A sua empresa já conta com um webmail seguro?
Segundo o relatório Official Cybercrime Report, os danos mundiais causados pelos crimes cibernéticos devem custar até US$ 10,5 trilhões anualmente até 2025.
E, quando se trata de transmissão de dados diários por empresas, o e-mail é um dos principais alvos dos hackers, como ressalta a pesquisa da Marsh & McLennan Companies.
Esse canal é usado diariamente para uma grande quantidade de informações confidenciais e dados sensíveis que trafegam entre empresas, parceiros e clientes. Por isso, a sua marca precisa investir num webmail seguro.
Com o aumento das ameaças cibernéticas, essa segurança não pode ser negligenciada. Se você quer saber como implementar as melhores práticas de segurança no e-mail corporativo, siga a leitura!
O que é um webmail seguro?
Um webmail seguro é um serviço de e-mail funcional e acessível que oferece medidas de segurança para proteger a privacidade, integridade e disponibilidade das comunicações dos usuários.
As medidas tomadas pelo webmail para proteger e manter os dados das contas que confiam no provedor são fundamentais para evitar roubos de dados e outras dores de cabeça.
Um webmail seguro deve garantir a proteção dos dados enviados contra ameaças como interceptação. Além disso, deve manter os dados armazenados com controles de acesso, realizar verificações de anexos e usar algoritmos para detectar e bloquear ameaças.
Também deve exigir senhas fortes, implementar criptografia e cumprir as regulamentações de privacidade.
Como escolher um provedor de webmail seguro?
Escolher um webmail seguro não é apenas uma precaução, mas uma necessidade. A segurança do seu webmail pode ser a diferença entre a confiança dos clientes e um desastre para reputação empresarial.
Por isso, considere o que realmente significa ter um webmail seguro, como escolher o serviço ideal, as melhores práticas e os recursos que não podem faltar no dia a dia da sua empresa:
1. Criptografia
A criptografia é essencial para proteger suas mensagens de serem interceptadas e lidas por pessoas não autorizadas. Então, escolha um provedor que ofereça criptografia de ponta a ponta, onde apenas o remetente e o destinatário podem ler o conteúdo.
Existem vários métodos de criptografia, com diferentes níveis de segurança e funcionamento. Por isso, verifique, por exemplo, se o serviço utiliza recursos como o TLS (Transport Layer Security) para proteger os dados em trânsito.
2. Autenticação de dois fatores (2FA)
Outro recurso essencial é a autenticação de dois fatores (2FA). A funcionalidade adiciona uma camada extra de segurança ao exigir uma segunda forma de identificação além da senha. Exemplo disso é um código enviado para o smartphone do usuário ou para uma aplicação específica para autenticação.
A 2FA é altamente recomendada porque, mesmo que sua senha seja comprometida, um hacker ainda precisaria da segunda forma de autenticação para acessar a conta. Provedores que levam a segurança a sério, como o Zoho Mail, oferecem 2FA como uma opção padrão.
3. Histórico de segurança
O webmail seguro precisa ter um provedor com bom histórico de conformidade e proteção de dados, indicando a sua confiabilidade. Então, veja referências, avaliações, pesquise sobre incidentes de segurança anteriores e veja como o provedor lidou com essas situações.
A plataforma também deve ter transparência ao corrigir falhas e informar seus usuários, demonstrando compromisso. Além disso, verifique se o provedor realiza auditorias de segurança regulares e se possui certificações, cumprindo padrões rigorosos.
4. Política de privacidade
A política de privacidade é outro fator importante - ela deve falar claramente sobre a coleta, armazenamento e tratamento dos dados pessoais dos usuários. Leia atentamente para entender como seus dados serão tratados, conferindo se a plataforma não vende suas informações para terceiros, por exemplo.
A ferramenta deve ter uma política de privacidade rigorosa, comprometida com a proteção dos dados dos usuários e transparente, sinais de que o provedor valoriza a segurança.
5. Retenção de e-mails
A retenção de e-mails é o processo de armazenar as mensagens por um período específico, segundo diferentes regulamentos, garantindo que os dados sejam preservados e acessíveis.
Empresas que estão em setores como finanças, saúde e jurídico, por exemplo, possuem regras rigorosas para preservação de e-mails por um tempo determinado, evitando que informações críticas sejam perdidas.
6. e-Discovery
O e-Discovery, ou eletronic discovery, é o processo pelo qual informações digitais são procuradas, localizadas, protegidas e analisadas para serem usadas como evidências - sejam e-mails, documentos, bancos de dados, mensagens de texto, mídias sociais e mais.
O sistema é essencial para garantir que as organizações cumpram os requisitos legais e regulatórios, especialmente em processos judiciais, evitando sanções, promovendo a transparência e até a resolução de disputas legais.
Essa funcionalidade é específica do Zoho Mail e um grande diferencial em relação aos concorrentes, já que garante maior conformidade, sistematização e segurança aos seus dados.
Melhores práticas segurança no uso de webmail
Além de usar a tecnologia certa, para o webmail seguro, é importante que a sua empresa tenha boas práticas de segurança e que isso faça parte da rotina de trabalho de gestores e colaboradores.
1. Cuide da política de segurança
A empresa deve implementar uma política de segurança que comunique as boas práticas que devem ser usadas pelos colaboradores no dia a dia, incluindo as recomendações para um webmail seguro, a gestão de dados e pagamentos, manutenção da segurança dos canais e mais.
A política pode ter sistematizada a periodicidade da limpeza dos e-mails, regras de acesso, configurações, práticas diante de um ataque cibernético e outros detalhes da rotina de proteção de dados.
2. Aplique as soluções e cuidados certos
Estimule os colaboradores a lembrar de aplicar as soluções certas, como a autenticação em duas etapas e a geração de senhas fortes e únicas, com uma combinação de letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos, com pelo menos 12 caracteres.
Afinal, senhas fracas ou reutilizadas podem ser facilmente comprometidas.
3. Treine os colaboradores
Realize treinamentos regulares com a equipe sobre como manter o uso correto dos canais da empresa e das tecnologias para proteção de dados, além de identificar e reportar tentativas de ataques. Se possível, faça simulações de situações e de modos de mitigar riscos para testar, educar e capacitar o seu time.
4. Mantenha os sistemas atualizados
Você conhece os Patches? São parte de uma prática essencial para garantir a segurança e o desempenho das infraestruturas de TI: atualizações de software que corrigem vulnerabilidades, melhoram o desempenho e fecham brechas de segurança.
Manter a atualização garante que você tenha as últimas correções de falhas instaladas, evitando erros que antes poderiam ser explorados por cibercriminosos. Então, ative as atualizações automáticas e realize verificações regulares.
5. Utilize padrões rígidos
Utilize conexões seguras para acessar o e-mail profissional apenas através de conexões HTTPS e evitar redes Wi-Fi públicas para atividades sensíveis. Estabeleça regras para o uso de dispositivos, antivírus, firewalls e outras soluções para evitar vulnerabilidades.
A gestão da segurança dos ativos de TI deve ser cuidadosa, sistematizada e comunicada a todos.
6. Faça backups e gerenciamentos
O backup regular dos e-mails envolve a cópia e armazenamento seguro de mensagens importantes, garantindo que você tenha acesso a informações críticas em caso de perda de dados ou inseguranças. O próprio provedor deve te dar essa funcionalidade.
Passe a revisar e gerenciar acessos e permissões, com a verificação de quais aplicativos e serviços têm permissão para acessar a conta de e-mail. Crie uma cultura de segurança cibernética na empresa, com um esforço contínuo e colaborativo.
Quer conhecer mais práticas essenciais para proteção de dados? Confira o nosso guia de segurança!
Opção de webmail seguro para sua empresa
Quando se trata de escolher um webmail seguro, o Zoho Mail se destaca como a melhor opção do mercado.
A ferramenta utiliza criptografia de ponta a ponta, autenticação em duas etapas, garantia de que apenas logins autorizados possam acessar as contas, além de um robusto sistema de filtragem de spam que protege contra e-mails indesejados e tentativas de phishing.
O Zoho Mail permite o monitoramento detalhado das atividades, ajudando a identificar e responder rapidamente a atividades suspeitas. Ele realiza backups regulares e permite a recuperação de e-mails excluídos, garantindo que suas informações estejam sempre acessíveis.
O sistema está em conformidade com diversas regulamentações de segurança e privacidade, atendendo aos padrões nacionais e internacionais, com diversos selos de segurança e certificações.
Além disso, oferece uma interface intuitiva e amigável, com alto custo-benefício, planos flexíveis e acessíveis para se adequar ao que a sua empresa precisa.
O Zoho Mail faz parte do Zoho Workplace, uma suíte completa de ferramentas de produtividade e colaboração projetada para atender às necessidades da sua empresa.
A plataforma combina várias ferramentas a partir de uma interface integrada. Confira os recursos poderosos do Zoho Workplace!
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