Um dos principais problemas que afeta diretamente a produtividade é a falta de organização do trabalho, acúmulo de arquivos, lixo, quantidade de abas abertas nos navegadores de internet e atividades a serem realizadas. Todos esses fatores podem fazer você esquecer seus objetivos e prazos.
Quando é certo ou errado, nunca é tarde para fazer, o que foi conquistado nesse tempo, corrigir erros, evoluir, né? Por que não aproveitar esse momento para dar uma limpada na sua mesa e desenvolver novos hábitos organizacionais também? Que tal começar agora? Confira!
O que fazer para fazer a organização do trabalho
Abaixo nós preparamos uma lista com dicas simples para transformar a organização do trabalho do dia a dia, reduzir o estresse e melhorar seu ambiente:
Evitar distrações
Ficar muito tempo no celular, jogar conversa fora, entrar várias vezes nas redes sociais, longas pausas para almoço ou café, tudo isso pode impactar negativamente a produtividade e, em última análise, ter um grande impacto na entrega de resultados.
Dar prioridade às atividades principais
Para gerenciar melhor o tempo, liste suas atividades do dia e priorize aquelas que são mais importantes e impactam diretamente na entrega dos resultados.
Colocar um prazo para cada tarefa
Uma vez que as tarefas são priorizadas, limite o tempo para cada tarefa. Dessa forma, você saberá quais atividades levarão mais tempo e como se planejar para que todas essas atividades ocorram dentro de um cronograma definido.
Delegar as tarefas diárias
Delegar tarefas para os seus colaboradores é uma excelente forma de validá-los. Isso mostra que você confia no trabalho dele. Além de estar motivado, você também fica menos sobrecarregado durante o dia.
Não faça reuniões desnecessárias
Já ouviu a expressão: podia ter sido resolvido com um e-mail. É bem assim. As reuniões são cruciais para que todos saibam como está o evento, se há problemas no processo da empresa, alinhamento de ideias, etc. No entanto, eles não devem ser executados com muita frequência, pois podem ser improdutivos e ocupar o tempo que deveria ser usado para executar a tarefa.
Utilizar o mínimo de papel possível
Tente armazenar o máximo de informações possível em seu computador. Manter as informações em um computador é uma maneira de evitar muita papelada. Livre-se do papel que não precisa mais e ocupa espaço. Tente digitalizá-los e armazená-los em seu computador, de preferência em uma plataforma que você possa acessar de qualquer lugar do mundo.
Eliminar coisas que você não utiliza
Depois de realizar a organização do trabalho as coisas que você usa com frequência à mão, é hora de jogar fora as coisas que não usa mais. Tenha cuidado para lembrar onde você os colocou para não olhar ao redor e não encontrar mais.
Descanse um pouco
Pausas curtas e regulares são essenciais para que sua renda e desempenho não diminuam para que você possa se concentrar em fazer seu trabalho da melhor maneira possível.
Mantenha objetos no lugar devido
Não há nada mais desagradável do que um cliente ou colega tropeçar em um fio de computador, fio ou objeto inadequado. Tente não usar tantos aparelhos com fio, caso não consiga eliminá-los, existem soluções para esconder esses fios e evitar que alguém ou até você tropece.
Defina uma meta para sua missão
Quando você entende o que está fazendo, seu foco no trabalho aumenta 100%. O segredo é tentar ver o lado bom da atividade que você está fazendo, mesmo que não seja a atividade dos seus sonhos. Se for chato, pense que por trás disso, há um propósito, uma missão maior.
Esqueça o celular ou deixe-o fora do seu alcance
O celular é uma das principais distrações no ambiente de trabalho. O vilão que chama a atenção da sociedade mundial. Tenha cuidado para não se distrair com mensagens, aplicativos e a web. Cuidado para não desperdiçar seu tempo. É melhor mantê-lo em silêncio, fechá-lo ou guardá-lo em uma gaveta longe dos olhos para não correr o risco de espiar e matar o tempo.
Organize suas notas em um só lugar
Para não ficar espalhado, no processo de execução da tarefa, concentre as anotações em um pequeno pedaço de papel, ou na agenda, ou poste, para não ficar espalhado. Vale a dica!
Não misture tarefas pessoais com tarefas profissionais
Tente gerenciar suas tarefas pessoais e profissionais fazendo uma lista e rotule cada uma como "urgente" e "importante". Mantenha-os sempre à vista. Ao iniciar uma tarefa, tente completá-la. Determine a prioridade e o tempo de execução de cada item.
Hora do e-mail
Tenha cuidado para não interromper sua tarefa de abrir o e-mail. Quando você abre um e-mail, você definitivamente vai querer respondê-lo. Isso te distrai e te faz perder o foco no trabalho. Reserve um horário para você responder seus e-mails e, se possível, escolha sempre o mesmo horário do dia para manter essa rotina e evitar distrações.
Fuja da procrastinação
Guarde para mais tarde... é um bom hábito nosso quando as tarefas nos assustam um pouco. Descobrir o porquê é o primeiro passo. Provavelmente é tão fácil de fazer, estamos com muito medo de começar. Depois, há a procrastinação. Você precisa se concentrar nos benefícios de superar o esforço. Uma dica é pensar nas tarefas já realizadas e quanto benefício isso trará, e começar devagar com pequenos passos. Quando você perceber que será feito.
Crie uma lista
As listas são úteis para os funcionários revisarem suas tarefas e se manterem organizados durante o dia de trabalho. Procure sempre se organizar todos os dias, seja em uma mesa de papel, um rascunho, ou através de meios mais modernos, como um aplicativo para celular ou ferramentas para ajudar seu site.
Tenha um horário para finalizar os trabalhos
Estender a jornada de trabalho pode não ser uma boa opção. Defina um horário para concluir sua tarefa e tente completá-la. O trabalho cansado e com pouca energia também pode criar um ambiente que carece de organização e foco.
Aproveite a tecnologia
Os aplicativos foram lançados em todo o mercado virtual para ajudá-lo a não perder compromissos, se organizar, planejar. Muitos aplicativos, sites e programas já estão disponíveis para quem deseja um dia a dia mais organizado.
Teste gratuitamente a ferramenta Workplace da Zoho para garantir a organização do trabalho!
Comments