Todo colaborador já olhou para uma tela em branco e teve dificuldades para começar a redigir um e-mail formal. Parece um desafio encontrar as palavras certas, o tom, o assunto e, claro, o conteúdo mais eficiente.
Por vezes, no mundo corporativo, os e-mails estabelecem toda a comunicação profissional, e a capacidade de escrever um bom e-mail formal pode ser a diferença entre o sucesso e a falha de projetos e negociações.
Dessa forma, pode parecer uma tarefa assustadora, mas não precisa ser. Continue a leitura e confira um guia completo com exemplos e dicas úteis para te ajudar na jornada da redação de e-mails formais.
O que é um e-mail formal?
Um e-mail formal é uma forma de comunicação escrita que segue certas convenções profissionais. O termo “e-mail formal” pode ser aplicado em muitos contextos, mas normalmente é usado em ambientes profissionais.
Nesse cenário, não há familiaridade entre as pessoas e pode existir ainda alguma hierarquia. São contextos oficiais, como no ambiente de trabalho, em correspondências acadêmicas, ou ao interagir com clientes, fornecedores e mais.
Diferentemente dos e-mails informais, típicos das comunicações pessoais e casuais, os e-mails formais são mais sérios. Por isso, é preciso usar a linguagem adequada, o que não significa uma voz rígida ou robótica.
A formalidade deve continuar sendo eficiente, criativa, objetiva, cordial e branda.
Então, finalmente, vamos ao guia detalhado e prático para te ajudar a encontrar esse equilíbrio. Comece entendendo quando usar o e-mail formal!
Quando você deve escrever um e-mail formal no dia a dia do trabalho
Vamos a algumas das várias situações na vida profissional onde será mais apropriado escrever um e-mail formal. Confira exemplos:
1. Comunicação com clientes
Ao se comunicar com clientes, especialmente pela primeira vez, é mais apropriado usar um tom e formato mais formais. Assim, é possível mostrar profissionalismo e respeito.
Em casos de primeiro contato com o cliente, considere usar ferramentas mais eficientes e seguras, como o Zoho Mail, que possui domínio confiável e entrega as mensagens sem risco de cair em Spam.
2. Solicitação de informações
É normal que, durante um cenário profissional de solicitar informações de outra empresa, colaborador ou de um departamento diferente, um e-mail formal pode ajudar a garantir a comunicação. Além disso, é importante contar com uma ferramenta de e-mail profissional para receber a confirmação de recebimento.
3. Apresentação de propostas ou relatórios
Durante a apresentação de uma proposta ou relatório, um e-mail formal pode ajudar a destacar informações essenciais, mostrar a importância do documento e garantir que o destinatário entenda a seriedade do projeto.
Caso a sua ferramenta de e-mail profissional tenha SecurePass, ative a funcionalidade e configure um período para que o e-mail expire. Depois desse tempo, o usuário não poderá mais encaminhar, copiar, imprimir ou fazer download do arquivo do e-mail recebido, gerando assim mais segurança.
4. Comunicação com superiores
Ao se comunicar com colaboradores em uma hierarquia superior na empresa, especialmente se você não tem uma relação próxima com eles, é apropriado usar um tom mais formal.
5. Respondendo a um e-mail formal
No caso de ter recebido um e-mail já em tom formal, costuma ser mais apropriado responder no mesmo tom.
6. Ao se candidatar a um emprego
Ao enviar um currículo por e-mail ou carta de apresentação para uma empresa ou instituição, é importante usar um tom formal para mostrar profissionalismo.
Em geral, quando estiver em dúvida, é melhor errar indo para o lado da formalidade. Você pode sempre se tornar mais casual à medida que desenvolve a comunicação com o destinatário.
Como escrever um e-mail formal
E-mails formais geralmente começam com uma saudação, seguida por uma introdução que transmita o propósito da mensagem de forma clara. O corpo do e-mail deve ser organizado e direto.
Finalmente, o e-mail formal geralmente termina com uma despedida e uma assinatura. O conteúdo pode variar dependendo de muitos fatores, como motivações, destinatários, contextos e mais.
Lembre-se que escrever um e-mail formal requer um pouco mais de cuidado e atenção. Confira algumas etapas para te ajudar:
1. Tenha um endereço de e-mail profissional
Antes de começar a escrever o seu e-mail formal, é essencial ter um endereço que já transmita profissionalismo. Use um endereço de e-mail que contenha, normalmente, primeiro nome e sobrenome.
Evite usar palavras que possam parecer pouco profissionais no seu endereço de e-mail profissinal.
Na hora de escolher um provedor de e-mail confiável, escolha o Zoho Mail. É uma ferramenta de e-mail profissional eficiente, com uma série de recursos úteis, como calendário, tarefas, notas e marcadores, além de uma interface fácil, intuitiva, limpa e sem anúncios.
Além disso, o Zoho Mail é um dos e-mails mais seguros do mundo! Contando com mais de 22 milhões de usuários, possui garantia de entrega, filtros anti-spam e mais. Crie seu e-mail profissional no Zoho Mail!
2. Escreva um assunto com objetividade
Começando pelo assunto do e-mail, lembre-se que ele deve ser claro, conciso, refletindo o conteúdo. Isso ajudará o destinatário a entender o propósito do e-mail facilmente e também aumentará a probabilidade de o e-mail ser aberto.
3. Não enrole e foque no que quer comunicar
A escrita eficiente é essencial, especialmente em contextos formais. Então, vá direto ao ponto e escreva de uma forma que a sua mensagem seja claramente comunicada. Você já começou com um bom assunto, então apresente a mensagem com foco.
4. Endereçamento
Comece com um cumprimento. Existe um bastante comum, como "Prezado(a)" seguido pelo nome da pessoa. Mas existem outras opções aceitáveis a depender das pessoas e da situação.
5. Introdução
Inicie com uma frase curta para introduzir o propósito do e-mail. Mantenha-a educada, branda e profissional.
6. Corpo do e-mail
No corpo do e-mail, vá direto ao ponto ao expressar o propósito do seu e-mail. Evite jargões, linguagem complicada ou abreviações confusas, use parágrafos, a pontuação correta e tudo o que pode tornar a sua mensagem mais compreensível.
Se precisar listar vários pontos ou itens, considere usar bullet points ou listas.
7. Conclusão
Conclua seu e-mail adequadamente. Isso pode envolver um resumo do que você disse, uma chamada à ação ou uma expressão de gratidão, como, por exemplo, “Agradeço por sua atenção”.
8. Fechamento
Termine o e-mail com uma saudação formal e seu nome. "Atenciosamente" é uma opção popular, mas "Cordialmente", "Respeitosamente" e "Sinceramente" também são termos bastante usados.
9. Assinatura
Sua assinatura deve incluir seu nome completo ou nome e sobrenome, título e informações de contato, como telefone. Por vezes, pode ainda incluir o cargo e a empresa. Caso você use uma boa ferramenta de e-mail profissional, como o Zoho Mail, poderá criar e usar assinaturas totalmente personalizadas.
Lembre-se de revisar e corrigir seu e-mail antes de enviá-lo. Você deve garantir que está livre de erros gramaticais e ortográficos, que todas as informações necessárias estão incluídas e que o e-mail está bem formatado.
Isso não apenas ajuda a garantir que sua mensagem seja compreendida, mas também transmite profissionalismo.
Ferramentas como o Zoho Mail te ajudam nessa etapa, já que oferecem a funcionalidade de correção ortográfica. Além disso, antes de passar para os exemplos, saiba que o Zoho Mail entrega uma integração incrível com a Zia, a sua assistente de Inteligência Artificial.
A integração permite que você descreva o que espera que o e-mail contemple e o resto a Zia faz por você! Ela escreve o conteúdo seguindo o tom de voz escolhido e até mesmo o tamanho esperado para o texto.
Exemplo de e-mail formal
Aqui está um exemplo de como o seu e-mail formal pode se parecer:
“Prezado(a) (Nome),
Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para solicitar uma reunião para discutir a proposta.
Gostaríamos de apresentar nosso plano detalhado e discutir possíveis preocupações ou perguntas que você possa ter. Acredito que uma reunião nos permitirá abordar essas questões de forma eficiente.
Agradeço antecipadamente. Por favor, informe-me sobre sua disponibilidade para que possamos agendar a reunião em um momento conveniente para você.
Atenciosamente,
(Assinatura)”
Um e-mail informal tem uma linguagem mais casual e descontraída. Confira:
“Oi (Nome),
Espero que esteja tudo bem contigo!
Estava pensando, que tal a gente se encontrar para discutir aquele nosso projeto? Acho que seria uma boa a gente sentar, tomar um café e conversar.
Sei que estamos todos ocupados, então, quando você acha que seria um bom momento? Estou bastante flexível, então é só me dizer o que funciona melhor para você.
Aguardo a sua resposta.
Abraços,
(Seu Nome)”
Como você viu, neste exemplo, o tom é casual e amigável, o que é apropriado para um e-mail informal.
Então, vamos começar a sua jornada pelo e-mail formal mais eficiente e profissional? Entenda como usar o seu próprio domínio no Zoho Mail!
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