Việc đảm bảo tuân thủ các quy định về email có thể là một quá trình phức tạp, đặc biệt là trong việc đảm bảo tính bảo mật khi gửi mail, trừ khi bạn sử dụng các hệ thống như Zoho Mail.
Vào mười năm trước, khi email là phương tiện giao tiếp điện tử chủ yếu, các công cụ như CC và BCC được sử dụng phổ biến để chia sẻ thông tin.
Ngày nay, những hệ thống email tiên tiến như Zoho Mail cung cấp cho bạn những giải pháp hiệu quả hơn để đảm bảo đội ngũ của bạn luôn được cập nhật thông tin.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan CC là gì, BCC là gì, cũng như so sánh CC và BCC khác gì nhau, bên cạnh hướng dẫn về cách sử dụng chúng một cách hiệu quả.
CC vs BCC trong email
Để sử dụng hiệu quả các trường CC và BCC, bạn cần ghi nhớ những nguyên tắc cơ bản về cách chúng hoạt động.
Các thuật ngữ này trong các hệ thống email có phần lỗi thời (CC là viết tắt của "Carbon Copy" và BCC là "Blind Carbon Copy"), nhưng cách thức hoạt động của chúng vẫn khá đơn giản.
CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) được sử dụng để gửi email dưới dạng bản sao đến những người không phải là người nhận chính của email.
CC là gì?
Nếu bạn nhập một địa chỉ email vào trường CC (Carbon Copy), tài khoản đó sẽ nhận được một bản sao của email của bạn.
Người được CC cũng sẽ nhìn thấy tất cả các người nhận khác, và sẽ biết rằng họ đang ở trong trường CC.
BCC là gì?
BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC, nhưng có cách hoạt động hơi khác.
Người nhận trong trường BCC vẫn sẽ nhận được một bản sao của email, nhưng tên của họ sẽ không hiển thị với bất kỳ người nhận nào khác.
Ngoài ra, họ cũng sẽ không nhận được các phản hồi trong chuỗi email trừ khi địa chỉ của họ được nhập lại vào trường BCC hoặc chuyển sang trường CC.
Cách sử dụng CC và BCC trong email tốt nhất
CC và BCC hoạt động rất đơn giản, nhưng hiện nay nhiều người vẫn giữ thói quen sử dụng chưa đúng. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu những nguyên tắc cơ bản để sử dụng chúng hiệu quả nhất.
#1. Không sử dụng CC cho email chỉ để cung cấp thông tin
Một trong những sai lầm phổ biến khi sử dụng trường CC là dùng nó để chia sẻ thông tin quan trọng với các đồng nghiệp.
Để tránh điều này, bạn có lựa chọn các phương án khác. Đầu tiên, bạn có thể liên hệ trực tiếp với đồng nghiệp qua trường TO và kèm theo một lời giải thích ngắn gọn về lý do gửi thông tin.
Thêm vào đó, bạn cũng có thể đưa thông tin cần chia sẻ vào một thông điệp dành cho mọi người, như một bài đăng trên Streams hoặc chia sẻ cuộc hội thoại email với đồng nghiệp.
Cách này giúp bạn cung cấp bối cảnh cần thiết để mọi người hiểu rõ hơn.
#2. Mở rộng cuộc trò chuyện bằng email CC
Cách tốt nhất để sử dụng CC là mở rộng một cuộc trò chuyện email với những đồng nghiệp thực sự có thể đóng góp ý kiến hữu ích.
Tuy nhiên, nếu bạn không phải là người tạo chuỗi email (Thread), bạn nên xin phép trước khi thêm người nhận mới.
Việc thêm người mà không xin phép có thể khiến số lượng người trong chuỗi email trở nên khó quản lý và còn có nguy cơ làm lộ thông tin riêng tư hoặc tài liệu mật.
Mặc dù có vẻ như gửi email cho toàn bộ đội ngũ trong trường CC là cách tốt nhất, nhưng thực tế không phải vậy.
Phương pháp hiệu quả hơn là chỉ định một thành viên trong team để thu thập thông tin quan trọng và gửi nó trong một bản cập nhật email duy nhất.
#3. Cẩn trọng khi sử dụng BCC trong email
Khi sử dụng trường BCC, có một quy tắc đơn giản cần nhớ là hãy sử dụng nó một cách cẩn thận.
Bạn nên đảm bảo rằng mình có thể bảo vệ quyền riêng tư của người nhận khi dùng email, và BCC là một công cụ hữu ích trong trường hợp này.
Một vấn đề khác cần lưu ý khi sử dụng BCC là có thể vô tình vi phạm các luật bảo mật thông tin cá nhân hiện hành tại khu vực của bạn.
Hầu hết các luật bảo mật dữ liệu hiện nay—như GDPR của châu Âu, PIPEDA của Canada, và HIPAA—đều quy định rõ ràng cách bạn có thể lưu trữ và chia sẻ thông tin liên lạc cá nhân, bao gồm cả địa chỉ email.
Việc sử dụng BCC có thể bị xem là chia sẻ thông tin này mà không có sự đồng ý của người nhận chính, điều này có thể dẫn đến việc bạn bị phạt ở những quốc gia có luật kiểm soát nghiêm ngặt.
#4. Sử dụng email một cách tôn trọng
Cuối cùng, tôn trọng là một quy tắc quan trọng khi sử dụng email, không chỉ áp dụng cho các trường CC và BCC.
Điều này có nghĩa là chỉ gửi email khi thực sự cần thiết và chọn thời điểm gửi an toàn tránh gây ra căng thẳng không đáng có.
Nếu không cần thiết, bạn có thể trò chuyện nhanh với đồng nghiệp thay vì viết email.
Và trong trường hợp ý tưởng của bạn có thể đợi đến sáng hôm sau, đừng gửi email "như một lời nhắc nhở"; hãy lên lịch gửi sau.
#5. Viết email tốt hơn
Tất cả những mẹo trên có thể được tóm gọn thành một nguyên tắc đơn giản: hãy dành thời gian đủ để viết những email chất lượng, điều này sẽ cải thiện giao tiếp khi làm việc nhóm.
Lời kết
Zoho Mail còn nhiều tính năng hữu ích giúp bạn tối ưu hóa hệ thống email của mình. Nếu bạn tìm kiếm giải pháp thay thế Gmail, Outlook với độ bảo mật cao, Zoho Mail là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.
Comments