Dicas para não errar na reunião virtual em 2022

As reuniões virtuais ganharam destaque nos últimos anos, em grande parte devido ao trabalho em casa. Saiba como realizar reuniões online e saiba como aproveitar ao máximo as video chamadas para negócios. Quando executadas corretamente, as reuniões online permitem que equipes geograficamente dispersas colaborem, resolvam problemas e tenham um bom desempenho no trabalho em grupo remoto. No entanto, quando ineficazes, desperdiçam tempo, levando a funcionários ineficazes e desmotivados. Os gerentes precisam prever os desafios específicos da comunicação virtual para tirar todo o proveito possível de suas equipes em todas as reuniões. Na sequência, respondemos algumas dúvidas e reunimos dicas práticas de como realizar uma reunião virtual para que seu evento seja um sucesso.

Saiba como estabelecer as regras para uma reunião virtual

Estabelecer regras adequadas para uma reunião virtual prepara o terreno para conversas mais eficazes e produtivas. Aqui estão algumas regras úteis que os anfitriões e participantes estabelecem antes de cada reunião virtual para garantir uma experiência tranquila:

• Teste todas as tecnologias primeiro: verifique todas as conexões com antecedência, incluindo recursos de áudio e vídeo, Wi-Fi e compartilhamento de tela. Se possível, estabeleça a conexão cerca de dez minutos antes da reunião.
• Ver participantes do vídeo: certifique-se de que todos os participantes possam ver uns aos outros. Poder ver outras pessoas em um vídeo está mais conectado do que apenas ouvir o som. Além disso, permitiu que os participantes observassem a linguagem corporal e identificassem certos sinais, como se alguém havia terminado de falar ou estava descansando.
• Livre-se das distrações: lembre os participantes de se concentrarem na reunião e reduza as distrações, como verificar e-mails ou mensagens de texto durante a reunião.

Dicas para uma reunião virtual de sucesso

1. Anteceda os preparativos para reunião virtual

Você não deve aguardar até o último segundo para se conectar, ou você pode descobrir que seu cachorro destruiu o seu fone de ouvido, a câmera precisa de uma atualização de driver para funcionar, nessas horas tudo pode acontecer. Faça o login o quanto antes para garantir que tudo esteja em ordem e resolva quaisquer problemas se os encontrar. E tente manter a calma para não piorar as coisas. Se você estiver usando um smartphone ou notebook, não se esqueça de carregar a bateria antes de iniciar a chamada.

2. Primeiro silencie o microfone

É extremamente importante saber utilizar o botão de silenciar do microfone nas chamadas, se não estiver falando desligue. As respirações em segundo plano podem dificultar a concentração, além dos ruídos de outras pessoas falando em casa, ou cachorro latindo e afins.

3. Garanta uma boa velocidade de conexão

Na maioria das vezes, não prestamos atenção em quantos dispositivos eletrônicos diferentes podem estar conectados à Internet, consumindo toda frequência. Depois não tem como reclamar com atrasos no áudio e a imagem se transformou em uma névoa carregada de pixels em momentos-chave. Antes de iniciar uma video conferência importante, tente diminuir o número de dispositivos que consomem a Internet em sua rede. O tablet do seu filho pode reproduzir desenhos em 4K, atualizações do Windows e downloads de jogos e pode esperar até que a chamada termine. Uma conexão de internet com fio geralmente supera o Wi-Fi - especialmente se você estiver separado do roteador por alguma parede de concreto e o sinal puder ser bloqueado pela rede de um vizinho (que também hospeda video chamadas importantes, joga online e assiste streaming em 4K durante todo o dia).

4. Configurações e recursos de descoberta

Se você não está habituado com o sistema que usará para reunião virtual e precisa saber como funciona, reserve um tempo para estudar as configurações do aplicativo. Por exemplo, no Meeting da Zoho, a configuração padrão permite que os participantes da chamada compartilhem suas telas sem a permissão prévia do organizador. Mas fique muito atento, porque isso às vezes leva a acidentes (ou travessuras), como compartilhamento de conteúdo inapropriado. Se você não quer que sua teleconferência seja interrompida dessa forma, deixando você em apuros e precisando de um pedido de desculpas, feche este canal de expressão criativa cedo.

5. Seja profissional

Um ambiente doméstico numa pegada mais dia a dia pode ser uma boa adaptação, mas não passe dos limites. Ao fazer uma videoconferência, não deixe de usar roupas apropriadas, e cuidado com a parte de baixo, às vezes você precisa se levantar ou algo parecido. Fuja dos pijamas! Nunca faça uma reunião virtual deitado no sofá, não jogue um jogo ou faça qualquer outra atividade enquanto os colegas de trabalho estão conversando. Para ficar seguro, apenas aja e se vista como se estivesse em uma reunião presencial. A tecnologia moderna pode ajudar: alguns serviços de videoconferência permitem ocultar um ambiente desagradável envolvendo-o em um plano de fundo virtual. No entanto, duas coisas devem ser consideradas: (a) esses recursos podem afetar a velocidade, especialmente se o seu computador não for eficiente, e (b) a tecnologia tem suas limitações. Portanto, nossa sugestão é experimentar configurações e opções diferentes, não 2 minutos antes da chamada, mas uma hora ou até um dia antes. Então você saberá exatamente como tudo vai se desenrolar e evitará momentos embaraçosos.

Escolha a melhor ferramenta para sua reunião virtual

Agora que você sabe como fazer reuniões virtuais, também é importante saber qual ferramenta é a certa para sua equipe. Seja um software de videoconferência ou ferramentas de gerenciamento de projetos, há uma variedade de plataformas para você escolher para ajudá-lo a realizar reuniões online produtivas e eficientes. Os funcionários brasileiros de pequeno e médio porte (PME) costumam usar mais de 2 ferramentas em sua empresa para se comunicar online. Antes de escolher uma opção, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Quais são os principais recursos que o software precisa ter para tornar minha reunião virtual um sucesso? Por exemplo, você precisa que todos colaborem em um documento ao mesmo tempo? Então o Meeting da Zoho pode ser a solução. Você precisa de um membro da equipe para assistir a uma demonstração ao vivo? Nesse caso, a opção de compartilhamento de tela é ideal para você.
• Qual é o número médio de participantes em suas reuniões virtuais? O software que funciona melhor para reuniões virtuais individuais pode ser diferente do software que funciona melhor para reuniões com mais de 15 pessoas. Certifique-se de que o programa de videoconferência que você está considerando atende às suas necessidades.

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