A internet é nossa aliada há muito tempo para otimizar nossos estudos, realizar uma reunião de trabalho ou manter contato com nossos entes queridos. Entre suas ferramentas mais populares, a reunião por videoconferência se destaca por permitir interações muito próximas, suportadas por áudio e imagens.
Devido à necessidade de distanciamento social e à pandemia do coronavírus, muitas pessoas apostam no recurso para reuniões virtuais e diversas atividades de casa. É uma maneira fácil e segura de manter relacionamentos com colegas, amigos e familiares.
Apesar de não ser diferente das reuniões presenciais, a reunião por videoconferênciaexige alguma atenção para proporcionar uma experiência agradável a todos os participantes.
Acompanhe nossas dicas de como se sair bem nas videoconferências!
1. Seja pontual e organizado
Digamos o seguinte: se a reunião começa às 20h, tente estar pronto às 19h50. Fazer os outros esperarem, mesmo que por alguns minutos, é muito desagradável. Pensar que alguém pode ter tido um evento verdadeiramente inesperado e seu atraso, combinado com isso, só o deixará mais desconfortável.
O comprometimento é uma das marcas dos profissionais de sucesso e desempenha um papel importante nas reuniões virtuais. Para não perder tempo, tenha sempre uma agenda física ou digital pronta. Você pode enriquecê-lo com notas sobre os principais tópicos que serão abordados na videoconferência.
Também deixe a postos cadernos, canetas, post-its ou qualquer material que ajude a organizar as informações que outras pessoas passam. Assim, você pode anotar perguntas, conceitos e dados relevantes sem perder o foco ou sair de cena.
2. Conhecer o programa de reunião por videoconferência
Os anfitriões nem sempre usam o mesmo aplicativo para realizar reuniões online. Por isso, é fundamental verificar qual ferramenta será utilizada durante o evento. Além de alguns aplicativos próprios da instituição, há algumas opções no mercado como o próprio Zoho Meeting.
Nesse sentido, sua primeira prioridade como convidado é pesquisar os procedimentos de videoconferência especificados pelo organizador da conferência. Avalie a configuração existente, registre ou baixe as necessidades de plug-in e explore o maior número possível de recursos para se familiarizar.
Dessa forma, você não terá problemas para entrar na sala e poderá interagir com outras pessoas rapidamente. Isso evita que a equipe tenha que lidar com consultas básicas e problemas de acesso.
3. Ajustar os aparelhos
Ter um bom dispositivo pode ajudar muito quando se trata de reunião por videoconferência. Isso significa que você pode usar seu smartphone, tablet ou laptop desde que as funções de áudio e câmera do dispositivo funcionem perfeitamente.
O som é mais importante que o vídeo para facilitar a comunicação entre os participantes. Afinal, mesmo que a imagem falhe, todos podem manter a conversa durante a gravação. Portanto, se possível, compre um microfone de qualidade para garantir que sua voz seja ouvida.
Este acessório, juntamente com um bom fone de ouvido, ajudará a reduzir a distração de ruídos externos (animais de estimação, veículos, máquinas, etc.) e garantirá conversas mais claras.
4. Estabelecer um ambiente
Uma reunião por videoconferência exige maior atenção ao ruído, condições de luz e outros detalhes que podem prejudicar a audição e a visão dos envolvidos. Sabendo disso, escolha sempre um lugar tranquilo e pouco frequentado pelas pessoas com quem você mora.
Até a preparação do ambiente começa por informar o seu compromisso para que os familiares se organizem e entendam que não poderão contar com você durante a reunião. Se houver uma janela, tente manter o dispositivo de costas para ela para evitar reflexos indesejados na tela.
Outros pontos incluem adicionar cadeiras confortáveis, além de limpar e organizar o espaço. Nesse ponto, vale a pena remover itens pessoais ou qualquer coisa que você não queira mostrar.
5. Realize vários testes
Certifique-se de aguardar 30 minutos antes da videoconferência para ver se as condições são favoráveis para a reunião. Isso lhe dará tempo suficiente para resolver possíveis problemas ou, pelo menos, informar a equipe sobre situações inesperadas.
Primeiro, verifique sua conexão com a internet testando a velocidade com uma ferramenta ou site específico. Em seguida, conecte os acessórios (telefone, câmera, microfone) e inicie uma chamada rápida com amigos ou familiares. Dessa forma, você saberá se o áudio e as imagens estão corretos.
Aproveite também para analisar o quadro, sente-se na posição correta e faça os ajustes necessários. Idealmente, posicione a câmera de modo que ela capture todo o rosto e fique no nível dos olhos.
6. Capriche na apresentação
Essa dica tem a ver com sua imagem e com a postura que você assume durante a reunião por videoconferência. Lembre-se, você precisa mostrar interesse, afinal alguém dedicou tempo e esforço para garantir que a data seja boa. Primeiro, escolha roupas para qualquer evento ao vivo que você usará.
Outro cuidado importante é fechar quaisquer programas que possam interferir no desempenho das chamadas, bem como suspender downloads e outros processos que interfiram na velocidade da internet. É melhor manter o telefone no modo silencioso para que ninguém se distraia com as notificações.
Quando tudo estiver pronto, é só aproveitar a apresentação e extrair o máximo de informações possível. Seja gentil e preste atenção quando a outra pessoa falar, e não a interrompa com vozes e outros ruídos. Quando for sua vez de falar, fale devagar para garantir clareza.
Sempre considere a possibilidade de haver algum atraso na transmissão e recepção de áudio e vídeo. Portanto, fazer as coisas com paciência ajudará a entender o assunto.
Este artigo foi útil? Então, o que acha de testar uma ferramenta completa de gestão de equipe e de quebra ter acesso ao aplicativo de videoconferência da Zoho Workplace?
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