O gerenciamento de projetos pode mudar completamente os resultados de qualquer empresa!
Afinal, um bom gerenciamento permite coordenar os colaboradores, monitorar o desempenho da equipe, aplicar melhorias e, por consequência, aumentar os resultados positivos.
Quer conhecer mais sobre a gestão de projetos, seus benefícios, métodos e como executar ferramentas na prática? Então, siga a leitura!
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é um conjunto de práticas para planejar, executar, controlar e monitorar projetos em uma empresa. O gerenciamento também inclui a liderança da equipe na direção das metas para que elas sejam atingidas.
Na prática, o gerenciamento ajuda a ter uma melhor compreensão e controle sobre o projeto, que pode ser um esforço temporário para criar um produto, serviço, estabelecer mudanças, fazer uma pesquisa e mais.
O importante é que o projeto tenha início, meio e fim já estabelecidos, bem como orçamento e prazos bem delimitados.
Com a ajuda de um bom gerenciador de projetos, a sua realização será mais segura, rápida e eficiente.
Qual é a importância de uma boa gestão de projetos?
O gerenciamento de projetos permite que a gestão efetiva ocorra.
A partir dele, o gestor terá controle sobre o desenvolvimento de cada projeto, apoiando a eficiência das equipes e a qualidade do resultado.
O gerenciamento também permite uma compreensão mais clara sobre o que a liderança tem em mente e sobre o cenário do projeto em questão. A partir dele, é possível entender:
- A efetividade, importância e possibilidade do projeto acontecer;
- Os prazos e um cronograma;
- Quais são os recursos humanos e financeiros necessários;
- Os responsáveis pelas tarefas;
- A organização das etapas de forma clara;
- As possíveis falhas e pontos a melhorar.
Com todas essas funções, implementar o melhor gerenciamento é essencial para o cotidiano da sua empresa. Não à toa, o Brasil é o quarto país que mais demanda profissionais qualificados na gestão de projetos!
Segundo o estudo Job Growth and Talent Gap 2017-2027, do Project Management Institute (PMI), as empresas precisarão de cerca de 88 milhões de profissionais de gestão de projetos - um crescimento de 33% da função para os próximos seis anos globalmente.
Confira as fases para entender mais na prática.
Fases do gerenciamento de projetos
No caso do gerenciamento de projetos, não existem só as fases de iniciação e encerramento. É como preparar uma receita: é preciso comprar ingredientes, preparar diferentes passos, testar e assar.
São diferentes etapas do início ao fim, com fases menores e maiores, definidas pela equipe responsável pelo projeto.
Compreender as fases vai te ajudar a criar projetos mais precisos, realistas e organizados, já que elas servem a um propósito diferente na busca pelos melhores resultados.
Então, quais etapas são necessárias para impulsionar os seus projetos? Confira a seguir:
1. Iniciação
O início do projeto é o momento no qual a equipe determina se ele é viável, define os seus objetivos, os recursos, os benefícios, os resultados esperados, as métricas utilizadas e mais.
O projeto também deve ser contextualizado, documentado online e offline, e é preciso escolher se o time vai trabalhar em um software ou painel específico.
Insira todos esses elementos em um documento que a equipe pode consultar sempre que precisar. Se o time decidir que vale a pena prosseguir, é hora de pensar na fase seguinte.
2. Planejamento
Nessa fase, é preciso entrar em detalhes. A equipe deve organizar e preparar um plano para concluir o projeto. Você deve definir:
- As metas do projeto;
- A equipe envolvida;
- Os indicadores-chave de desempenho ou KPIs;
- O escopo;
- O orçamento;
- Os riscos;
- As tarefas necessárias.
Para definir as metas, use a estrutura de meta SMART. A sigla significa que as metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com período determinado (do inglês: specific, measurable, attainable, relevant e time based).
Colete informações, pois muitos dados, cálculos e documentos são necessários para embasar o seu projeto. Estipule custos, determine os responsáveis por cada parte e elabore um cronograma com prazos bem definidos.
O planejamento eficiente pode evitar muitas falhas que posteriormente poderiam gerar prejuízos. Ele deve ser registrado e armazenado para que a equipe possa ter acesso.
3. Execução
Agora que os planos sobre o projeto estão completos e revisados, é hora de começar a fase da execução.
Entretanto, para o caso de imprevistos surgirem, um bom gerenciamento de projetos deve contar com análises e reestruturações.
Então, essa fase é sinônimo de monitoramento.
4. Monitoramento e Controle
O monitoramento não para. A equipe deve estar atenta aos obstáculos que podem surgir enquanto o projeto é posto em prática, sempre de olho nos indicadores de desempenho, analisando os resultados.
É preciso ficar de olho nos prazos, mudanças, orçamentos e outros detalhes. Reuniões regulares com a equipe, softwares de monitoramento e registros constantes são indicados para ajudar.
5. Encerramento
O projeto está terminado. Se ainda houver um erro, imprecisão ou falta, não é errado repetir fases para correções - na realidade, é o ideal.
Também é essencial gerenciar o ciclo de vida dos projetos a partir de softwares. Eles tornam esse gerenciamento muito mais fácil, transparente, visível para toda a equipe, atualizado e assertivo.
O plano delega as funções e responsabilidades de cada um, e informações como essas precisam ficar visíveis a qualquer momento, para todos os colaboradores envolvidos.
Tudo é atualizado em tempo real, assim todos saberão o que é esperado e o gerenciamento se torna mais preciso.
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Métodos de gerenciamento de projetos
Agora que você já conhece o ciclo de vida, é importante entender exemplos de métodos para usar na prática. Veja a seguir:
1. Waterfall
O método Waterfall, que pode ser traduzido do inglês para “Cascata”, é um conceito de organização e desenvolvimento de projetos. Ele ocorre através de fases em ordem cronológica.
O início da cascata e o seu ponto final, o mar, são o caminho representado por esse método. As fases são sequenciais: concepção, design, implementação, teste e manutenção.
Com o método Waterfall, é possível estimar e prever o tempo e orçamento totais do projeto.
2. Agile
A Agile tem abordagem interativa, e divide o projeto em partes que podem ser completadas em curtos espaços de tempo, como semanas.
Na prática, a Agile é mais uma filosofia do que um método. Nele, a equipe deve procurar a satisfação do cliente através de entregas com qualidade e constantes.
3. Scrum
O Scrum é uma das metodologias Agile mais usadas. Ele é composto por ciclos conhecidos como sprints que caminham ao encontro de um objetivo, o Product Goal.
Todos os dias a equipe deve ter uma reunião de 15 minutos, chamada de Daily Scrum, para sincronizar atividades e planejar o dia de trabalho, monitorando os resultados da sprint e o progresso do produto.
4. Kanban
A palavra Kanban tem o significado aproximado ao conceito “just in time”. A sua organização é em formato de quadro ou tabela, com divisões em colunas que apresentam cada fluxo do projeto.
Ao longo da evolução do projeto, a informação da tabela é alterada, e sempre que uma nova tarefa surge, um novo cartão é adicionado.
Como o Zoho Workplace auxilia no gerenciamento de projetos da sua empresa
Para que o seu gerenciamento de projetos funcione, você deve contar com as melhores tecnologias.
Conheça as soluções que o Zoho Workplace oferece para tornar a rotina dos seus projetos muito mais segura e eficiente:
1. Zoho Connect - Gestão de tarefas
A solução de intranet centralizada do Connect irá facilitar a comunicação interna da sua empresa, o monitoramento de métricas, o envolvimento e a colaboração dos funcionários.
A partir dela, é possível criar quadros para gerenciar o trabalho, usar seções para dividir as tarefas em um quadro personalizado, incluindo responsáveis, prazos, status e mais.
Assim, será muito mais fácil gerenciar e monitorar o andamento do trabalho. Conheça o Connect!
3. Zoho Cliq - Chat corporativo
O Cliq simplifica a comunicação da equipe para que ela ocorra em qualquer lugar. Você terá conversas organizadas, com informações fáceis de encontrar e conexões com outras ferramentas.
Também é possível fazer chamadas de voz e vídeo, criar grupos por segmentos, agendar tarefas, ter chats secretos e criptografados. Tudo em absoluta segurança!
Tudo de forma 100% segura. Confira o Cliq!
4. Zoho Meeting - Reuniões online
O Meeting supre todas as suas necessidades para que as reuniões online ocorram de forma segura, colaborativa e eficiente.
O Meeting também oferece recursos de gravação, compartilhamento com quem perdeu a reunião, ações interativas com os participantes e proteção com criptografia de dados e diversos outros meios de segurança.
O software é simples de usar, escalável, com suporte e ferramentas interativas. Existe o plano gratuito, no qual você pode realizar reuniões de até 60 minutos com até 100 participantes. Saiba mais.
Esperamos que você tenha gostado das nossas dicas! Conte com o Zoho Workplace para aproveitar todas essas ferramentas e muito mais. Se tiver qualquer dúvida, a Zoho está sempre disponível para você. Conheça o nosso site.
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