Sabemos que o onboarding digital de novos colaboradores pode ser um processo desafiador. Afinal, a recepção de novos colaboradores, ainda mais online, deve ser feita com cuidado para garantir um ambiente de trabalho agradável e eficiente.
Neste post, você vai entender como criar um onboarding digital otimizado, com um passo a passo completo, os seus benefícios e dicas imperdíveis.
Além disso, para te ajudar nessa missão, queremos te apresentar o Zoho Meeting!
A plataforma vai te mostrar a importância da tecnologia para o desenvolvimento do melhor onboarding digital. Vamos lá?
Importância de fazer o onboarding digital de novos funcionários
Segundo o estudo do Índice HP de Relacionamento com o Trabalho, realizado pela HP Inc., o impacto de relacionamentos saudáveis no trabalho é gigante para os colaboradores.
O estudo, feito em 2023, com 15,6 mil entrevistados de variados setores em 12 países, mostra que:
- Apenas 27% dos entrevistados têm uma relação saudável com suas ocupações;
- Eles relatam menos produtividade (34%), mais desinteresse (39%) e maior desconexão (38%);
- Mais de 71% consideram deixar a empresa;
Os entrevistados informaram que anseiam por propósito, capacitação e conexão. Querem lideranças transparentes, flexíveis, ganhando mais confiança nas próprias habilidades e nas boas ferramentas para trabalhar.
Para obter tudo isso, é indispensável começar com um bom onboarding digital.
Através da recepção de novos colaboradores, é possível gerar integração, conexão, transmitir propósitos e capacitar.
O colaborador deve ser engajado com as equipes e as lideranças desde o início da sua jornada na empresa, e apenas o onboarding eficiente promove a integração rápida.
Esse processo deve entregar o acesso a informações essenciais, o treinamento para usar as tecnologias da empresa, desenvolver habilidades e gerar o envolvimento com o time.
Como fazer um onboarding digital
Como você viu, o onboarding digital é essencial para garantir que os novos funcionários que trabalham de forma híbrida, remota e até presencial, se integrem à empresa e às tecnologias usadas, compreendendo a sua função desde o início.
Fazer o onboarding digital de novos funcionários irá garantir uma transição suave e bem-sucedida para a empresa, cuidando dos desafios únicos das novas interações virtuais. Apenas uma integração bem-sucedida cria uma base sólida para o crescimento da equipe.
Entenda o passo a passo para o seu onboarding digital:
1. Envie o kit de boas-vindas ao novo colaborador
O kit de boas-vindas é uma ferramenta essencial para onboarding, ajudando os novos colaboradores na familiarização com a empresa, com a equipe e com as suas funções.
Então, para mostrar a identidade da sua organização e acolher o novo colaborador que opera de forma remota, envie o kit de boas-vindas aos seus profissionais. Inclua mimos, como blusas, cadernos, canetas, bottons, cartões, canecas e mais.
Inclua os recursos necessários para o trabalho. Se o novo colaborador mora a uma certa distância, lembre-se de realizar o envio com antecedência.
Confira dicas para dar as boas-vindas!
2. Adicione o novo funcionário nos canais de comunicação empresarial
O departamento de Recursos Humanos deve fornecer acesso às contas e ferramentas que o profissional irá precisar para trabalhar.
Deve ser feita a criação do e-mail corporativo e a adição em canais de comunicação internos, como o chat da empresa.
Lembre-se de todos os recursos usados pela empresa para durante os processos de trabalho remoto, inclusive o uso de uma intranet corporativa. Esses procedimentos irão integrar, socializar e situar o novo colaborador desde o início.
Além disso, o colaborador deve ser treinado no uso dessas ferramentas. O onboarding digital deve entregar as informações, recursos e todo o suporte necessário para que o profissional realize as suas tarefas de forma eficaz.
3. Anuncie a chegada do novo colaborador aos demais funcionários
Para o colaborador, a sua chegada é o grande dia. Ele fará a diferença para os resultados da empresa, na sua cultura e no dia a dia da equipe. Então, entregue uma ótima primeira impressão para o colaborador.
Já anuncie as boas-vindas nas ferramentas usadas pela empresa. Avise aos atuais colaboradores e marque o usuário no grupo geral do chat, com um excelente post com mensagens positivas.
Você pode ainda:
- Criar um anúncio no mural online da empresa (em fóruns, por exemplo) ou em um post de uma plataforma de comunicação interna.
- Enviar um e-mail para a equipe com uma foto e uma breve apresentação do novo colaborador.
- Organizar um breve momento de integração.
Faça com que ele se sinta confortável e familiarizado, disponibilize guias e deixe o canal aberto para uma comunicação transparente e feedbacks construtivos.
4. Agende reuniões online de integração
Por fim, marque na agenda do time a reunião que dará as boas-vindas ao novo colaborador e apresentará a equipe.
Vá com objetivos claros, planejamento de tópicos abordados, data agendada, prazo estimado, todos os colaboradores relevantes convidados e convites detalhados (com data, hora, link e duração prevista).
Lembre-se de começar com uma apresentação pessoal. O funcionário deve conhecer os seus colegas de trabalho em um momento de integração, harmonia e interação.
Então, informe, de forma breve, as funções e principais demandas de cada um. Deixe que eles se apresentem e troquem contatos.
Essa reunião também deve ocorrer com a liderança, transmitindo as políticas, a cultura, a história da empresa, a estrutura organizacional, os procedimentos, as responsabilidades, os valores, objetivos e os comportamentos esperados.
Os líderes de outros setores devem estar presentes para que a integração seja completa. Assim, será mais fácil manter a comunicação com o novo colaborador sempre que necessário.
Conte com o Zoho Meeting no onboarding de novos funcionários
O onboarding digital deve permitir o acesso a informações importantes sobre a empresa, como políticas, cultura, valores, diretrizes e processos. Então, inclua materiais de referência para ajudar na adaptação.
Os novos colaboradores devem se familiarizar com as responsabilidades e rotinas do cargo. A conexão com a equipe deve ser fluida através das tecnologias certas, como plataformas de comunicação e colaboração, videoconferências, chats, compartilhamento de arquivos e mais
Você encontrará tudo isso e muito mais na suíte de produtividade Zoho Workplace, que tem as maiores vantagens em termos de custos e de benefícios.
O Zoho Workplace engloba o Zoho Mail (e-mail corporativo), Zoho Connect (intranet corporativa), Zoho Cliq (chat corporativo) e muito mais.
São oito aplicativos capazes de impulsionar os resultados do seu escritório digital!
E mais: se você quer promover um ambiente de trabalho virtual colaborativo e produtivo, conte com o Zoho Meeting. O software, que também é parte do Zoho Workplace, é uma plataforma de videoconferência e colaboração online.
A ferramenta é essencial para realizar sessões de onboarding digital, treinar ou orientar novos membros, independentemente da localização.
O Zoho Meeting permite:
- Agendar reuniões específicas de onboarding digital;
- Enviar convites detalhados;
- Fazer apresentações interativas e treinamentos;
- Gravar aulas para futuros colaboradores que não conseguiram estar em tempo real;
- Interagir em tempo real;
- Compartilhar documentos e outros recursos;
- Estimular a interação e o esclarecimento de dúvidas;
- Fazer demonstrações;
- Integrações com outras ferramentas para impulsionar a produtividade;
- Testes e avaliações sobre informações;
- Usar enquetes ou questionários;
- Obter suporte técnico em tempo real;
- Compartilhar a tela;
- Solicitar feedbacks e obter insights;
O Zoho Meeting vai te ajudar no onboarding digital, proporcionando uma experiência interativa para os novos funcionários, acelerando a integração e a compreensão das características da empresa e da equipe.
Aproveite essa abordagem valiosa para impulsionar resultados!
Você terá colaboração em tempo real, facilidade de comunicação, envolvimento e interação, esclarecimento de dúvidas e gravações - até mesmo para revisitar o conteúdo posteriormente, caso precisem relembrar informações.
Use o compartilhamento de tela para demonstração de processos, apresentação de materiais e colaboração. Mostre o seu trabalho, oriente e gere engajamento.
Use a suíte completa Zoho Workplace e aproveite os benefícios do Zoho Meeting para o onboarding digital. Proporcione uma experiência integradora, eficiente e valiosa para os seus novos colaboradores!
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