Uma boa plataforma de colaboração vai oferecer formas novas e eficientes de comunicação e trabalho diariamente na sua empresa. A tecnologia pode transformar radicalmente a forma como o time produz, levando a uma maior eficiência, agilidade e satisfação.
Com um sistema eficaz, a coordenação e o acompanhamento do trabalho será fácil. É possível monitorar, ajustar, verificar dados em tempo real e, principalmente, se livrar de muitas dores de cabeça ou prejuízos que você teria caso não contasse com essa precisão.
Essas vantagens e muitas outras você poderá encontrar no Zoho Workplace. A ferramenta vai ajudar o seu time a simplificar fluxos, ganhando em produtividade, boa comunicação, e impulsionando os resultados do trabalho colaborativo.
Vamos lá? Continue a leitura e entenda como aproveitar as vantagens da plataforma de colaboração!
O que é uma plataforma de colaboração
Uma plataforma de colaboração é uma ferramenta digital, geralmente na nuvem, que permite às pessoas trabalharem em conjunto, compartilhando dados e arquivos. A interação funciona em tempo real, com recursos que facilitam esse processo.
A plataforma de colaboração também permite a troca dos mais diversos documentos, além de ter um sistema de mensagens instantâneas em grupo ou privado e facilitar o gerenciamento, a atribuição, acompanhamento e o estabelecimento de prazos para tarefas.
Para coordenar agendas, algumas plataformas oferecem calendários compartilhados, opções de videoconferência e mais.
O software colaborativo deve contribuir para aumentar a produtividade dos profissionais. Assim, eles podem trabalhar juntos a qualquer momento, de qualquer lugar, com recursos avançados de interação.
São plataformas valiosas para quem quer reduzir erros e gargalos do trabalho remoto, híbrido ou presencial, gerando uma boa coordenação de forças-tarefas.
O que não pode faltar numa boa plataforma de colaboração online
Uma boa plataforma de colaboração deve ter vários recursos essenciais para garantir a produtividade, eficiência e uma comunicação fluida entre os membros da equipe. Aqui estão alguns elementos que não podem faltar:
1. Comunicação em tempo real
A tecnologia ajuda a garantir que todos os membros da equipe estejam sempre conectados, integrados e informados com base em dados.
Chats, videoconferências e chamadas de voz são fundamentais para a comunicação imediata entre os profissionais da empresa. A plataforma deve facilitar a comunicação rápida e eficiente a qualquer momento.
Conte com o Zoho Cliq e o Zoho Meeting! Os dois aplicativos fazem parte do Zoho Workplace, a suíte de produtividade com excelente custo-benefício.
O Zoho Cliq é o chat corporativo com diversos recursos para acelerar a eficiência. Enquanto isso, o Zoho Meeting hospeda webinars e videoconferências. Com as duas ferramentas completas, a equipe fica conectada e integrada.
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2. Gerenciamento de tarefas e projetos
O sistema deve permitir criar e acompanhar o progresso de tarefas e projetos. Além disso, deve entregar recursos para organização, como listas de tarefas, atribuição de responsabilidades, prazos e acompanhamento do progresso.
São funções essenciais para manter o fluxo de trabalho eficiente. Assim, ajuda a manter os projetos organizados e concluir tarefas dentro dos prazos.
O Zoho Connect é o sistema ideal para te ajudar a coordenar a sua equipe. Ele é uma intranet social corporativa, e funciona como uma verdadeira rede social. Assim, a equipe poderá atualizar o status das demandas, debater em fóruns, fazer publicações, menções e muito mais.
O gerenciamento de tarefas fica muito mais fácil, eficiente e rápido.
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3. Integração com outras ferramentas
A tecnologia deve ter a capacidade de se integrar com outras ferramentas e plataformas de produtividade, gerando um ecossistema de ferramentas que trabalham juntas de forma harmoniosa, centralizando dados, aumentando a produtividade e sincronizando as equipes de diferentes departamentos para evitar erros ou duplicação de esforços.
4. Armazenamento e compartilhamento de arquivos
A plataforma de colaboração online deve ser uma área segura e de fácil acesso para armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, planilhas, apresentações, imagens e outros arquivos. O acesso e a colaboração em arquivos devem ser facilitados ao máximo para as pessoas autorizadas.
Por isso, no Zoho WorkDrive, o aplicativo de armazenamento em nuvem do Zoho Workplace, a sua equipe terá tudo isso e muito mais.
Basta configurar o controle de acessos para garantir a máxima segurança e deixar que o time colabore, tenha os documentos disponíveis sempre que necessário e trabalhe em qualquer lugar, a qualquer momento.
5. Controle de versões e histórico de alterações
A plataforma entrega a capacidade de rastrear alterações nos documentos, monitorar, acompanhar comentários e reverter para versões anteriores, se necessário, evitando a perda de dados importantes.
Esse acompanhamento também é possível no gerenciamento de tarefas e projetos, com visibilidade sobre o status, as alterações e as responsabilidades de cada membro da equipe.
6. Notificações personalizáveis
Manter a equipe informada e atualizada é essencial, mas a sobrecarga de informações pode ser tão problemática quanto a falta de comunicação. É aqui que entram as notificações personalizáveis, uma funcionalidade essencial.
Com alertas e notificações ajustáveis, você pode garantir que sua equipe receba as informações certas no momento certo, com diferentes níveis de prioridade e sem sobrecarga.
Saiba como evitar interrupções durante o trabalho
7. Acessibilidade e mobilidade
Uma boa plataforma de colaboração online permite acesso a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet. Assim, os membros da equipe trabalham de qualquer lugar, de forma remota e com flexibilidade.
A plataforma deve ser acessível em desktop, smartphone, tablets e mais. Assim, a equipe pode colaborar de qualquer lugar, seja em trabalho remoto, viagens a trabalho, reuniões com o cliente, deslocamentos e outras situações.
Confira os aplicativos móveis do Zoho Workplace
8. Segurança e controle de acesso
Proteção de dados com criptografia, controle de permissões e autenticação de dois fatores são apenas algumas das tecnologias fundamentais para garantir a segurança das informações compartilhadas na sua plataforma.
Os recursos de segurança robustos devem seguir as regulamentações relevantes, protegendo informações sensíveis conforme as leis nacionais e internacionais.
Quer saber mais e impulsionar a proteção de dados na empresa? Confira o guia completo de segurança!
9. Colaboração em tempo real em documentos
A capacidade de editar, criar e trabalhar em documentos simultaneamente com outros membros da equipe, com comentários e sugestões em tempo real, promove uma colaboração mais dinâmica e proativa.
Então, a tecnologia deve permitir essa troca, aumentando a eficiência.
Por isso, o Zoho Workplace conta com o Pacote Office: Zoho Writer, processador de texto, Zoho Sheet, para processar planilhas de forma avançada, e Zoho Show, para construir as suas apresentações.
Em todos eles, a sua equipe pode colaborar em tempo real, deixar comentários, anotações, fazer alterações e ter um registro dos movimentos de cada usuário.
10. Interface intuitiva
Uma interface simples e fácil de usar reduz o tempo de aprendizado e melhora a eficiência da equipe, representando um investimento que pode trazer retornos em produtividade e rápida adoção da ferramenta. Ao focar na usabilidade, você pode criar um ambiente de trabalho mais eficiente.
Zoho Workplace é a plataforma de colaboração que sua empresa precisa
Se você busca uma boa plataforma de colaboração online, o Zoho Workplace oferece tudo o que você precisa e muito mais. A suíte completa de aplicativos e ferramentas de colaboração tem todos os recursos voltados para melhoria do trabalho em equipe.
A tecnologia inclui e-mail, bate-papo, calendário, processamento de texto, planilhas, apresentações, intranet corporativa, aplicativo para notas, videoconferência e hospedagem de webinars, armazenamento de arquivos em nuvem e muito mais.
Integração
Todas as ferramentas do Zoho Workplace são integradas, centralizando informações para melhorar a eficiência das equipes de vários departamentos.
O Zoho Workplace é compatível com outras ferramentas populares de terceiros e da Zoho. Assim, você não precisa se preocupar com a transição ou dificuldades de colaborar em diferentes sistemas.
Dados na nuvem e unificados
Aproveite o armazenamento em nuvem e a integração também em suas várias ferramentas. Os arquivos são organizados em pastas e é possível acompanhar as diferentes versões, com atualizações de dados em tempo real.
Você pode checar histórico de alterações, rastrear a evolução, e trabalhar ao mesmo tempo com segurança e fácil acesso aos anexos importantes. O trabalho remoto fica mais produtivo, protegido e ágil.
Segurança
A plataforma conta com recursos avançados e robustos de segurança para proteger os dados e a privacidade das informações da empresa e dos colaboradores, sempre de acordo com as regulamentações nacionais e internacionais.
Você terá criptografia, arquivos automaticamente armazenados em backups, minimizando o risco de perdas, e a plataforma em conformidade com padrões de segurança rigorosos.
Conte também com controles de acesso, autenticação de dois fatores, transparência e política de privacidade.
Preço com melhor custo-benefício
O custo-benefício é o melhor do mercado, com valores a partir de R$12 por usuário.
A plataforma oferece diferentes planos de assinatura, e você pode escolher o que melhor se adapta ao tamanho da equipe e às necessidades da empresa. É escalável para atender às diversas empresas, os seus portes e mudanças, e entrega um suporte humanizado e excelente.
O Zoho Workplace também oferece preços competitivos em comparação com outras soluções no mercado. Os seus feedbacks são ótimos, e 82.9% dos usuários experimentaram uma experiência de e-mail segura, com 14% atestando aumento de produtividade na rotina de trabalho.
Quer conhecer melhor essa plataforma de colaboração e acelerar os processos diários? Visite o Zoho Workplace.
Vantagens de investir numa plataforma de colaboração
O software, ou plataforma de colaboração online, reúne ferramentas projetadas para facilitar a comunicação, a cooperação e o trabalho da equipe, independentemente de sua localização - permitindo compartilhar informações, ideias, tarefas e documentos em tempo real.
Confira, a seguir, mais vantagens dessa ferramenta:
Facilitar a comunicação eficiente
De acordo com pesquisa do G1, colaboradores desmotivados podem ser 125% menos produtivos!
Quando você permite que os colaboradores trabalhem ilhados, separados da equipe e com dificuldades de comunicação, além de sujeitos a erros por fluxos desconexos, o resultado pode ser muita frustração e uma equipe sem engajamento.
A integração de equipes pode ser otimizada a partir de uma plataforma colaborativa, com comunicação facilitada a partir de mensagens, videochamadas, acompanhamento de tarefas, compartilhamento e edição de documentos. Tudo em tempo real.
Promover o trabalho em equipe
É natural que os profissionais tenham uma rotina com grande fluxo de informações e tarefas individuais, embora todas façam parte de um mesmo projeto e precisem das mãos de mais de um colaborador.
Nesse ponto, contar com uma plataforma de colaboração em tempo real é essencial para garantir a continuidade precisa e coesa das tarefas, além da harmonia entre cada alteração. Com o sistema, também é mais fácil trocar insights, construir ideias, atribuir e identificar os responsáveis por cada demanda.
Aumentar a produtividade
Por facilitar, automatizar e agilizar o trabalho diário, trazendo precisão e eficiência, é natural que o software colaborativo também ajude na produtividade. Ele permite que os profissionais atuem simultaneamente em uma mesma demanda.
Além disso, a plataforma de colaboração permite mobilidade: o trabalho completo pode ocorrer de qualquer lugar, a qualquer momento, o que também contribui para a produtividade.
Promover acessibilidade e flexibilidade
Uma plataforma de colaboração bem projetada gera acessibilidade e flexibilidade, torna o ambiente de trabalho mais inclusivo, e permite a colaboração de forma mais eficiente.
Os recursos incluem o acesso remoto, compatibilidade com diversos dispositivos, facilidade de uso, acessibilidade para PcDs, flexibilidade de horários, tradução de conteúdos e mais.
Fomentar a inovação e criatividade
Por fim, a boa plataforma de colaboração fomenta a inovação e a criatividade, já que permite um ambiente intuitivo para o compartilhamento de ideias e o desenvolvimento de soluções criativas, embasadas em dados.
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