So bringen Sie benutzerorientiertes Design in Ihre spezifischen internen Apps

Bei einigen Unternehmen kann jeder Aspekt des internen Workflows einfach und bequem von einer professionell gestalteten Geschäftsanwendung von Drittanbietern bearbeitet werden. Allerdings gibt es viele Unternehmen, für die eine herkömmliche Unternehmenssoftware nicht ideal ist. Als positiv ist hervorzuheben, dass Low-Code-Entwicklungsplattformen es – sogar für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen – möglich machen, eigene spezifische interne Apps zu erstellen, die den individuellen Prozessen gerecht werden.

Diese internen Apps bieten zwar eine vielversprechende Alternative für Unternehmen, die ihren Workflow optimieren möchten, aber viele dieser kundenspezifischen Lösungen können in einem wichtigen Bereich nicht überzeugen: Benutzererfahrung (UX). Das ist nicht allzu überraschend. Schließlich werden die meisten spezifischen Apps nicht von professionellen Entwicklern entwickelt, und diejenigen, auf die das doch zutrifft, werden in der Regel so schnell zusammengestellt, dass nicht viel Zeit bleibt, den gesamten Entwicklungsprozess zu planen, zu untersuchen, zu testen und zu wiederholen. Daher konzentrieren sich Low-Code-Entwickler häufig mehr auf die Funktionalität als auf die spezifischen Anforderungen, Präferenzen und Erwartungen ihrer Benutzer.

Dies ist eine verpasste Gelegenheit. Die Benutzerbasis Ihrer spezifischen App umfasst Ihre eigenen Kollegen (und höchstwahrscheinlich auch Sie selbst), sodass es einfacher als je zuvor ist, bei der Entwicklung speziell auf die Anforderungen der Menschen am anderen Ende Ihrer Lösung einzugehen. Wenn Sie die Benutzer in den Mittelpunkt Ihres Designansatzes stellen, sind die von Ihnen entwickelten Tools einfacher zu verwenden und zu verstehen. Wenn man sich zu sehr auf die Funktionalität und nicht genug auf die menschliche Komponente des App-Designs konzentriert, kann dies zu mehr Benutzerfehlern, mehr Frustration und mehr Fehlkommunikation zwischen Teams und Kollegen führen.

Was ist benutzerorientiertes Design? 

In den letzten 10 Jahren wurde die Messlatte im Hinblick auf die Benutzererfahrung deutlich höher gelegt. Designpraktiken, die vor 5 Jahren Standard waren werden von versierten technischen Anwendern nun als inakzeptabel angesehen. Die Einführung höherer Standards ist eine gute Nachricht für Verbraucher, da dies bedeutet, dass Software-Unternehmen damit begonnen haben, hinsichtlich ihrer Produkte mehr in das Benutzererlebnis zu investieren. Einer der Hauptgründe für diese Revolution in der gesamten Branche ist eine Methode, die benutzerorientiertes Design genannt wird.

Wie der Name schon sagt, zwingt das benutzerorientierte Design die Entwickler dazu, sich in jeder Phase des Designprozesses in die Lage des Endbenutzers zu versetzen. Wer sind die Benutzer dieses Produkts? Was sind ihre Erwartungen? Was sind ihre Pain Points? Was denken sie? Beim benutzerorientierten Design werden diese und viele weitere Fragen vom ersten Tag der Entwicklung bis zur Produkteinführung und darüber hinaus immer wieder gestellt.

Das benutzerorientierte Design basiert auf einer regelmäßigen, rigorosen Iteration während des gesamten Entwicklungsprozesses, um sicherzustellen, dass die Lösungen, die Sie erstellen, tatsächlich die Anforderungen der Benutzer erfüllen. Teams arbeiten in kurzen Sprints und werden mit echten Benutzertests konfrontiert, die darauf ausgelegt sind, die Annahmen des Entwicklungsteams über die Verwendung der einzelnen neuen Funktionen zu bestätigen – oder zu widerlegen.

Der Vorteil dieses Ansatzes mag heute offensichtlich erscheinen, aber das war nicht immer der Fall.

Das benutzerorientierte Design hat zwar viele Vorteile, aber wenn Ihr Team aus ein oder zwei Personen besteht und Sie eine spezifische interne App entwickeln, klingt das möglicherweise nach mehr Zeit- oder Arbeitsaufwand als Ihnen lieb ist. Und keine Sorge. Bei benutzerorientiertem Design geht es sowohl um Entwicklungsmentalität als auch um Entwicklungsmethoden. Selbst wenn Sie nicht über die Bandbreite für komplexere benutzerorientierte Designmethoden verfügen, können Sie viel gewinnen, wenn Sie wie ein benutzerorientierter Designer denken.

Benutzerorientiertes Design für Low-Code-Entwicklung 

Einer der Hauptvorteile der Low-Code-Entwicklung für benutzerorientiertes Design ist die Fähigkeit, Ihre App so anzupassen und zu verfeinern, dass sie Ihrer Zielgruppe entspricht, anstatt Ihre Zielgruppe dazu zu zwingen, sich an Ihre App anzupassen. Wenn eine gute Benutzererfahrung eine Priorität ist – und das sollte sie auch sein –, ist es von entscheidender Bedeutung, schnelle Anpassungen und Verbesserungen als Reaktion auf Benutzerfeedback vornehmen zu können.

Bei der Entwicklung interner Apps hat eine Low-Code-Plattform zur App-Entwicklung den einzigartigen Vorteil, dass sie für viele der Mitarbeiter in Ihrem Büro relativ einfach zu lernen und zu bedienen ist, unabhängig davon, ob sie mit der Technologie vertraut sind oder nicht. Bei ordnungsgemäßer Implementierung ermöglicht Low-Code es Ihnen, wichtige Stakeholder aus verschiedenen internen Teams beim Designprozess für die Anwendungen, mit denen sie täglich arbeiten, zusammenzubringen. Wenn die tatsächlichen Nutzer Ihrer App bei der Entwicklung mitwirken, wird dieser benutzerorientierte Ansatz kein Nebengedanke sondern von Anfang an in Ihren Prozess integriert sein. Dies wird Ihnen helfen, fundiertere Entscheidungen im Hinblick auf die Benutzererfahrung zu treffen und mehr Zustimmung von Kollegen zu gewinnen, die das Gefühl haben, dass sie persönlich in die Tools investieren, die sie täglich verwenden.

Wie kann ich benutzerorientiertes Design auf meine nächste spezifische App anwenden?  

Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Je nach den Eigenschaften Ihrer App, der Größe Ihres Teams, der Kultur Ihres Unternehmens und unzähligen anderen Variablen kann die Art und Weise, wie Sie benutzerorientiertes Design anwenden, stark variieren. Wir können jedoch ein paar Tipps zur Verbesserung der Benutzererfahrung für interne Apps anbieten, indem wir eine benutzerorientierte Denkweise annehmen:

Recherchieren Sie, bevor Sie beginnen

Eine der nützlichsten Praktiken für die Entwicklung einer guten internen App sollte tatsächlich durchgeführt werden, bevor Sie sich an den Computer gesetzt haben: die Recherchephase. Ein wichtiger Vorteil der internen Entwicklung der Apps Ihres Teams ist die Fähigkeit, konstruktive Beiträge von Ihren Hauptnutzern zu erhalten. Mit einer relativ kleinen Investition können Sie sicherstellen, dass Ihre App die Anforderungen Ihrer Benutzer erfüllt, sobald sie in Betrieb genommen wird.

Egal, ob bewusst oder unbewusst, die meisten Entwickler – selbst Citizen Developers – führen ständig Benutzerrecherchen durch. Dies geschieht bei jedem Meeting und jeder Strategiesitzung – selbst in kurzen Gesprächen in der Kantine. Immer wenn Sie Erkenntnisse von Ihren Benutzern (Ihren Kollegen) sammeln, recherchieren Sie. Wenn Sie all diese Interaktionen als Recherchen betrachten, kann Ihnen das dabei helfen, zu verstehen, wie sie sich in eine größere recherchebasierte Entwicklungsmentalität einfügen.

Was bei diesen Praktiken jedoch häufig fehlt, ist ein formalisierter Rechercheprozess, den Sie – und alle anderen in Ihrem Unternehmen – einfach nutzen können, um Verschwendung (sowohl hinsichtlich der Zeit als auch der Ressourcen) zu minimieren und Ihre Ergebnisse zu maximieren.

Zunächst sollten Sie die Teammitglieder identifizieren, die die App am häufigsten verwenden werden. Dann sollten Sie die manuellen Prozesse, die derzeit anstelle Ihrer App verwendet werden, darstellen. Wenn Sie beispielsweise eine App erstellen, um wichtige Finanzdaten zu einer großen Anzahl kommerzieller Objekte zu erfassen, sollten Sie überlegen, wie Ihre Teams derzeit Tabellen verwenden, sowie Protokolle, die sie für die Organisation eingerichtet haben, und diese Tabellen mit ihren Kollegen teilen.

Als Nächstes bitten Sie diese wichtigen Stakeholder, größere Engpässe innerhalb dieser bestehenden Prozesse sowie Ideen für deren Optimierung zu identifizieren. So können sie Ihnen beispielsweise mitteilen, wo es redundante Kategorien gibt, die über mehrere Tabellen hinweg aktualisiert werden müssen, damit das aktuelle System funktioniert. Mit all diesen direkten Erfahrungen können sie Ihnen wahrscheinlich sagen, wie die Informationen in einer neuen, zentralisierten Datenbank effizienter verfolgt werden können – eine Lösung, die Sie möglicherweise nicht in Betracht gezogen hätten, wenn Sie von außen an das Problem herangegangen wären.

Es ist wichtig, dass Sie während dieser Informationserhebung ein zentralisiertes Strategiedokument pflegen, das Bedenken und Kommentare zu bestimmten Stakeholdern sowie deren Rolle im Prozess abgleicht. Auf diese Weise können Sie Ihre Forschung in einer Art Design-Roadmap organisieren, die theoretisch mit einem Mitarbeiter geteilt werden kann, damit dieser dort weiterarbeiten kann, wo Sie aufgehört haben. Sie können auch übermäßige Meetings und Strategiesitzungen reduzieren, indem Sie einfach überprüfen, welche Person für ein bestimmtes Problem zu Rate gezogen werden kann, insbesondere wenn Ihre Rolle nicht direkt mit dem betroffenen Team verbunden ist.

Selbst der erfahrenste App-Entwickler ist durch seine eigene Perspektive und Erfahrung eingeschränkt. Indem Sie vor Beginn viele Informationen sammeln und weiterhin dranbleiben, während Sie Fortschritte machen, können Sie fundierte Designentscheidungen treffen, die Ihre Benutzer zu schätzen wissen werden.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, um den Benutzer zu befähigen, mehr zu tun 

Ein wichtiger Grundsatz von benutzerorientiertem Design ist es, den Benutzer bei jeder Designentscheidung zu unterstützen. Es liegt nahe, dass Routineaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, eine Möglichkeit sind,
um diese Unterstützung in die Wege zu leiten. Jede Abteilung hat ihre eigenen alltäglichen, sich wiederholenden Aufgaben, für die sie verantwortlich ist. Beispielsweise sind Vertreter der Personalabteilung in der Regel dafür verantwortlich, Mitarbeiterinformationen in ihren Unterlagen aufzubewahren. Selbst wenn der Vertreter Strategien findet, um mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen, könnte jede Minute, die für die Dateneingabe aufgewendet wird, besser für wertschöpfende Aktivitäten aufgewendet werden, um größere und komplexere Probleme zu lösen. Durch die Zentralisierung zu vieler manueller Aufgaben in einer Person verschwenden Sie nicht nur Bandbreite, sondern stellen auch unnötige und frustrierende Abhängigkeiten auf. Warum sollten Sie alle Mitarbeiter dazu zwingen, sich jedes Mal an einen Vertreter der Personalabteilung zu wenden, wenn sie auf einfache Informationen zugreifen müssen, z. B. die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage? Gibt es ein besseres Modell?

Wenn Sie Zeit freisetzen und Belastungen für Ihre Mitarbeiter verringern möchten, suchen Sie nach Möglichkeiten, Selfservice-Design in Ihren internen Apps zu implementieren. Vereinfacht gesagt, ermöglicht Selfservice-Design einem Benutzer, eine Aufgabe zu erledigen, ohne dass eine andere Person als Vermittler fungiert. Wenn Sie sich einige der Workflows in Ihrem eigenen Büro genau ansehen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass der einzige Grund, warum eine einfache Aufgabe nicht in einen leicht verfügbaren Selfservice-Prozess umgewandelt wurde, der ist, dass es schon immer so gemacht wurde. Diese Art des Denkens priorisiert Legacy-Prozesse gegenüber den beteiligten Personen. Als Entwickler können Sie Ihr gesamtes Angebot anders ausrichten, um sich stärker auf die Menschen zu konzentrieren, indem Sie diese überholten und ineffizienten Vorgehensweisen in den Vordergrund stellen.

Um mit dem vorherigen Beispiel fortzufahren: Wenn Sie eine leicht zugängliche App erstellen, die Mitarbeiteranwesenheitsdatensätze speichert und verwaltet, können Mitarbeiter auf die benötigten Informationen zugreifen und die Vertreter der Personalabteilung haben Zeit für andere Aufgaben. Sobald Sie dieses System installiert haben, können Sie noch mehr Selfservice-Funktionen hinzufügen, wie z. B. einen einzigen Bildschirm, auf dem Mitarbeiter wichtige Dokumente zu Unternehmensrichtlinien einsehen oder herunterladen können.

Wenn Sie die App-Entwicklung von einem Selfservice-Mindframe aus angehen – und damit von einem benutzerorientierten Mindframe –, werden Sie überrascht sein, wie viele Probleme Sie für die Menschen lösen können, mit denen Sie arbeiten.

Bewerten Sie, wie App-Lösungen sich auf menschliche Beziehungen auswirken

Die gesamte Software, die Ihr Unternehmen verwendet, ist eine Art Netz, das alle verschiedenen Branchen und Stakeholder in Ihrem Unternehmen miteinander verbindet, sodass sie als Team kommunizieren und zusammenarbeiten können. Wenn Sie das Benutzererlebnis beim Erstellen spezifischer Versionen dieser Apps ignorieren, steht die Effizienz im Widerspruch zu harmonischen Arbeitsbeziehungen zwischen Ihren Mitarbeitern. Wenn dies nicht überprüft wird, kann es zu einer verminderten Kommunikation und sogar einer geringeren Arbeitsmoral führen. Es ist die Aufgabe des Entwicklers, darüber nachzudenken, welche Auswirkungen seine Apps auf dieses Beziehungsgeflecht haben können.

Nehmen wir an, Sie entwerfen eine App, um Ihren IT-Bestand zu verwalten und Hardwareanforderungen des restlichen Unternehmens zu verfolgen. Diese App kann ihnen dabei helfen, besser organisiert zu bleiben, doch sie sind jetzt dafür verantwortlich, dass jedes ausgecheckte Gerät rechtzeitig zurückgegeben wird. Sie befinden sich nun in der unangenehmen Lage, ihre Kollegen regelmäßig beobachten und kritisieren zu müssen. Vormals gesunde Beziehungen zu anderen Teams werden jetzt zu Spannungsquellen. Indem Sie sich auf Funktionalität statt auf Benutzererfahrung konzentrieren, haben Sie ein Problem gelöst und ein neues geschaffen.   

Wenn Sie jedoch benutzerorientiertes Design anwenden, dann achten Sie auf die Bedenken Ihrer Benutzer, antizipieren diese Art von Problem und erstellen Ihre App, um es zu minimieren oder zu eliminieren.

Neben dem Inventar-Tracker könnten Sie ein einfaches automatisiertes System einrichten, das E-Mail-Erinnerungen und Follow-ups sendet, sobald ein Mitarbeiter ein Gerät für einen bestimmten Zeitraum ausgecheckt hat.
Das IT-Team müsste nur in Sonderfällen persönlich eingreifen, und wenn es eingreifen muss, gibt es entsprechende Aufzeichnungen der ignorierten Erinnerungen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird die Verantwortung für die Aufgabe – und alle zwischenmenschlichen Belastungen – auf die App übertragen und nicht auf die einzelnen IT-Mitarbeiter. Dadurch wird ihr Arbeitsaufwand reduziert und die Beziehungen zu ihren Kollegen werden gesünder.

Sie sollten Ihre spezifische App als Projekt ohne Ablaufdatum sehen. Nehmen Sie sich nach der Einführung Zeit, um sowohl die Auswirkungen auf die direkte Leistung als auch auf den Teamzusammenhalt zu bewerten. Wenn es nicht so läuft, wie Sie es beabsichtigt haben, wenden Sie sich an die beteiligten Personen, um eine Lösung zu finden, die für alle funktioniert.

Das große Ganze 

Mit der Leistung von Low-Code-Entwicklungsplattformen für Apps ist es viel einfacher, eigene, interne Softwarelösungen zu erstellen, die Ihre Teams nach Bedarf verwenden und anpassen können. Allerdings geht das spannende Potenzial der Entwicklung neuer, kostensparender Apps mit der Verantwortung einher, gute benutzerorientierte Designpraktiken anzuwenden. Während eine schlecht implementierte App die Produktivität und den Teamzusammenhalt beeinträchtigen kann, kann eine App, die auf die Bedürfnisse Ihrer Benutzer zugeschnitten ist, die Arbeitsmoral verbessern und das Wachstum Ihres Unternehmens langfristig ankurbeln.