A equipe deve permanecer focada na realização das tarefas diárias para manter a produtividade e a eficiência, mas, no dia a dia acelerado, a rotina é mais desafiadora e cheia de distrações. Então, como evitar interrupções no trabalho e garantir bons resultados?
Entenda aqui como evitar pausas desnecessárias no trabalho, confira 5 exemplos desse cenário e saiba as ferramentas certas para te ajudar. Boa leitura!
5 exemplos de interrupções no trabalho: se identifica com alguma?
É comum que colaboradores interrompam uns aos outros sem cerimônia, seja para falar sobre o trabalho ou não. Independente da interrupção ser informal ou profissional, ela acaba quebrando a concentração, podendo gerar prejuízos.
De acordo com uma pesquisa da Universidade da Califórnia Irvine, as pessoas gastam em média 11 minutos em uma tarefa antes de interrupções. Depois, levam em média 25 minutos para voltar ao que importa.
Por esse dado, é possível perceber o quanto as interrupções geram efeitos na produtividade, energia e satisfação no trabalho, não é mesmo? Além disso, podem triplicar as taxas de erro, segundo o Journal of Experimental Psychology.
Confira 5 exemplos de interrupções no trabalho bastante comuns:
1. Ser chamado para reunião que não foi agendada
As reuniões não agendadas podem interromper o cumprimento de demandas e a concentração. Além disso, os colaboradores precisam se preparar para as reuniões, comparecer às reuniões e depois recuperar o trabalho perdido nesse tempo.
Lembre-se também que as reuniões podem ser improdutivas se não forem bem planejadas.
2. Verificar e-mails e conversas de trabalho durante tarefas
E-mails e mensagens constantes em aplicativos de chat do trabalho podem ser uma distração, causando pausas e atrasos em tarefas que precisam de atenção. É difícil se concentrar no trabalho com a chegada de notificações o tempo todo.
Reserve um tempo específico para responder às mensagens.
3. Notificações de redes sociais
As notificações de redes sociais podem vir do smartphone ou do próprio computador do trabalho, quando o profissional fica conectado às suas contas. Mensagens, interações e outras notificações desnecessárias geram interrupções no trabalho que resultam em erros e atrasos.
4. Caixa de entrada sem filtros
Uma caixa de entrada de e-mail desorganizada pode ser uma fonte de estresse e de dificuldade para encontrar e-mails importantes. Com muitos e-mails não lidos, é tentador verificar sua caixa de entrada com frequência, além de facilitar a ocorrência de erros em e-mails.
5. Falta de organização nas tarefas
Com muitas tarefas para concluir e sem senso de qual deve ser priorizada, pode ser difícil cumprir urgências. O profissional pode acabar se sentindo sobrecarregado, além de adiar tarefas que parecem difíceis ou assustadoras.
Como o Zoho Workplace ajuda a reduzir interrupções no trabalho
O Zoho Workplace é um pacote que impulsiona a produtividade e vem com vários recursos úteis para reduzir as interrupções digitais enquanto a sua equipe trabalha. Entenda como:
1. Organize suas tarefas com Zoho ToDo/Tasks
O Zoho ToDo é uma ferramenta essencial para que você gerencie tarefas e organize as suas atividades, priorizando o trabalho e acompanhando o progresso das demandas. Defina prazos, atribua prioridades e foque no que realmente importa.
Saiba o que está concluído ou pendente, crie listas de verificação, defina lembretes para não perder a concentração e mantenha todo o fluxo sobre controle.
2. Evite reuniões inesperadas com Zoho Calendar
O Zoho Calendar é um calendário online que vai te ajudar a gerenciar compromissos de forma eficiente. Com a ferramenta, será fácil comunicar a disponibilidade de cada colaborador.
Usando o Zoho Calendar, você pode marcar horários livres e ocupados, informando aos
outros que você está disponível durante determinados horários do dia ou da semana. Assim, todos poderão evitar reuniões não planejadas em horários indisponíveis.
Use a tecnologia a seu favor! O Zoho Calendar já vem integrado ao Zoho Meeting para que você possa agendar, gravar e participar de reuniões remotamente.
Descubra formas de tornar a sua reunião online mais produtiva!
3. Organize sua caixa de entrada com Zoho Mail
O Zoho Mail é uma plataforma de e-mail segura que vem com recursos para gerenciar mensagens de forma eficiente.
Quando tiver e-mails importantes aos quais não pode responder imediatamente, mas precisa responder mais tarde, você pode usar o recurso Snooze no Zoho Mail para armazenar as mensagens em uma pasta separada e recuperá-las quando puder respondê-las.
Você também pode usar as configurações de filtros de entrada, definindo condições para que os e-mails sejam adiados pelo tempo predefinido. Organize, sinalize, marque e gerencie e-mails à vontade.
4. Use o modo “não perturbe”
O modo "Não Perturbe" no Zoho Workplace permite que você não receba interrupções de mensagens ou atividades, o que é especialmente útil quando você deseja se concentrar em uma tarefa importante.
Evite ser bombardeado com mensagens de texto ou ligações em qualquer um dos aplicativos do Zoho Workplace e, se preciso, avise a todos que, por exemplo, "Não estará disponível nas próximas 3 horas".
Para garantir o melhor trabalho diário na empresa, sem interrupções, com toda produtividade e eficiência, conheça mais sobre o Zoho Workplace!
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