As equipes são cada vez mais diversas e muitas vezes distribuídas em diferentes localidades. Por isso, a plataforma de colaboração se tornou uma necessidade. Ela pode conectar equipes remotas, otimizar projetos ou acelerar tomadas de decisão, virando o alicerce que mantém os profissionais integrados e produtivos.
Por isso, para manter a colaboração num mercado tão cheio de variáveis, você precisa saber o que a sua plataforma deve oferecer, como escolher a tecnologia ideal e quais os recursos que devem ser priorizados.
Conheça o guia completo, desenvolvido em parceria com o Zoho Workplace e a Safetec, que se destacam na oferta de soluções integradas e inovadoras para transformar a gestão empresarial.
A Safetec tem mais de 19 anos de experiência no setor das soluções tecnológicas e de inovação, ajudando a otimizar a produtividade nas empresas. É uma consultoria em soluções de computação em nuvem, com mais de 1 milhão de usuários, localizada no Porto Digital de Recife.
A empresa colabora com a Zoho em uma parceria estratégica para entregar soluções inovadoras, personalizadas e de muito valor para o dia a dia das corporações.
O Zoho Workplace é justamente esse tipo de solução otimizada: uma plataforma completa, que reúne diversas ferramentas essenciais para a colaboração, produtividade e gestão de negócios.
Ele inclui aplicativos para comunicação (e-mail, chat, webinars e videochamadas), criação de documentos, planilhas, apresentações, armazenamento na nuvem e intranet social corporativa.
Com uma interface intuitiva e integração entre os aplicativos, o Zoho Workplace é ideal para empresas que buscam eficiência e conectividade em suas operações diárias.
Então, vamos lá?
O que priorizar na escolha de uma plataforma de colaboração
Você sabia que, segundo um estudo da Gallup no mundo, apenas 20% dos colaboradores se sentem engajados com seus trabalhos? Como você pode fazer para motivar os seus funcionários e melhorar resultados? Veja dicas para romper com as estatísticas.
Para começar, confira os 10 aspectos essenciais a considerar para sua plataforma de colaboração:
1. Comunicação eficaz entre os times
A plataforma deve oferecer ferramentas para uma comunicação fluida, como chat em tempo real, chamadas de áudio e vídeo, além de integração com e-mails. A troca de informações precisa ser clara e acessível para evitar ruídos e garantir alinhamento.
Por isso, o Zoho Workplace conta com o Zoho Cliq, o Zoho Mail e o Zoho Meeting!
O Zoho Cliq é o chat corporativo com várias funcionalidades para acelerar a eficiência. O Zoho Mail é o e-mail corporativo com absoluta segurança e filtros anti-spam. Enquanto isso, o Zoho Meeting hospeda webinars e videoconferências. Com as ferramentas completas, a sua equipe permanece conectada e pronta para colaborar.
2. Gestão de tarefas e projetos
Uma boa plataforma de colaboração deve permitir a criação, organização e acompanhamento de demandas e fluxos. Recursos como listas de tarefas, cronogramas e atribuição de responsabilidades ajudam a manter o foco, atualizar a equipe e garantir que os prazos sejam cumpridos.
A plataforma deve permitir o monitoramento das tarefas em tempo real, para verificar o seu progresso, além de organizar as demandas, fazer atribuição de responsabilidades, delimitar prazos e verificar a performance. Assim, você mantém as tarefas organizadas.
E você encontrará tudo isso no Zoho Connect! Ele também faz parte do Zoho Workplace, e é o aplicativo essencial para te ajudar a coordenar a sua equipe.
Trata-se de uma intranet social corporativa, ou seja, uma verdadeira rede social na qual a equipe pode se comunicar, debater em fóruns, comentar em posts, atualizar o status das demandas, fazer publicações, menções e mais.
3. Integração entre ferramentas
Ter uma plataforma que se integre a outros aplicativos que você já utiliza (como CRM, softwares de RH e ferramentas de análise de dados, por exemplo) facilita a centralização das operações e dos dados, e evita o desperdício de tempo alternando entre diferentes sistemas.
A tecnologia que sua empresa vai usar precisa se integrar com outras ferramentas de produtividade usadas na organização.
Com isso, você garante um ecossistema de ferramentas que trabalham juntas e assim alinham também os setores que usam esses sistemas. Você passa a aumentar a produtividade, sincronizar os times de diferentes departamentos, evitar erros ou duplicação de esforços e aumentar a eficiência.
4. Armazenamento de arquivos
É essencial que a plataforma ofereça armazenamento centralizado, onde os membros da equipe possam compartilhar documentos, planilhas, apresentações e outros arquivos sem complicações. Além disso, deve ser fácil encontrar e acessar os materiais sempre que necessário.
Ou seja, uma plataforma de colaboração é uma área segura e de fácil acesso para armazenar os seus dados nos mais variados formatos, além de compartilhar e colaborar com a equipe - o conjunto de pessoas autorizadas a acessar os arquivos.
Por isso, você pode contar com o Zoho WorkDrive, o aplicativo de armazenamento em nuvem da suíte de produtividade Zoho Workplace. Nele, a sua equipe terá essa capacidade de armazenamento e muitos outros recursos.
Basta configurar o controle de acessos e você irá garantir a máxima segurança. O seu time poderá colaborar, verificar os documentos sempre que necessário e trabalhar de qualquer lugar, a qualquer momento.
5. Controle de versões e histórico
Para evitar confusões ou perda de históricos importantes, a plataforma deve incluir controle de versões em documentos compartilhados. Isso garante que você possa acompanhar edições e restaurar versões anteriores quando necessário.
Então, verifique se a plataforma tem a capacidade de rastrear alterações nos documentos, monitorar as modificações, acompanhar comentários e voltar para versões anteriores para não correr o risco de perder dados.
Esses mesmos recursos devem ser possíveis para tarefas e outras partes do projeto, com visibilidade sobre o status, as alterações e as responsabilidades de cada colaborador.
6. Personalização das notificações
Nem todos os membros da equipe precisam ser notificados de tudo. A possibilidade de personalizar notificações ajuda a reduzir distrações e garante que cada colaborador receba apenas informações relevantes para suas atividades.
Afinal, manter a equipe informada é essencial, mas a sua empresa não deseja a sobrecarga de informações, que pode ser um problema. Por isso, verifique se a plataforma escolhida tem notificações personalizáveis.
Com elas, você pode garantir que sua equipe receba as atualizações certas no momento certo, com diferentes prioridades e urgências.
7. Acessibilidade e mobilidade
Com o aumento do trabalho remoto e híbrido, é essencial que a plataforma funcione bem em dispositivos móveis. Isso permite que os colaboradores tenham acesso às ferramentas e informações de qualquer lugar, a qualquer momento.
Então, lembre-se que a boa plataforma de colaboração online deve poder ser acessada a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet, seja o seu tablet, desktop ou smartphone, por exemplo.
Assim, os colaboradores trabalham de qualquer lugar, de forma remota e com flexibilidade, mesmo que estejam em uma viagem a trabalho, em um deslocamento, negociações, reuniões e mais.
8. Segurança
A segurança dos dados é um fator crítico. A plataforma deve oferecer criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores e conformidade com regulamentações como o GDPR e LGPD, entre outros recursos de proteção de dados. Isso protege informações sensíveis contra acessos não autorizados.
Conte também com o controle de permissões para que apenas os colaboradores com acesso possam ver os diferentes dados. Essas são apenas algumas das tecnologias fundamentais para garantir a segurança dos processos na sua empresa, e o Zoho Workplace tem todos eles e muitos mais.
A segurança robusta é necessária para que a sua empresa esteja sincronizada com as regulamentações relevantes, sejam nacionais ou globais.
Confira o guia completo sobre políticas de segurança!
9. Colaboração em tempo real
A capacidade de editar documentos simultaneamente, realizar brainstormings e tomar decisões coletivas em tempo real agiliza o trabalho e melhora a interação entre os membros da equipe.
Na plataforma de colaboração, vocês devem poder editar, criar e trabalhar em documentos simultaneamente com outros colaboradores, com comentários, edições, notificações e sugestões em tempo real.
Assim, você terá uma colaboração proativa, aumentando a eficiência.
10. Interface intuitiva
Por fim, uma interface amigável e fácil de usar é indispensável. Quanto menos tempo a equipe gastar aprendendo a usar a plataforma, mais produtiva ela será. Além disso, uma experiência intuitiva incentiva o uso consistente da ferramenta.
Então, escolha uma plataforma de colaboração com uma interface simples e fácil de usar. Lembre-se que isso reduz o tempo necessário para o aprendizado das suas funcionalidades, o que agiliza o retorno sobre o investimento feito durante a adoção da ferramenta.
Como Zoho Workplace otimiza a colaboração
O Zoho Workplace é a plataforma completa, projetada para otimizar a colaboração e a produtividade na sua empresa.
Com ferramentas de escritório integradas, desde comunicação e compartilhamento de arquivos até gestão de demandas, a suíte de produtividade facilita o fluxo de trabalho e reduz a necessidade de alternar entre diferentes interfaces, o que economiza tempo.
Você terá:
Zoho Mail: e-mail corporativo com filtros avançados e outros recursos;
Zoho Cliq: chat corporativo com chamadas de áudio e vídeo;
Zoho Meeting: hospedagem de webinars e videoconferências;
Zoho WorkDrive: sistema de armazenamento em nuvem;
Zoho Writer: processador de texto colaborativo;
Zoho Sheet: processador de planilhas com fórmulas avançadas;
Zoho Show: criação de apresentações dinâmicas com mais de 100 templates;
Zoho Connect: intranet social corporativa;
Todas as ferramentas de criação (Writer, Sheet e Show) permitem que vários usuários trabalhem no mesmo documento em tempo real, com comentários, marcações, brainstorming coletivo e muito mais.
Possuem também versões mobile otimizadas para Android e iOS, permitindo que equipes trabalhem de qualquer lugar, inclusive com recursos que funcionam sem conexão à internet, com sincronização automática quando estiver online novamente.
A inteligência artificial integrada da Zia estará presente para ajudar com sugestões, correções, e também prevendo tarefas, respondendo a perguntas e gerando insights úteis.
Você terá criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores (2FA), conformidade com GDPR e LGPD, controle rigoroso de quem pode acessar e modificar informações dentro da plataforma - e vários outros recursos robustos de segurança.
Então, se você busca uma boa plataforma de colaboração online, conte com o Zoho Workplace e garanta tudo o que você precisa e muito mais. Todas as suas ferramentas são integradas, centralizando informações para melhorar a eficiência.
E mais: possui um dos melhores melhores custo-benefícios, com planos e preços a partir de R$12,00 por usuário. Você verá diferentes planos de assinatura, segundo as necessidades da sua empresa, e com escalabilidade.
Quer conhecer a melhor plataforma de colaboração? Visite o Zoho Workplace.
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