No cenário competitivo enfrentado pelas organizações hoje, o workflow administrativo provou ser uma estratégia valiosa. Se você deseja se manter à frente da concorrência e alcançar maior eficiência e produtividade em sua empresa e projetos, você precisa conhecer o método.
Você acha que workflow é mais uma iniciativa que só gera esforço de implementação e dificilmente agrega à gestão do negócio? Se essa é a sua visão, é hora de mudá-la.
Neste artigo, vamos esclarecer todas as informações que você precisa saber sobre este assunto para colocá-lo em prática no seu negócio.
O que é workflow?
Workflow administrativo é um método usado para organizar o fluxo de trabalho de uma empresa. Envolve organizar e executar as atividades em uma sequência lógica, de preferência de forma automatizada. Em outras palavras, é o passo a passo mais eficaz e prático para realizar o trabalho.
É importante lembrar que o fluxo de trabalho não é uma simples mudança na ordem das tarefas. Embora seja diferente da matemática que aprendemos na escola, neste caso, a ordem dos fatores muda o resultado.
É como montar um aparelho eletrônico, por exemplo, sem usar um manual. Ao distribuir materiais, você pode instalar todos os componentes em uma ordem aleatória ao invés de passo a passo conforme descrito no documento.
Desta forma, mesmo que consiga concluir a tarefa, pode resultar em falha de execução, afetando a eficiência do equipamento.
Além disso, mesmo com seu produto instalado e funcionando, é mais prático, rápido e seguro seguir as instruções do fabricante, não acha?
Afinal, para definir as regras de montagem, o fabricante certamente determinou o melhor caminho. Compreendendo como os processos otimizados desempenham um papel importante?
É por isso que um bom fluxo de trabalho trará muitos benefícios para a empresa. Além disso, para atingir o fluxo de trabalho mais adequado, vários fatores como equipe, rotinas e processos precisam ser pesquisados e analisados.
Vantagens do workflow administrativo
1. Facilita o processo de comunicação
Uma das principais razões para o mau desempenho da empresa é a falta de comunicação entre os funcionários e até mesmo os gestores. Automatizar o workflow administrativo evitará ter que lembrar constantemente as pessoas do que precisa ser feito.
O uso de formulários, ou mesmo o boca a boca, não será mais preciso, pois o sistema exibirá automaticamente o status, ou seja, o andamento dos trabalhos, para que todos saibam que parte do processo é deles. Essa automação de comunicação também reduzirá bastante o atraso na execução de muitas tarefas.
2. Com o workflow administrativo você reduz custos
A automação do workflow administrativo é a melhor escolha para reduzir os custos da empresa. Isso ajudará a acelerar e otimizar todo o processo, economizando tempo e dinheiro, pois menos recursos humanos e materiais são necessários para fazer o processo funcionar com eficácia.
3. Melhora da escalabilidade
A escalabilidade é a base de um sistema de workflow administrativo, porque a automação do gerenciamento do fluxo de trabalho promoverá o crescimento dos negócios e permitirá que as empresas melhorem a eficiência para atender melhor às necessidades do mercado.
4. Melhoria no desempenho dos funcionários
Com a automação de todo o workflow, os colaboradores terão mais tempo para realizar outras tarefas mais importantes dentro da empresa de forma mais eficaz, pois terão todo o suporte de automação para facilitar o seu dia a dia.
Essa melhoria não se refletirá apenas no desempenho do trabalho em si, mas até na interação e satisfação entre as pessoas, que poderão ter mais tempo para interagir e discutir temas mais importantes para o desenvolvimento da empresa.
5. Evita etapas desnecessárias com workflow administrativo
Workplace administrativo é um processo que ajuda a identificar e eliminar etapas desnecessárias e pode ser usado para modificar a ordem em que as tarefas são executadas.
Por meio da automação, as tarefas dos funcionários também podem ser reajustadas, e as pessoas podem se reajustar de acordo com suas habilidades.
Os funcionários poderão concentrar seu tempo no que realmente importa: gestão voltada para o negócio. Em vez de perder tempo com tarefas operacionais, passaram a monitorar o desempenho e a qualidade dos resultados para encontrar as melhores soluções para o próprio negócio.
6. Maior segurança para o negócio
Por meio da automação do workplace administrativo, sua empresa pode ganhar mais segurança, pois também pode monitorar quem executou as tarefas, o que foi feito e quais ações foram tomadas. Resumindo, o processo de fluxo de trabalho ajudará a organizar todas as atividades e garantir que as informações sejam entregues com segurança às pessoas certas no momento certo.
Contratar uma empresa especializada em automação de workflow administrativo vai garantir que sua empresa não só colha esses benefícios, mas também as inúmeras vantagens que o processo traz para quem deseja otimizar seus negócios para ganhar um maior market share, pois o trabalho é bem executado. Será simplificado, o que ajudará a aumentar a receita.
Importância do workflow administrativo para a gestão de uma empresa?
Quando falamos sobre fluxo de trabalho, mencionamos imediatamente a tecnologia.
Não que a automação seja um requisito obrigatório para a organização do fluxo de trabalho, mas não há dúvida de que é uma mão no volante.
É inegável que essas ferramentas facilitam a execução de diversas atividades. O uso de plataformas simples, mesmo gratuitas, pode melhorar a eficiência do trabalho e otimizar muito o seu tempo diário.
O fluxo de trabalho permite que você registre dados específicos que o ajudam a obter uma visão geral do seu negócio. Com isso, os gestores podem gerenciar melhor os recursos e fazer planos mais viáveis de curto, médio e longo prazo.
Sendo assim, o workflow é uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões.
Acesse nossa plataforma e confira as soluções do Zoho Workplace!
Comments