Was versteht man unter Büromanagementsoftware?
Büromanagementsoftware besteht aus einer Reihe von Cloud-Softwaretools, die Sie bei den täglichen und zusätzlichen Abläufen in Ihrem Büro unterstützen. Von der Dokumentenablage bis hin zur Mitarbeiterverwaltung – Ihr Büro kann mit minimalem Papieraufwand reibungslos funktionieren.
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Zoho One: Die komplette Büroassistenzsoftware
Zoho One ist mehr als nur eine Suite von Büromanagement-Apps mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Tatsächlich handelt es sich um ein integriertes Betriebssystem für Unternehmen, das nicht nur Ihre Büroabläufe verwaltet, sondern auch eine einheitliche Plattform für alle Ihre Abläufe, Aktivitäten und Beschäftigten darstellt. Diese einheitliche Plattform erleichtert die effektive Zusammenarbeit, erweitert die Anpassungsmöglichkeiten und ermöglicht Ihrem Büro eine intelligente und effiziente Arbeitsweise.
Zoho One umfasst die folgenden Tools:
- Zusammenarbeits- und Chat-Tools (Kommunikationstools)
- Software für Online-Konferenzen und -Meetings
- Projektmanagementsoftware
- Buchhaltungstools
- Dokumenten- und Datenverwaltung und -speicherung
- Software für das HR-Management
- Software für das IT-Management
- Produktivitätssoftware
- Betriebssoftware
- Vertriebs- und Marketingsoftware
- Support-Software
Kommunikationstools für das Büromanagement
Kommunikationstools sind für den reibungslosen Informationsfluss sowohl mit internen als auch mit externen Interessengruppen unerlässlich. Dadurch ermöglichen sie eine reibungslose Zusammenarbeit und Produktivität.
In Zoho One enthaltene Kommunikationstools
E-Mail
Sichere Geschäfts-E-Mailfunktion, die Ihnen bei der Organisation und Umsetzung helfen kann.
Cliq
Internes Team-Chat-Tool, das in jedes Produkt von Zoho One integriert ist.
Connect
Soziales Intranet für die interne Kommunikation, Mitarbeitereinbindung und Zusammenarbeit.
TeamInbox
Erstellen Sie gemeinsame Posteingänge für Ihre Teams und sorgen Sie für Transparenz am Arbeitsplatz.
Sites
Intuitiver Website-Builder, der Ihnen beim Erstellen und Anpassen Ihrer Unternehmenswebsite helfen kann.
Software für Online-Konferenzen und -Meetings
Online-Konferenzsoftware kann Teams dabei helfen, schnell, remote und effektiv in Kontakt zu treten. Planen Sie Online-Meetings und virtuelle Nachfasstermine innerhalb des Teams, des Unternehmens und darüber hinaus.
Projektmanagementtools
Für Büroführungskräfte umfasst das Projektmanagement Aufgaben, die zugewiesen werden müssen, und Ergebnisse, die nachverfolgt werden müssen. Halten Sie Ihre Teams auf dem Laufenden und bleiben Sie über Büroprojekte und -ereignisse informiert.
Datenmanagement- und Dokumentationstools
Zum Datenmanagement gehört eine Datenbank mit allen Unternehmenskennzahlen und den damit verbundenen Menschen, einschließlich Ihrer Kunden. Die Dokumentation umfasst alle Unterlagen und offiziellen Dokumente, die Ihre Beschäftigten erstellen.
In Zoho One enthaltene Datenmanagement- und Dokumentationstools
CRM
Statten Sie Ihre Kundenkontaktteams mit einer robusten Plattform aus, die umfangreiche Analysen ermöglicht.
Bigin
Ein auf Pipelines ausgerichtetes CRM, das mehr bietet als Tabellenkalkulationen und Vertriebstools.
WorkDrive
Nutzen Sie die Online-Dateiverwaltung, einschließlich Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. Alles wird schnell und einfach erledigt.
Finanzmanagementtools
Zum Finanzmanagement gehören Konto- und Buchhaltungstools, die Ihnen bei der Zuweisung, Überprüfung, Nachverfolgung und Planung Ihrer Finanzen und Steuern helfen können. Dies ist für die Funktionsfähigkeit aller Abteilungen eines Büros von entscheidender Bedeutung.
In Zoho One enthaltene Finanztools
Bücher
Buchhaltungsplattform mit der Möglichkeit, Retouren zu erfassen.
Invoice
Erstellen und versenden Sie professionelle Rechnungen und sorgen Sie für pünktliche Zahlungen.
Kasse
Erfassen Sie Online-Zahlungen mit Integrationen beliebter Zahlungsgateways.
Payroll
Steuerkonformes Online-Gehaltsmanagementtool mit Selfservice-Portal.
Arbeitsplanungs-, Personalverwaltungs- und Zeiterfassungstools
Die Arbeitsplanung ist die Verteilung von Arbeitsaufgaben auf unterschiedliche Abteilungen und Personen. Dazu gehört die Aufstellung von Zeitplänen und Handlungsschritten. Die Personalverwaltung ist eine Aufgabe der Personalmanagementabteilung, bei der Informationen, Leistungen und Aufzeichnungen der Beschäftigten verwaltet werden. Zeiterfassungstools helfen Beschäftigten und dem Unternehmen bei der Verwaltung von Schichten, Anwesenheiten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
In Zoho One enthaltene Arbeitsplanungs- und Personalverwaltungstools
Software für das Ausgaben- und Reisekostenmanagement
Zum Ausgabenmanagement gehört die genaue Erfassung aller Büro- und Reisekosten.
In Zoho One enthaltene Tools für das Ausgaben- und Reisekostenmanagement
Tools zur Mitarbeitergewinnung und -einarbeitung
Bei der Mitarbeitergewinnung werden Kandidaten gesichtet, unterschiedliche Bewerbungsgespräche geführt und neue Beschäftigte ausgewählt. Das Onboarding ist der Prozess der Schulung und Einarbeitung neu eingestellter Beschäftigter in die Unternehmenskultur und -prozesse.
In Zoho One enthaltene Tools für die Mitarbeitergewinnung und -einarbeitung
Tools für die Terminplanung und das Veranstaltungsmanagement
Das Veranstaltungsmanagement umfasst die erfolgreiche Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen und Konferenzen, sowohl vor Ort als auch online. Die Terminplanung kann Kunden dabei helfen, ihre Zeitfenster zu buchen und Benutzer unterwegs auf dem Laufenden zu halten.
In Zoho One enthaltene Tools für die Terminplanung und das Veranstaltungsmanagement
Einzelhandelstools
Einzelhandel bezieht sich auf den Online- und Offline-Verkauf, die Bestandsverwaltung und die Verwaltung von Einkäufen.
In Zoho One enthaltene Einzelhandelstools
Commerce
Umfassende E-Commerce-Lösung, die Ihnen beim Online-Handel helfen soll.
Inventar
Spezielle Software für die Bestandsverwaltung, die Ihnen dabei hilft, Lagerbestände zu überwachen und Bestandsvorgänge zu verfolgen.
Invoice
Erstellen Sie Rechnungen, versenden Sie Zahlungserinnerungen und protokollieren Sie Arbeitszeiten.
Warum brauchen Sie ein Büromanagementsystem?
Büromanagementsysteme sind in der Lage, Büros durchgängig zu verwalten, indem sie fortschrittliche Cloud-Software für das Dokumentenmanagement, Backoffice-Abläufe, Personalwesen, Vertrieb, Zusammenarbeit, Meetings, Produktivität und Tools für die Telearbeit nutzen. Dieses Software-Setup kann Ihrem Büro und Ihren Beschäftigten einfache Betriebs- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten eröffnen.
Die sechs Hauptvorteile von Bürosoftware:
- Unterteilung und Stärkung Ihrer unterschiedlichen Büroabteilungen
- Umstellung auf einen papierlosen, digitalen Dokumentationsmodus
- Förderung einer Kultur der Zugehörigkeit und Zusammenarbeit
- Überwachung und Gewährleistung, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden
- Ein umfassender Überblick über die Geschehnisse im Büro
- Produktivitäts- und Selfservice-Tools für Beschäftigte
6 Hauptfunktionen von Büromanagementtools
Büroanwendungssoftware kann bei der Ausführung wichtiger Büromanagementfunktionen wie Planung, Organisation, Kommunikation, Schulung, Lenkung und Personalbeschaffung helfen.
- Planen Sie Ihre Aktivitäten mit einem speziellen Kalender, ermöglichen Sie Terminbuchungen, planen Sie Meetings usw.
- Organisieren Sie wichtige Programme und Prozesse, strukturieren Sie Beschäftigte und Abteilungen und hosten Sie Veranstaltungen und Webinare.
- Kommunizieren Sie intern über integrierte Chat-, E-Mail- und Social-Media-Foren.
- Lenken Sie den Kurs Ihres Unternehmens mithilfe von leicht zugänglichen Dashboards für Einblicke und Analysen.
- Regeln Sie Arbeitsabläufe und verwalten Sie Systeme intern. Nutzen Sie bereits verfügbare Integrationen und erstellen Sie Apps für spezielle Funktionen.
- Rekrutieren Sie Mitarbeiter und integrieren Sie diese über Kurse und Portale.
Schlussfolgerung
Die vielfältigen Anforderungen an eine Büromanagementlösung zu erfüllen, ist keine leichte Aufgabe. Zoho One versucht, mit seinem Betriebssystem für Unternehmen genau diese Bedürfnisse und noch mehr zu erfüllen. Die über 45 verschiedenen Geschäftsanwendungen decken alle Bereiche ab, vom Backoffice bis zum Kundensupport und alles dazwischen.