Las actividades desempeñan una función importante en las operaciones comerciales diarias. Las actividades pueden ser eventos de calendario con plazo fijo como reuniones, seminarios, citas, etc., o tareas vinculadas a estados como enviar informes de estado al administrador, enviar un correo electrónico a un cliente, etc. En Zoho CRM, la mayoría de los registros tienen actividades organizadas en una lista relacionada para tener una mejor vista y más completa. Puede asociar actividades con los módulos, como clientes potenciales, cuentas, contactos, candidatos, campañas, etc. En el módulo Actividades, puede almacenar información relacionada con tareas, eventos y llamadas.

 Crear tareas

Una tarea es un trabajo específico que debe realizarse dentro de un período determinado. Se enumeran en la página de inicio del usuario en Zoho CRM, en la página de inicio de Actividades y en otros registros relacionados.

Disponibilidad

Permiso de perfil necesario: acceso a Tareas que incluye los permisos Ver, Crear, Editar y Eliminar.

 

Para crear tareas

1. En el módulo Actividades, haga clic en Nueva tarea.
   También puede crear una tarea desde el interior de un registro haciendo clic en el enlace Nueva tarea en la lista relacionada Actividades abiertas.
2. En la página Crear tarea, especifique los detalles de la tarea. 
3. Haga clic en Guardar.

 Crear eventos

Un evento es una actividad que ocurre en un lugar y momento determinados. Se enumeran en la página de inicio del usuario en Zoho CRM, en la página de inicio de Actividades, en el calendario y en otros registros relacionados.

Disponibilidad

Permiso de perfil necesario: acceso a Eventos que incluye los permisos Ver, Crear, Editar y Eliminar.

 

Para crear eventos

1. En el módulo Actividades, haga clic en Nuevos eventos.
2. En la ventana emergente Nuevo evento, especifique los detalles del evento. 
3. Haga clic en Guardar.

Para crear eventos desde el calendario

1. Haga clic en el ícono de calendario y seleccione la vista Día, Semana o Mes.
2. En el calendario, haga clic en el enlace Crear o haga clic en una ranura de tiempo en el calendario.
3. En la ventana emergente Nuevo evento, especifique los detalles del evento.
4. Haga clic en Guardar.

 Crear actividades recurrentes

Se puede repetir una actividad utilizando la opción "recurrente" durante la creación de tareas y eventos. También puede crear tareas repetitivas de forma masiva desde la vista de lista.

Disponibilidad

Permiso de perfil necesario: acceso a la pestaña de actividades que incluye los permisos para ver, crear, editar y eliminar.

 

Para crear actividades recurrentes

1. En el módulo Actividades, haga clic en Nueva tarea o Nuevo evento.
   También puede crear una tarea desde el interior de un registro haciendo clic en el enlace Nueva tarea/Nuevo evento en la lista relacionada Actividades abiertas.
2. En la página Crear tarea/evento, especifique los detalles relacionados con la actividad.
3. Seleccione la casilla de verificación Actividad recurrente y realice lo siguiente:
   • Especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización de la actividad que se repite.
   • Especifique el tipo de repetición para la actividad y seleccione las opciones que correspondan (consulte la siguiente tabla).
   • Haga clic en Guardar.

Para crear actividades recurrentes de forma masiva

1. Haga clic en la pestaña [Módulo].
2. Desde la vista de lista, seleccione las casillas de verificación de los registros en los que desea crear tareas recurrentes.
3. Haga clic en Másacciones > Creartareas.
4. En la ventana emergente, especifique los detalles de la tarea y haga clic en Repetir para especificar los detalles recurrentes.
5. Especifique la fecha deinicio y la fecha definalización. Consulte la tabla anterior para ver más detalles.

• Tipo de repetición diaria: la recurrencia se puede establecer por un máximo de 30 días.
• Tipo de repetición semanal: la recurrencia se puede establecer por un máximo de 30 semanas.
• Tipo de repetición mensual: la recurrencia se puede establecer por un máximo de 30 meses.
• Tipo de repetición anual: la recurrencia se puede establecer por un máximo de 10 años.

• Haga clic en Listo y luego en Guardar.

 Establecer recordatorios

Existen dos opciones para los recordatorios:

• Alerta por correo electrónico 
• Alerta por aviso emergente

Para las tareas, tiene la opción de elegir el tipo de recordatorio que desea. Para los eventos, las dos opciones de recordatorios están habilitadas y no se pueden desactivar cuando se agrega un evento desde la pestaña Actividades. Sin embargo, es posible que su calendario tenga opciones de recordatorio distintas. En sus preferencias de calendario, solo puede desactivar el recordatorio por correo electrónico. El recordatorio por aviso emergente no se puede deshabilitar.

Disponibilidad

Permiso de perfil necesario: acceso a la pestaña de actividades que incluye los permisos para ver, crear, editar y eliminar.

 

Para establecer recordatorios de tareas

1. En la pestaña Actividades, haga clic en la tarea por la cual desea establecer recordatorios.
2. En la página Detalles de tarea, haga clic en Editar.
3. Seleccione la casilla de verificación Recordatorio y realice lo siguiente:
   • Especifique la fecha y hora en las que desea recibir el recordatorio.
   • Especifique el patrón de repetición. (Diario, semanal, mensual, etc.)
   • Seleccione Alerta por correo electrónico o Alerta por aviso emergente según sea necesario.
4. Haga clic en Guardar.

 Agregar invitados

Para invitar a varios usuarios, clientes potenciales o contactos al evento

1. En la pestaña Actividades, haga clic en el evento al cual desea agregar invitados.
2. En la página Detalles del evento, haga clic en Acciones > Agregar participantes.
   También puede hacer clic en Editar y agregar participantes al evento en el cuadro emergente.
3. En la ventana emergente Agregar participantes, seleccione el grupo al cual desea agregar participantes.
   También puede buscar directamente usuarios, clientes potenciales, contactos, etc.
4. En la lista de usuarios, clientes potenciales o contactos, seleccione las casillas de verificación correspondientes.
5. En el cuadro de texto Invitar por dirección de correo electrónico, especifique la dirección de correo electrónico de las personas a las que desea invitar y cuyos detalles no están disponibles en Zoho CRM.
6. Haga clic en Agregar.

Recibirá notificaciones por correo electrónico acerca del estado RSVP cada vez que un invitado acepta, rechaza o retiene su invitación. Además, cuando no recibe noticias de los participantes, puede volver a enviar invitaciones de forma individual haciendo clic en Volver a invitar en la sección Acciones de la ventana Estado de participante.

Tenga en cuenta que los eventos de CRM se consideran reuniones y, por lo tanto, la notificación de correo electrónico que se envía a un invitado incluirá la lista de todos los participantes que están invitados a ese evento en particular.