pasará al siguiente estado del Blueprint.

Ejemplo

En el proceso de cierre de acuerdo, el Envío de documentos puede ser una transición entre los estados Revisión legal y Acuerdo ganado cerrado.

Esta transición aparecerá como un botón cuando el acuerdo se encuentre en estado de revisión legal. El usuario debe hacer clic en el botón Envío de documentos y ejecutar las condiciones especificadas para completar esa transición y pasar al siguiente estado.

Antes de la transición

En esta sección puede elegir quién es responsable de ejecutar la transición y los registros para los que se empleará la transición.

• Propietarios de transición: especifique la persona responsable de ejecutar esta transición.
• Criterios: especifique los registros para los que se emplea esta transición. El botón de transición aparecerá en los registros que cumplan con estos criterios.

Ejemplo:

Antes de realizar la transición de Revisión legal a Acuerdo ganado cerrado, los propietarios de la transición pueden corresponder al grupo de "Equipo legal". Los criterios para ingresar la transición podrían ser "la demostración de producto" "finalizó".

Durante la transición:

En esta sección se pueden especificar las acciones que se deben realizar para completar la transición.

• Se les puede solicitar a los usuarios que agreguen los campos obligatorios, que también pueden validarse mediante CRM.
• Puede agregar mensajes para que los lean los representantes de ventas y utilizar campos combinados para mostrar datos de CRM en la pantalla.

Insertar mensajes y campos

• Seleccione la casilla Establecer anotaciones como obligación para solicitar a los usuarios que agreguen notas de manera obligatoria en el registro.
• Agregue los campos obligatorios. La transición no se puede completar sin ingresar un valor para el campo.
• Valide los campos mediante la creación de criterios de validación.
• Inserte mensajes específicos que desee mostrar a los representantes de ventas a medida que ejecutan la transición.
• Utilice campos combinados para mostrar datos de CRM en la pantalla.

Ejemplo:

Durante una transición de Revisión legal a Acuerdo ganado cerrado:

• Solicite a los usuarios que realicen una anotación de los documentos legales que se adjuntaron al registro.
• Muestre mensajes que los orienten para obtener la aprobación de los documentos.
• Establezca el campo de Estado de documentos como obligatorio y valide el estado. Por ejemplo, si el estado no se actualiza a "enviado", la transición no se puede ejecutar.

Después de la transición

En esta sección, defina las acciones que se deben automatizar cuando finaliza la transición.

Las acciones que se pueden automatizar son las que se indican a continuación:

• Envío de correos electrónicos
• Asignación de tareas
• Actualizaciones de campo
• Webhooks
• Funciones personalizadas

Ejemplo:

Cuando finalice una transición de "Revisión legal", automatice una notificación por correo electrónico al gerente de ventas.

Transición común

Elija esta opción si desea configurar la transición de un estado que pueda estar a disposición de cualquier otro estado del proceso.

Como resultado, una transición común aparecerá en todos los estados del proceso (o el estado que seleccione) y se puede volver a utilizar en estos estados. La transición común es ideal para un estado de salida (estado de salida = etapa final de un proceso).

Ejemplo:

Supongamos que tiene 5 etapas en el proceso de cierre de acuerdo.

• Calificación
• Recopilación de requisitos
• Demostración del producto
• Revisión legal
• Acuerdo ganado o perdido cerrado

Por lo general, una Revisión legal corresponde a un estado al que solo se puede acceder después de completar la "demostración del producto". Sin embargo, puede haber ocasiones en las que un cliente ya esté convencido de su producto y desee aceptar el acuerdo. En tal caso, puede crear una transición denominada "Revisión legal" y convertirla en una transición común. Como resultado, esta transición aparecerá en todos los estados y no necesariamente solo después de la demostración del producto.

Proceso activo

Un proceso activo es uno que ya está en uso. Puede optar por editar un proceso activo si lo desea. Sin embargo, los cambios que se realicen en el proceso activo solo se reflejarán en aquellos registros que ingresan en el proceso después de que los cambios se realizaron.

Proceso inactivo

Los procesos inactivos son aquellos que no se están utilizando en un momento determinado. Puede editar un proceso inactivo a fin de poder utilizarlo o eliminarlo según sus necesidades.