Administración de las vistas de lista

Una vista de lista es una agrupación de registros basada en un conjunto definido de criterios. Las vistas de lista son útiles para mostrar datos específicos del cliente de acuerdo con las necesidades de su empresa. Por ejemplo, quizás le interese realizar un seguimiento de los clientes potenciales creados durante la última semana, revisar las tareas atrasadas o filtrar grandes acuerdos. La mejor manera de manejar estas situaciones es filtrar los registros con las vistas de lista. También puede usar las vistas de lista para cambiar los propietarios de registros, eliminar registros de forma masiva y enviar correos electrónicos masivos.

Zoho CRM proporciona un conjunto de vistas de lista estándar que pueden utilizar todos los usuarios de su organización. Además, también puede crear vistas de lista y compartirlas con colegas de su organización.

• Vistas de lista estándar: puede modificar las vistas estándar y definir el orden de las columnas en la lista. No puede eliminar estas vistas de lista.
• Vistas de lista personalizadas: puede crear, modificar y eliminar las vistas personalizadas, así como definir el orden de las columnas en la lista.

Las vistas de lista se clasifican en Creadas por mí y Compartidas conmigo. También puede marcar las vistas de lista que se usan a menudo como favoritas para que aparezcan primero en la vista de lista desplegable. Para ello, solo haga clic en la estrella junto a una vista de lista y estará disponible en Favoritas.

  Crear vista de lista

Vistas de lista estándar

En la página de inicio de <módulo>, puede seleccionar la vista de lista en la lista desplegable Ver. Solo puede reordenar las columnas o agregar más a los modos de vista estándar. Algunas de las vistas de lista estándar son: Todos los registros, Mis registros, Registros creados recientemente, Registros modificados recientemente, Registros vistos recientemente, etc.

Crear vistas de lista personalizadas

Para crear vistas de lista personalizadas en Zoho CRM, defina los criterios según sus necesidades. Las vistas personalizadas creadas por el usuario se mostrarán en Creadas por mí en lalista desplegable.

Disponibilidad

Para crear vistas personalizadas

1. Haga clic en la pestaña[Módulo] (por ejemplo, Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.)
2. En la página de inicio de [Módulo], mueva el cursor del mouse al menú desplegable de la vista de lista.
3. Haga clic en el enlace Crear vista.
   
4. En la página Nueva vista, siga los pasos que se indican a continuación:
   • Ingrese el nombre de la vista personalizada.
   • Márquela como favorita, si es necesario.
     Las vistas de lista personalizadas marcadas como favoritas se mostrarán primero en el menú desplegable de la vista de lista.
   • Especifique los criterios para filtrar los registros.
     Las etiquetas también se pueden usar como parte de los criterios para filtrar los registros. 
     
   • Seleccione las columnas que se mostrarán en la vista del módulo.
   • En la sección Compartir esto con, elija quién puede acceder a esta vista.
     
5. Haga clic en Guardar.

Especificar los criterios de la vista de lista

En la siguiente tabla, se muestran las opciones de criterios para ciertos tipos de campo:

Seleccionar las columnas de la vista de lista

En la sección Elegir columnas, seleccione las columnas que se mostrarán en la vista de lista en el cuadro de lista Columnas disponibles. Después de seleccionar las columnas, puede cambiar el orden o eliminar las que sean innecesarias del cuadro de lista Columnas seleccionadas.

Establecer los permisos de la vista de lista

En la sección Detalles de accesibilidad, defina el acceso del usuario para ver las listas personalizadas. Las siguientes opciones están disponibles:

• Todos los usuarios pueden ver esta vista personalizada.
• Solo yo puedo ver esta vista personalizada.
• Permitir que los usuarios siguientes vean esta vista personalizada.

Seleccionar todos los registros en una vista de lista personalizada

Zoho CRM le permite seleccionar todos los registros que pertenecen a una vista personalizada específica de una sola vez.

Analice la siguiente situación. Desea cambiar el propietario del registro de todos los clientes potenciales en la vista personalizada denominada Clientes potenciales de la feria comercial. Supongamos que tiene más de 20 000 clientes potenciales en esta vista personalizada. Sería engorroso ir hasta la página "Siguiente" y tener que seleccionar todos los clientes potenciales en cada página.

En su lugar, simplemente puede hacer clic en el enlace Seleccionar todo [Registros] en esta vista y los 20 000 clientes potenciales se seleccionarán de una sola vez, y podrá cambiar el propietario fácilmente para todos estos registros.

Para seleccionar todos los registros en una vista personalizada

1. Vaya al módulo que desee revisar.
2. Seleccione la vista de lista personalizada deseada.
3. Haga clic en la casilla de verificación Seleccionar todo en la primera página.
4. Haga clic en el botón Seleccionar todo [Registros] en esta vista que se muestra.
   
   Se seleccionarán todos los registros de esa vista de lista.

Una vez que se seleccionen todos los registros de esa vista de lista personalizada, podrá realizar las siguientes operaciones masivas en esos clientes potenciales.

• Actualización masiva
• Cambiar propietario
• Eliminar

Después de haber aplicado una acción de actualización masiva, cambio de propietario o eliminación, verá el estado de la actualización en la barra de progreso en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Editar patrones de criterios

El editor de patrón de criterios en las vistas de lista lo ayuda a definir filtros avanzados mediante lógica simple como y/o.

Disponibilidad

Permiso de perfil necesario: los usuarios con acceso a la vista de lista personalizada pueden utilizar esta opción.

Para editar patrones de criterios

1. Haga clic en la pestaña Módulo.
2. Seleccione una vista de lista de la lista desplegable.
3. Haga clic en Editar.
4. En la página Editar vista, revise sus criterios existentes y haga clic en el enlace Cambiar patrón.
5. En el cuadro de Editor de patrón, modifique los filtros y haga clic en el enlace Guardar.
6. Guarde la vista personalizada modificada.

Ejemplo:
Desea filtrar los clientes potenciales registrados para un visitante de sitio web o una feria comercial de California o Texas, cuya industria es una gran empresa.

La fuente de clientes potenciales contiene "Visitante de sitio web o feria comercial", el estado es "California o Texas" y la industria es "Gran empresa"

Este criterio se puede crear fácilmente con la opción Criterios que se indica a continuación:


El patrón de criterios se ajusta automáticamente de la siguiente manera:

Debido a que el patrón de criterios no coincide con el requisito, puede editarlo como:

Puede utilizar los siguientes caracteres en el Editor de patrón de criterios:

• Paréntesis: ( ).
• Operadores y/o
• Número de fila de criterios
   

Notas importantes

• Cuando el cuadro Cambiar patrón está abierto, no se puede agregar ni eliminar una fila de criterios en la sección Especificar criterios.
• La precedencia del operador no se tomará en cuenta si no se especifica entre paréntesis. Por ejemplo, si especifica los criterios como 1 o 2 y 3, se considerará como ((1 o 2) y 3).
• Puede cambiar y u o de las filas de criterios, y se actualizará en el editor que aparece abajo.
• Puede cambiar la condición y u o en el patrón, y se actualizará en las filas de arriba.
• Si especifica 1 y 2 y lo guarda, durante la edición de la vista, el patrón se muestra como (1 y 2). Para (1 y 2) o 3, el patrón se muestra como ( (1 y 2) o 3 )
• Si agrega más filas en el editor y las elimina una por una, se mostrarán paréntesis adicionales en el patrón. Por ejemplo, si se agregan 5 filas y elimina la fila 4, se mostrará como ( ( ( ( 1 y 2 ) o 3) ) o 4 ) y si la fila 3 se elimina nuevamente, se mostrará como ( ( ( ( 1 y 2 ) ) ) o 3 ). Si la primera fila se elimina, entonces se mostrará como ( ( ( ( 1 ) ) ) o 2 ). Sin embargo, cuando se guarden los criterios, cambiará a ( 1 o 2 ). Aparecerá ( ( ( 1 y 2 ) y 3 ) ) si se elimina el último criterio.
• Asegúrese de no utilizar lo siguiente, ya que son valores no válidosid: (), (and), (or)
• Si los paréntesis no coinciden, se determinará como no válido.
• Recibirá un mensaje de error si el número de filas y los números especificados en el patrón no coinciden y, también, si faltan números en el patrón.
• Los botones Guardar y Cancelar de la vista personalizada estarán ocultos durante la edición del patrón de criterios.
• En caso de que falten los últimos paréntesis, habrá una diferencia en el Editor de patrón de criterios y su modo de visualización.

  Su patrón de criterios en el editor	Su patrón de criterios en el modo de visualización
  ( 1 y 2 ) o ( 3 y 4 ).	(( 1 y 2 ) o ( 3 y 4 ))
  1 y 2 y 3 y 4	(1 y 2 y 3 y 4 )
  ( 1 o 2 ) y ( 3 o 4 )	( ( 1 o 2 ) y ( 3 o 4 ) )

Utilizar la última hora de actividad en los criterios

Además de la edición de un registro, hay varias otras actividades asociadas con los registros. Por ejemplo, agregar una nota, cerrar una tarea, enviar correos electrónicos, etc. La última hora de actualización de dichas actividades se recopila en cada registro como la Última actualización: hora (solo en los módulos Clientes potenciales, Cuentas, Contactos y Acuerdos). La información de este campo se puede usar en criterios de vista de lista, para filtrar los registros que no tuvieron actividad durante un período específico o los registros que tuvieron actividades recientes.

Nota

• Esta opción solo es compatible con Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, Acuerdos y módulos personalizados.
• La Última hora de actividad en los criterios de la vista de lista y la hora de la Última actualización en la página Detalles de registro son las mismas.
• Puede usar este criterio solo para las vistas de lista personalizadas.

Disponibilidad

Permiso de perfil necesario: los usuarios con acceso a la vista de lista personalizada pueden utilizar esta opción.

Las actividades y las actualizaciones se registrarán como la Última hora de actividad:

• • Edición de campos en un registro
  • Incorporación & actualización de actividades, es decir, tareas, eventos o llamadas
  • Envío de correos electrónicos a clientes potenciales y contactos
  • Adición y edición de notas
  • Adición de acuerdos y contactos en una cuenta
  • Cambio del propietario del registro
  • Adición y eliminación de un registro
    (Ni incluye la eliminación de un registro asociado al registro principal).
  • Cierre de una tarea
    (No se aplica a los eventos, ya que se importan automáticamente a Actividades cerradas después de la Fecha y la hora de término).
  • Eliminación y restauración de registros (individualmente o a gran escala).
  • Operaciones masivas como las actualizaciones masivas, las transferencias masivas, etc.
    (Excepto para la opción Eliminación masiva).

Las actividades y las actualizaciones que NO se registrarán como Última hora de actividad:

• La edición de contactos o clientes potenciales en una cuenta no se incluirá en Cuenta
• Eliminación de listas relacionadas en un registro.

Para usar la última hora de actividad en los criterios

1. Haga clic en los módulos Clientes potenciales, Cuentas, Contactos o Acuerdos.
2. Seleccione una vista de lista de la lista desplegable y haga clic en el enlace Editar.
   Puede especificar este criterio solo para las vistas de lista personalizadas.
3. En la página Editar vista, en Especificar criterios, seleccione la Última hora de actividad en la lista desplegable.
4. Especifique los criterios.
5. Haga clic en Guardar.

Clonar la vista de lista personalizada

Las vistas personalizadas que cree se pueden duplicar y se puede crear una vista de lista similar. Tenga en cuenta que las vistas predeterminadas no se pueden clonar ni eliminar.

Para clonar vistas de lista personalizadas

1. Haga clic en la pestaña[Módulo] (p. ej., Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
2. En la página de inicio de [Módulo], seleccione la vista de lista que desea duplicar.
3. Haga clic en el enlace Editar.
4. A continuación, haga clic en el botón Clonar.
   
5. En la página Clonar vista, siga los pasos que se indican a continuación:
   • Ingrese el nombre de la vista personalizada.
   • Seleccione las columnas que se mostrarán en el modo de vista.
   • Elija la opción sobre quién puede ver esta vista.
   • Seleccione la casilla de verificación Especificar criterios y especifique los criterios.
6. Haga clic en Guardar.

Editar la vista de lista estándar

Puede editar las vistas de lista estándar que se proporcionan de forma predeterminada en Zoho CRM para agregar o eliminar las columnas en la vista de lista. Tenga en cuenta que no puede editar los criterios o cambiar el nombre de estas vistas de lista predeterminadas.

Para editar las vistas de lista estándar

1. Haga clic en la pestaña[Módulo]. (P. ej., Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
2. En la página de inicio de [Módulo], seleccione la vista de lista que desea editar.
   
3. Haga clic en el enlace Editar.
4. En la página Editar vista, seleccione y mueva los campos al cuadro de lista Columnas disponibles.
   Después de seleccionar las columnas, puede cambiar el orden o eliminar las que sean innecesarias del cuadro de lista Columnas seleccionadas.
5. Haga clic en Guardar.

Ordenar los registros en la vista de lista

Los registros en la vista de lista se pueden organizar en orden ascendente o descendente.

Para ordenar los registros

1. Haga clic en la pestaña[Módulo]. (P. ej., Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
2. En la página de inicio de [Módulo], seleccione la vista de lista que desea ver.
3. Haga clic en el encabezado de la columna y luego seleccione la opción Ascendente o Descendente para ordenar los registros.
   

Eliminar la vista de lista personalizada

Las vistas personalizadas que cree se pueden eliminar si es necesario. Tenga en cuenta que las vistas de lista predeterminadas no se pueden borrar.

Para eliminar las vistas de lista personalizadas

1. Haga clic en la pestaña[Módulo]. (P. ej., Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
2. En la página de inicio de [Módulo], seleccione la vista de lista que desea eliminar.
   
3. Haga clic en el enlace Editar.
4. Haga clic en Eliminar.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo puedo agrupar contactos en mi cuenta de Zoho CRM?

Para agrupar los contactos en Zoho CRM, cree un campo de lista de selección múltiple.
Por ejemplo, puede crear un campo de lista de selección múltiple (para el módulo de contactos) llamado Grupo de contactos y proporcionar los siguientes valores: hardware, software, soporte.

Si crea un campo de lista de selección múltiple, puede asegurarse de que un contacto también se pueda incluir en varios grupos de contactos y no en un grupo solamente. Consulte también Campos personalizados de lista de selección múltiple

Además, puede crear una vista personalizada para filtrar los contactos que pertenecen a un grupo en particular y enviar correos electrónicos masivos fácilmente. Consulte también Administración de las vistas de lista

2. ¿Cómo puedo organizar los clientes potencias por industria?

Puede organizar los clientes potenciales por industria de tres formas:

• Mediante la incorporación del campo Industria en la vista de lista y la selección de la columna Industria para organizar los registros en orden ascendente o descendente. Para editar la vista de lista, consulte Administración de las vistas de lista
• Creando una vista de lista que extraiga los registros de clientes potenciales que pertenecen a una industria específica
• Creando un componente de panel. Consulte también Paneles

3. ¿Cómo puedo ordenar los registros alfabéticamente en una columna?

Para ordenar la lista de registros alfabéticamente, haga clic en el nombre de la columna (nombre del campo) y luego seleccione la opción Ascendente. También puede organizar los registros en orden descendente.

4. ¿Cómo puedo ordenar los clientes potenciales o los contactos alfabéticamente por apellido?