Das Zoho CRM Plug-in für Microsoft Word ermöglicht Ihnen das Erstellen von Seriendokumenten in Microsoft Word und auch von Zoho CRM aus. Bestimmte Vorgänge müssen Sie sowohl in Microsoft Word als auch in Zoho CRM ausführen:

• Vorgänge in Microsoft Word
• Vorgänge in Zoho CRM

Vorgänge in Microsoft Word

Mit dem Zoho CRM-Plug-in für Microsoft Word können Sie Serienbriefvorlagen und Seriendokumente in Microsoft Word erstellen.

In Bezug auf MS Word sind folgende Aktionen möglich:

• Anmelden bzw. abmelden
• Serienbriefvorlage erstellen
• Seriendokument erstellen

Anmelden bzw. abmelden

Um eine Vorlage zu erstellen, geben Sie Ihre Zoho CRM-Anmeldeinformationen in Microsoft Word ein. Dadurch wird Microsoft Word mit Zoho CRM verbunden.

So melden Sie sich an/ab

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Klicken Sie vom Hauptmenü aus auf Add-Ins > Zoho CRM > Anmelden.
3. Machen Sie im Dialogfeld Anmelden folgende Angaben:
   • Benutzername: Geben Sie Ihren bestehenden Zoho CRM-Benutzernamen ein.
   • Passwort: Geben Sie Ihr bestehendes Zoho CRM-Passwort ein.
   • Anmeldung speichern: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn das System Ihre Anmeldeinformationen speichern soll.
4. Klicken Sie auf OK.

Serienbriefvorlage erstellen

Die Serienbriefvorlage ist ein Modell/Muster Ihres Seriendokuments, das Variablen (z. B. Kundenname, Adresse usw.) und standardmäßige Inhalte enthält. Beim Erstellen einer Serienbriefvorlage können Sie die Variablen durch die erforderlichen CRM-Felder ersetzen, indem Sie das Zoho CRM-Plug-in für Microsoft Word verwenden. Sie können Serienbriefvorlagen für Formularbriefe, Adressetiketten, Umschläge usw. erstellen. Siehe auch Beispielvorlage.

Beachten Sie, dass Sie in Zoho CRM Serienbriefvorlagen für die Module Leads, Contacts, Deals und für benutzerdefinierte Module erstellen können.

So erstellen Sie eine Serienbriefvorlage

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Klicken Sie auf Add-Ins > Zoho CRM > Vorlage erstellen.
3. Führen Sie im Assistenten Serienbriefvorlage erstellen folgende Schritte aus:
   • Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Primäres Modul das CRM-Modul aus, für das Sie die Vorlage verwenden möchten, und klicken Sie auf  Weiter.
     Das ausgewählte Modul und seine Felder werden angezeigt.
   • Wählen Sie die gewünschten Felder aus der Dropdown-Liste Felder aus, und klicken Sie auf Felder einfügen.
   • Klicken Sie erneut auf die Dropdown-Liste Modul, um Sekundäre oder Verwandte Module* auszuwählen.
   • Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Felder die entsprechenden Felder aus, und klicken Sie auf  Felder einfügen.
     Die ausgewählten Felder werden in die Vorlage eingefügt.
     

Die Serienbriefvorlage wurde erstellt, und Sie können die Vorlage mit der Erweiterung .doc/.docx auf Ihrem lokalen Rechner speichern (falls erforderlich). Bitte verwenden Sie die Erweiterung .doc, wenn Sie eine ältere Version von MS Word haben, d. h. 2000 bis 2003.

(*)Sekundäre/Verwandte Module: Wenn Sie eine Serienbriefvorlage für ein Modul erstellen, sehen Sie Felder von einigen anderen verwandten Modulen unter der Liste der zusammenzuführenden Felder. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für Deals erstellen, sehen Sie Felder aus den Modulen Accounts, Contacts und Campaigns, die in Ihre Vorlage eingefügt werden können. In diesem Fall ist Deals Ihr primäres Modul, für das Sie die Vorlage erstellen; Accounts, Contacts und Campaigns sind sekundäre bzw. verwandte Module.

Beachten Sie, dass die verwandten Module auch mit Angaben aus anderen benutzerdefinierten Lookup-Feldern gefüllt werden, die Sie in einem Modul erstellen.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie im Leads-Modul ein Lookup-Feld mit der Bezeichnung Verbundene Builder erstellt haben und hier ein benutzerdefiniertes Modul namens Builder hinzufügen möchten. Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage für Leads erstellen, sehen Sie auch Felder vom Builder-Modul unter der Liste der zusammenzuführenden Felder. Diese werden auch als sekundäre Module bzw. verwandte Module bezeichnet.

Die folgende Tabelle enthält die Liste der primären Module und ihrer zugehörigen sekundären Module:

Seriendokumente erstellen

Sie können Seriendokumente für Leads, Konten, Kontakte und potenzielle Kunden in Microsoft Word erstellen, indem Sie CRM-Daten mit einer bestehenden Serienbriefvorlage aus Zoho CRM oder einer neuen, in MS Word erstellten Vorlage zusammenführen.

So erstellen Sie ein Seriendokument mit einer neuen Vorlage

1. Befolgen Sie die oben genannten Schritte zum Erstellen einer Vorlage.
2. Wählen Sie "Zu Zoho CRM hochladen und weiter zusammenführen", und klicken Sie auf Weiter.
   • Vorlagenname: Legen Sie den Vorlagennamen fest und wählen Sie das gewünschte Dokumentformat aus.
   • Modul: Standardmäßig wird das ausgewählte primäre Modul angezeigt.
   • Beschreibung: Geben Sie zusätzliche Kommentare ein.
   • Klicken Sie auf "Hochladen & Zusammenführen".
     Die Vorlage wird in Zoho CRM hochgeladen. Sie können diese Vorlagen über Einstellungen > Setup >  Anpassung >  Vorlagen > Serienbriefvorlagen  in Zoho CRM anzeigen.
3. Klicken Sie auf "Weiter", um die Zusammenführung zu starten.
4. Führen Sie im Assistenten Seriendokument erstellen die folgenden Schritte aus:
   • Wählen Sie eine Listenansicht aus der Dropdown-Liste Ansicht aus, und die damit verbundenen Datensätze werden angezeigt.
     Sie können die Informationen des Datensatzes in das Suchfeld eingeben, um die erforderlichen Datensätze zu erhalten.
   • Wählen Sie den/die erforderliche(n) Datensatz/Datensätze aus dem Listenfeld Verfügbare Datensätze aus, und klicken Sie auf den Vorwärtspfeil.
     Die ausgewählten Datensätze werden jetzt im Listenfeld Ausgewählte Datensätze angezeigt.
   • Klicken Sie auf Jetzt zusammenführen.
     Das Seriendokument für den/die ausgewählte(n) Datensatz/Datensätze wird erstellt und in Microsoft Word angezeigt.

So erstellen Sie ein Seriendokument mit einer vorhandenen Serienbriefvorlage

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Klicken Sie auf Add-Ins > Zoho CRM > Serienbriefvorlage.
3. Wählen Sie im Assistenten Serienbriefvorlage das Hauptmodul für CRM aus, und klicken Sie auf Weiter.
4. Führen Sie im Assistenten Seriendokument erstellen die folgenden Schritte aus:
   • Wählen Sie die gewünschte Serienbriefvorlage aus der Dropdown-Liste aus, und klicken Sie auf Weiter.
   • Wählen Sie eine Listenansicht aus der Dropdown-Liste Ansicht aus, und die damit verbundenen Datensätze werden angezeigt.
     Sie können die Informationen des Datensatzes in das Suchfeld eingeben, um die erforderlichen Datensätze zu erhalten.
   • Wählen Sie den/die erforderliche(n) Datensatz/Datensätze aus dem Listenfeld Verfügbare Datensätze aus, und klicken Sie auf den Vorwärtspfeil.
     Die ausgewählten Datensätze werden jetzt im Listenfeld Ausgewählte Datensätze angezeigt.
   • Klicken Sie auf Jetzt zusammenführen.
     Das Seriendokument für den/die ausgewählte(n) Datensatz/Datensätze wird erstellt und in Microsoft Word angezeigt.

Vorgänge in Zoho CRM

Mit dem Zoho CRM-Plug-in für Microsoft Word können Sie Seriendokumente in Zoho CRM erstellen, indem Sie die entsprechende Serienbriefvorlage mit Daten aus Leads, Contacts, Accounts, Deals oder benutzerdefinierten Modulen zusammenführen.

Die Aktionen in Zusammenhang mit Zoho CRM sind:

• Ordner für Serienbriefvorlagen erstellen
• Serienbriefvorlagen importieren
• Seriendokumente erstellen

Serienbriefordner erstellen

Mit dieser Option können Sie alle Serienbriefvorlagen aus MS Word in bestimmten Ordnern speichern. Sie können auch Ordnerberechtigungen für Zoho CRM-Benutzer festlegen.

So erstellen Sie einen Serienbriefordner

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Anpassung >Vorlagen >Serienbriefvorlagen.
2. Klicken Sie auf der Seite Vorlagen-Explorer auf Ordner erstellen.
3. Führen Sie in Ordner für Serienbriefvorlagen erstellen die folgenden Schritte aus:
   • Ordnerdetails: Geben Sie den Ordnernamen in das entsprechende Feld ein.
   • Zugänglichkeitsdetails: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
     • Alle Benutzer können diesen Vorlagenordner einsehen: Wählen Sie diese Option, wenn alle Benutzer auf diesen Ordner zugreifen dürfen.
     • Diesen Vorlagenordner nur mir anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie den Ordnerzugriff auf sich selbst beschränken möchten.
     • Folgenden Benutzern den Zugriff auf diesen Vorlagenordner gestatten: Wählen Sie die Benutzer oder Benutzerrollen aus, die auf den Ordner zugreifen dürfen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Serienbriefvorlagen importieren

Mit dieser Option können Sie die Serienbriefvorlagen aus MS Word in Zoho CRM hinzufügen. Diese Vorlagen können später mit dem/n entsprechenden CRM-Modul(en) zusammengeführt werden.

So fügen Sie Serienbriefvorlagen hinzu

1. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort bei Zoho CRM an.
2. Navigieren Sie zu Einstellungen > Anpassung > Vorlagen > Serienbriefvorlagen.
3. Klicken Sie auf der Seite Vorlagen-Explorer auf Vorlage importieren.
4. Nehmen Sie im Dialogfeld Vorlage importieren folgende Einstellungen vor:
   • Datei auswählen: Suchen Sie die MS Word-Vorlage über Ihr lokales System.
   • Ordner: Wählen Sie den Ordner aus, in dem die ausgewählte Vorlage gespeichert werden soll.
   • Modul: Wählen Sie das Modul (Leads / Accounts / Contacts / Deals / benutzerdefinierte Module) für die MS Word-Vorlage aus.
     Die Vorlage ist nur für das angegebene Modul verfügbar.
   • Beschreibung: Geben Sie gegebenenfalls zusätzliche Kommentare ein.
5. Klicken Sie auf Vorlageimportieren.

Seriendokumente erstellen

Mit der Verknüpfung Seriendruck können Sie die Vorlage mit der Liste der Leads, Kontakte, Deals, Konten oder benutzerdefinierten Module zusammenführen und die entsprechenden Seriendokumente erstellen.

Vor dem Erstellen von Seriendokumenten sollten Sie:

1. Ihren Browser konfigurieren, um ActiveX-Steuerelemente zu aktivieren. Siehe auch Webbrowser zur Installation der ActiveX-Steuerelemente konfigurieren
2. Die Datei Adventnet.CAB vom Zoho CRM-Server installieren

So erstellen Sie ein einzelnes Seriendokument

1. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort bei Zoho CRM an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte.
3. Aktivieren Sie auf der HomepageKontakte das Kontrollkästchen, das dem Kontakt entspricht.  
4. Klicken Sie auf Weitere Aktionen > Seriendruck.
5. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck die entsprechende Serienbriefvorlage aus, die mit dem ausgewählten Kontakt zusammengeführt werden soll.
6. Klicken Sie auf Zusammenführen.
   Das Seriendokument für den ausgewählten Kontakt wird erstellt und in Microsoft Word angezeigt.

So erstellen Sie mehrere Seriendokumente

1. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort bei Zoho CRM an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte.
3. Aktivieren Sie auf der Homepage Kontakte das (die) Kontrollkästchen, um mehrere Kontakte auszuwählen.  
4. Klicken Sie auf Weitere Aktionen > Seriendruck.
5. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck die entsprechende Serienbriefvorlage aus, die mit den ausgewählten Kontakten zusammengeführt werden soll.
6. Klicken Sie auf Zusammenführen.
   Die Seriendokumente für die ausgewählten Kontakte werden erstellt und in Microsoft Word angezeigt.

Nutzungsbeschränkungen