A improdutividade no trabalho é um problema que afeta empresas de todos os portes e setores. Esse obstáculo gera impactos diretos na eficiência, nos resultados, na qualidade do produto ou serviço e na gestão da equipe.
É normal que a produtividade apresente variações ao longo dos dias, mas a empresa deve trabalhar para eliminar hábitos e déficits capazes de atrapalhar a rotina da equipe, buscando soluções eficazes.
Então, para te ajudar a combater a improdutividade e evitar prejuízos, continue a leitura e confira um guia que desvenda as principais causas da improdutividade, as estratégias para prevenção e a implementação de soluções. Confira!
O que causa a improdutividade dos colaboradores?
Em pesquisa realizada pela Reclaim.ai, com cerca de 2.000 profissionais, foi constatado que apenas 12% dos colaboradores são totalmente produtivos por mais de seis horas no trabalho.
Dessa forma, um dos maiores desafios que os gestores enfrentam é entender o que pode estar causando a improdutividade diária.
Existem várias causas para a improdutividade no trabalho. Aqui estão algumas das mais comuns:
1. Ambiente de trabalho inapropriado
Ruídos excessivos, falta de iluminação adequada, cadeiras desconfortáveis, temperaturas extremas e um ambiente desorganizado podem ter um impacto significativo na produtividade. Além disso, uma atmosfera de trabalho tóxica, com conflitos constantes, falta de inclusão, cooperação e valorização, pode prejudicar os resultados.
2. Interrupções frequentes
Você sabia que colaboradores enfrentam, em média, 31,6 interrupções por dia? Além disso, a liderança classifica a sua capacidade de defender a equipe de interrupções em 5,3, em uma escala de 1 a 10. A verdade é que interrupções constantes podem atrapalhar o fluxo de trabalho diário das organizações, gerando improdutividade.
Lembre-se que boas ferramentas como o Zoho Workplace podem te ajudar nessa tarefa. Para evitar interrupções, o sistema permite habilitar o status "não incomodar", fazendo com que todas as notificações, sons, chamadas e pop-ups sejam silenciados.
3. Falta de ferramentas ou recursos adequados
Quando as ferramentas de produtividade adequadas não estão disponíveis, as tarefas podem demorar mais do que o necessário, com qualidade afetada, gastos desnecessários, mais estresse e frustração.
4. Falta de motivação
Quando os colaboradores se sentem motivados, eles estão mais propensos a alcançar os objetivos. Por outro lado, a falta de motivação pode levar ao desânimo, ao aumento de ausências, à diminuição do esforço e, consequentemente, à improdutividade. Ela gera mais despesas com demissões, contratações e treinamentos.
5. Estresse e burnout
A pressão excessiva, sobrecarga com tarefas e prazos, um ambiente de trabalho tóxico ou uma cultura organizacional ruim são fatores que geram estresse, a improdutividade no trabalho e até burnout - um estado de esgotamento físico, emocional e mental causado por estresse prolongado no ambiente de trabalho.
O burnout ocorre diante da sobrecarga dos colaboradores, que acabam por perder a motivação, sentindo fadiga, problemas de sono, dores de cabeça e musculares, dificuldade de manter o foco, sensação contínua de improdutividade e mais.
O burnout pode ser acelerado pela ausência de ferramentas ou suporte necessário para realizar as tarefas, alta competitividade no trabalho, uma cultura negativa e tóxica, falta de intervalos para descanso, metas irrealistas, dificuldade de priorizar tarefas e outros fatores.
É um problema sério que pode impactar significativamente a saúde e o bem-estar da sua equpe. Por isso, a liderança deve saber Reconhecer e prevenir os sinais.
6. Multitarefa
Quando tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo, nosso foco se divide entre as tarefas. Isso dificulta a concentração profunda, diminuindo a qualidade do trabalho. Isso também pode levar a erros que custam tempo e recursos para corrigir.
A multitarefa pode gerar ineficiência e atrasos, já que leva tempo para alternar entre demandas. Além de ser estressante, pois gera sobrecarga.
7. Falta de habilidades ou treinamento
A falta de conhecimento e capacitação pode levar a erros, o que pode causar atrasos, prejuízos e retrabalhos. Se os funcionários estão constantemente tentando descobrir como realizar as suas tarefas, podem deixar os clientes esperando pelos resultados.
Sem o treinamento adequado, os funcionários podem lutar para completar diariamente as demandas, contribuindo para a improdutividade no trabalho.
8. Falta de objetivos claros
Os objetivos e expectativas devem ser claramente definidos para que os colaboradores não apresentem dificuldades em entender o que é esperado deles e, portanto, possam ser produtivos.
Os objetivos claros são fundamentais, ajudando a manter o foco, evitando frustrações ou desmotivações e alinhando os esforços dos colaboradores em uma única direção.
Por isso, a iniciativa deve começar pelo gestor. A liderança precisa entregar exemplos práticos diários a partir de feedbacks naturais e constantes, planos de carreira que guiem os colaboradores, comunicação clara sobre as metas e mais.
9. Problemas de saúde e pessoais
A produtividade no local de trabalho também pode ser afetada por fatores como os problemas de saúde e questões pessoais da equipe.
Questões de saúde física e mental geram estresse para o colaborador, limitam a sua eficiência, podem levar à fadiga, diminuindo a concentração e a qualidade das demandas cumpridas.
Confira mais situações que diminuem a produtividade no trabalho!
Como evitar a improdutividade no ambiente de trabalho
Confira dicas para identificar e abordar as causas potenciais de improdutividade.
1. Estabeleça metas claras
Defina expectativas claras e metas realistas para cada demanda. Isso proporciona um sentido de direção e ajuda os funcionários a se concentrarem no que é importante, sem frustrações. A empresa deve investir em metas SMART: S (específicas), M (mensuráveis), A (atingíveis), R (relevantes) e com prazo (T).
O Zoho Connect tem exatamente o que você precisa! Basta implementar um Kanban de Meta SMART no Zoho Connect para organizar e visualizar suas metas de forma eficiente e clara.
Isso ajudará na definição e acompanhamento de objetivos de forma específica, mensurável, atingível, relevante e com prazo definido, segundo o que as metas SMART pedem. Depois, basta mover as tarefas enquanto progridem, passando para "concluído" quando as metas forem alcançadas.
2. Cuide do ambiente e minimize interrupções
Um ambiente de trabalho barulhento, agitado ou desorganizado pode levar à perda de concentração, gerando improdutividade. Então, invista em um cenário que minimize as interrupções, com canais eficientes de comunicação, horários bem designados, espaços de trabalho organizados e silenciosos.
Outros fatores também podem contribuir para criar um ambiente de trabalho inadequado, como o espaço físico onde as pessoas trabalham e o clima organizacional. Invista em um espaço limpo, iluminado, com boa temperatura, organizado, com pausas regulares, equilíbrio e as demais qualidades necessárias para melhorar a concentração e a eficiência.
3. Priorize tarefas
Embora a multitarefa possa parecer uma maneira eficiente de trabalhar, ela pode ser bastante contraproducente. Então, ajude a priorizar as demandas que de fato importam, concentrando-se no que necessita de atenção imediata.
Utilize ferramentas de gerenciamento para organizar e priorizar o trabalho, como as famosas técnicas Pomodoro (trabalhar em intervalos de tempo definidos, chamados de "pomodoros", seguidos por pequenos intervalos de descanso) e Matriz de Ensenhower (ajuda a decidir e priorizar tarefas com base na sua urgência e importância).
O Zoho Connect é a tecnologia certa para te ajudar! Utilizando o sistema, você pode conectar pessoas e atividades de forma eficaz, definir prioridades claras e garantir que todos estejam alinhados. Visualize demandas pelo Kanban, crie espaços dedicados para projetos específicos, atribua tarefas e muito mais.
4. Aproveite a tecnologia
Se o colaborador não possui as ferramentas ou recursos necessários para realizar interações e progredir com o trabalho, dificilmente os resultados serão os esperados. Isso inclui softwares, equipamentos, materiais e mais. Então, certifique-se que a sua equipe tenha as ferramentas e os recursos necessários para a rotina.
5. Forneça feedbacks e treinamentos
Forneça feedback regular sobre o desempenho e reconheça os bons resultados, aumentando a motivação da equipe. Além disso, invista em capacitação e no treinamento adequado. Afinal, se os colaboradores não possuem as habilidades para desempenhar as funções, dificilmente serão eficientes.
6. Promova a comunicação
A comunicação e a colaboração, quando prejudicadas, podem resultar em mal-entendidos, conflitos e erros, que podem levar à improdutividade no trabalho. Então, escolha canais eficientes e acessíveis para interagir com agilidade, de forma transparente e com feedbacks regulares.
Como o Zoho Workplace melhora a produtividade na sua empresa
Se você está em busca da tecnologia ideal para te ajudar a combater a improdutividade no trabalho, conheça o Zoho Workplace, uma suite de produtividade com várias ferramentas projetadas para melhorar a eficiência e colaboração na empresa.
No sistema, todos os aplicaativos são integrados, permitindo que a sua equipe possa cmoentar, revisar, colaborar, criar documentos, armazenar arquivos e mais, gerando demandas em conjunto e com precisão.
Na plataforma, a sua equipe pode trabalhar de qualquer lugar, a qualquer momento, basta ter internet. Todas as funcionalidades do sistema foram geradas para impulsionar a produtividade do seu time, reunindo os aplicativos que você precisa sem necessidade de abrir diversos softwares diferentes e perder tempo.
Assim, o sistema também ajuda a manter foco, a agilidade e a eficiência.
O Zoho Workplace reúne oito principais ferramentas de colaboração em tempo real em um único dashboard unificado:
Zoho Mail: Um serviço de e-mail profissional.
Zoho Cliq: Um chat corporativo.
Zoho Connect: Uma intranet social para o local de trabalho.
Zoho Writer: Um processador de textos.
Zoho Sheet: Um gerenciador de tabelas, gráficos e planilhas.
Zoho Show: Uma ferramenta de apresentação.
Zoho Meeting: Uma solução de conferência online.
Zoho WorkDrive: Um serviço de armazenamento em nuvem.
A plataforma centraliza dados, agilizando o trabalho diário. Ela permite a colaboração e comunicação da sua equipe, com funções de chat e Streams disponíveis sem sair do Zoho Mail, o que reduz a necessidade de burocracias e envios constantes de e-mails.
Além de ser uma plataforma completa para o trabalho, o Zoho Workplace conta com recursos de automação e IA. O bot Taz é o seu assistente pessoal. Ele pode ser programado, por exemplo, para enviar lembretes, ajudar a gerenciar tarefas e eventos diretamente de sua janela de bate-papo.
Para ajudar a evitar distrações e melhorar o foco, o Zoho Workplace oferece um modo "Não Perturbe". Quando ativado, as notificações são silenciadas.
Com o Zoho WorkDrive, uma ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos, é fácil acessar e colaborar em documentos importantes, independentemente do local.
O Zoho Workplace pode ser integrado a várias outras ferramentas, incluindo Google Drive, Dropbox, e muito mais. Isso facilita a transferência de informações entre diferentes plataformas.
Todos os aplicativos do Zoho Workplace estão disponíveis em dispositivos móveis, permitindo a produtividade dos usuários em qualquer lugar, a qualquer momento.
Conheça o Zoho Workplace, o pacote completo de produtividade para a sua empresa!
Colaborador apresenta improdutividade: como gerenciar?
Lidar com um colaborador que está apresentando improdutividade pode ser um desafio, mas temos dicas para te ajudar.
A comunicação é a chave, então inicie uma conversa empática. Antes de assumir que um colaborador está sendo improdutivo, converse com ele para entender a situação. Pode haver fatores pessoais ou profissionais que estão afetando o desempenho.
Estabeleça expectativas claras. Certifique-se de que o colaborador sabe exatamente o que é esperado dele e que entende suas responsabilidades. Implemente o feedback regular, honesto, natural, positivo mesmo nas críticas, com orientação e suporte.
Forneça os recursos necessários para que o colaborador possa realizar seu trabalho. Se o desempenho não melhorar, talvez seja hora de sistematizar um planejamento para melhoria, com prazos e metas claras.
Quando notar progresso do colaborador, certifique-se de dar o devido reconhecimento. Seja flexível para experimentar diferentes abordagens, incentivando a motivação, melhorando o ambiente de trabalho, garantindo que a equipe não fique sobrecarregada.
Ao compreender essas causas e adotar as estratégias certas, com a ajuda da ferramenta ideal, você pode combater a improdutividade no trabalho e aumentar a performance da equipe.
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