Giao tiếp là yếu tố cơ bản và cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp bao gồm hiệu suất, doanh thu, lợi nhuận và nhân lực. Do đó, lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ mạnh mẽ.
Cùng Zoho khám phá ngay Zoho Workplace, nền tảng số hợp nhất các hoạt động giao tiếp và nhiều cập nhật cải tiến giúp Workplace trở thành sự lựa chọn tối ưu cho mọi doanh nghiệp trên khắp thế giới.
Phương tiện giao tiếp là gì? Các loại giao tiếp phổ biến
Phương tiện giao tiếp là công cụ và cách thức được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phục vụ cho quá trình giao tiếp trong nội bộ được diễn ra liền mạch, nhất quán và hiệu quả.
Thông thường, doanh nghiệp thường đa dạng và linh hoạt các phương tiện giao tiếp tuỳ theo những tình huống nhất định. Giao tiếp thường được phân biệt bởi nhiều yếu tố, bao gồm các phương thức phổ biến như:
Khía cạnh ngôn từ:
- Giao tiếp sử dụng ngôn từ: Hình thức này hướng đến việc sử dụng ngôn ngữ lời nói, văn bản trong quá trình truyền tải thông tin như nói trao đổi cuộc họp, hội thảo, văn bản hợp đồng pháp lý, v.v
- Giao tiếp phi ngôn từ: Quá trình truyền tải được trực quan hoá hơn bằng đa dạng các hình thức truyền tải thông tin như hình ảnh, biểu đồ, âm thanh,...
Khía cạnh hình thức:
- Giao tiếp trực tiếp: Thông tin có sự tiếp xúc tức thời và trực tiếp như các cuộc gặp mặt trực tiếp, họp trực tiếp.
- Giao tiếp gián tiếp: Các thông tin được truyền tải thông qua một phương tiện giao tiếp khác ngoài lời nói như email, tin nhắn, bài viết,...
Khía cạnh thời gian:
- Giao tiếp đồng bộ: Bao gồm các phương tiện giao tiếp giúp truyền tải thông tin ngay lập tức và theo thời gian thực như chat trực tiếp, gọi thoại trực tiếp, họp trực tuyến, live video.
- Giao tiếp không đồng bộ: Đây là hình thức khi quá trình giao tiếp diễn ra không theo thời gian thực như email, văn bản trên diễn đàn,...
Tầm quan trọng trong giao tiếp tại nơi làm việc
Giao tiếp và lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp đóng vai trò cốt lõi trong môi trường làm việc. Giao tiếp nội bộ hiệu quả mang lại nhiều kết quả tích cực cho doanh nghiệp như:
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng và kịp thời: Quá trình giao tiếp hiệu quả giúp thông tin được truyền tải rõ ràng, đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu vấn đề và tập trung tìm kiếm phương hướng xử lý kịp thời.
- Quản lý rủi ro: Sự rành mạch và rõ ràng trong thông tin giúp đưa ra các viễn cảnh cũng như rủi ro, nhờ đó có những sự chuẩn bị và phương hướng xử lý phù hợp khi rủi ro xảy ra.
- Tăng cường kết nối nội bộ: Thông tin truyền tải minh bạch và đầy đủ tới tất cả mọi người sẽ giúp đội ngũ hiểu rõ được vai trò cũng như cảm giác được tôn trọng.
- Tạo cơ hội phát huy tài năng đội ngũ: Giao tiếp giữa các thành viên đặc biệt giúp hiểu rõ hơn điểm mạnh và sở trường từng cá nhân.
- Cải thiện kết quả chung: Giao tiếp tốt giúp quá trình phối hợp lành mạnh và linh hoạt, nhờ vậy doanh thu lợi nhuận và các mục tiêu khác của nhóm được cải thiện đáng kể.
Zoho Workplace: Phương tiện giao tiếp mạnh mẽ
Zoho Workplace là gì?
Zoho Workplace là gói phần mềm hợp nhất các phương tiện giao tiếp và cộng tác trên cùng một nền tảng.
Ứng dụng là tập hợp gồm nhiều phần mềm đơn phục vụ cho các chức năng khác nhau về khía cạnh giao tiếp và cộng tác doanh nghiệp, bao gồm:
- Zoho Mail: Công cụ soạn thảo, gửi, quản lý email bảo mật dành cho mọi doanh nghiệp.
- Zoho Cliq: Ứng dụng bảo mật cho giao tiếp nội bộ hiệu quả cùng đa dạng tính năng.
- Zoho Connect: Mạng xã hội nội bộ giúp xây dựng và kết nối tổ chức bền vững.
- Zoho WorkDrive: Nơi lưu trữ, chia sẻ và phối hợp thông tin dữ liệu giúp quá trình giao tiếp và cộng tác liền mạch.
- Zoho Writer: Công cụ xử lý văn bản hiện đại giúp soạn thảo, chỉnh sửa, phối hợp và sáng tạo văn bản từ cơ bản đến nâng cao.
- Zoho Sheet: Công cụ xử lý bảng tính với các công thức từ cơ bản đến nâng cao phục vụ cho quá trình cộng tác.
- Zoho Show: Công cụ trình bày giúp quá trình diễn thuyết trở nên sinh động.
- Zoho Meeting: Phần mềm giúp tổ chức các buổi hội thảo và họp nhóm trực tuyến cho doanh nghiệp.
Zoho Workplace đặc biệt có tích hợp cùng Zia - Trợ lý ảo AI được phát triển bởi đội ngũ Zoho, hỗ trợ các tác vụ được thực hiện trong quá trình giao tiếp được nhanh gọn và tối ưu hiệu quả.
Giao tiếp linh hoạt hơn cùng Zoho Workplace
Zoho Workplace được hàng nghìn doanh nghiệp thuộc mọi quy mô lựa chọn là người bạn đồng hành trong hành trình quản lý giao tiếp, cộng tác trong môi trường làm việc.
Không đơn thuần là phương tiện giao tiếp cơ bản, Zoho Workplace mang lại nhiều tính năng giúp quá trình giao tiếp linh hoạt hơn. Cùng Zoho điểm qua các tính năng nổi bật của gói phần mềm này:
#1. Giao tiếp đa phương thức
Zoho Workplace luôn cập nhật nhiều tính năng phát triển nhằm phục vụ nhu cầu giao tiếp tăng nhanh của đội ngũ doanh nghiệp. Ngoài các tính năng cơ bản, Workplace tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ quá trình chat, gọi thoại, gọi video, cuộc họp, hội thảo,... phù hợp với mọi mục đích giao tiếp.
#2. Trải nghiệm bảng tin tổng quan
Workplace cung cấp bảng tin tổng quát các hoạt động của đội ngũ trên cùng một nền tảng, nhờ đó nhân viên và cấp quản lý có thể cập nhật nhanh chóng về thông báo, trạng thái công việc, tệp tin,...
Đồng thời, các thông tin được thể hiện trên các ô thông báo, và người dùng có thể tuỳ chỉnh để trang tin cá nhân được trực quan và theo sở thích riêng, hướng đến sự thoải mái trong phong cách và môi trường làm việc trực tuyến.
#3. Linh hoạt chuyển đổi
Ứng dụng được lập trình và phát triển linh hoạt trên nhiều thiết bị, người dùng có thể sử dụng trên hầu hết các trình duyệt web hoặc dưới dạng phần mềm ứng dụng.
Điều này đồng nghĩa, Workplace có thể được dùng trên nhiều thiết bị như đồng hồ thông minh, điện thoại di động, máy tính, laptop, máy tính bảng và TV phòng họp, tuỳ theo nhu cầu người dùng.
#4. Sở hữu công cụ đa năng
Các công cụ tích hợp trong gói Zoho Workplace đóng nhiều vai trò khác nhau phục vụ cho qúa trình giao tiếp được rút ngắn trong khi hiệu suất không thay đổi hoặc có thể cải thiện.
Liên kết hỗ trợ truy cập mọi tập tin như tạo văn bản, bảng tính, trình chiếu, PDF,...
Cộng tác theo thời gian thực tế giúp rút ngắn trở ngại khoảng cách khi đội ngũ hoàn toàn có thể giao tiếp ngay lập tức nhằm xử lý vấn đề kịp thời với Cliq.
Tạo cuộc gọi nhóm nội bộ hoặc gọi thoại bên ngoài, hội thảo nhanh gọn với Zoho Meeting và Cliq.
#5. Linh hoạt làm việc mọi nơi
Với ứng dụng Workplace, người dùng có thể làm việc mọi nơi trên mọi thiết bị chỉ bằng một cú chạm.
Một điều đặc biệt là khả năng chuyển đổi liền mạch giữa các thiết bị giúp các cuộc nói chuyện không bị gián đoạn.
#6. Xử lý từ việc cơ bản đến nâng cao trên cùng một nền tảng
Người dùng có thể xử lý các vấn đề trong công việc một cách tập trung, từ những công việc thường ngày như kiểm tra trả lời email, lưu trữ thông tin, soạn thảo và sáng tạo nội dung, gọi thoại, họp nhóm, đến việc kết hợp nhiều tác vụ cùng lúc trên cùng một nền tảng, mở hội thảo, tự động hoá quy trình,...
Sự hỗ trợ của bot Zia giúp Zoho Workplace xử lý nhiều tác vụ nâng cao hơn như tìm kiếm nâng cao, gợi ý soạn thảo văn bản nâng cao, trợ lý ghi chép, phân tích dữ liệu và nhiều hơn thế nữa.
Zia giúp đảm bảo cho các phương tiện giao tiếp được phát huy tối đa tính năng và hỗ trợ tối ưu hoá năng suất cho đội ngũ.
Đọc thêm:Mô hình làm việc trong kỷ nguyên số và giải pháp tăng năng suất
Lời kết
Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc và lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp là một khoản đầu tư đáng có giúp doanh nghiệp cải thiện khía cạnh năng suất và nhân lực lâu dài.
Với Zoho Workplace - Bộ phần mềm văn phòng số tích hợp nhiều công cụ phục vụ không những cho các hoạt động giao tiếp mà còn hỗ trợ tích cực quá trình cộng tác, phối hợp đội nhóm.
Hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn cầu đã lựa chọn Workplace giúp tối ưu quá trình làm việc của họ. Khám phá và dùng thử ngay Zoho Workplace tại đây.
Comments