As ferramentas de colaboração online são softwares que utilizam tecnologias que permite que a equipe mantenha esse relacionamento, seja por meio de mensagens de texto, vídeo ou áudio para facilitar a comunicação instantânea, além de ter segurança de dados entre os colaboradores da empresa, fornecedores, clientes e parceiros de negócios, com o objetivo de aumentar a eficiência e a produtividade de um organização.
É importante lembrar que essas ferramentas podem ser usadas por qualquer pessoa, sem objetivos de carreira, mas para simples troca de informações, organização pessoal ou ambientes acadêmicos, por exemplo, para facilitar a pesquisa, o aprendizado e ajudar os professores a entregar materiais aos alunos.
Você já integrou alguma ferramenta de colaboração online?
Como utilizar o sistema de colaboração online em seu negócio
Ao falar sobre a transformação digital de uma empresa, antes de pensar em usar inteligência artificial ou big data no seu negócio, uma dica é começar pelos sistemas de colaboração online.
É provável que você já use alguns deles em sua empresa, mas está aproveitando todo o potencial que eles podem trazer? Confira alguns pontos importantes:
Ferramenta de compartilhamento de arquivos
Drives compartilhados fazem parte da ferramenta de colaboração onlinemais básica. Usá-los é tão simples quanto arrastar arquivos do seu computador para uma pasta.
A diferença é que essas pastas não estão no seu computador, mas na nuvem, ou seja, hospedadas em um servidor remoto.
A vantagem é que seus arquivos e os documentos da sua empresa podem ser compartilhados entre os funcionários, não importa onde eles estejam, e podem ser acessados via celular ou desktop sem precisar enviá-los por e-mail. Tudo isso é muito seguro e o nível de acesso dos documentos pode ser definido para protegê-los.
Reuniões por vídeoconferência
Você precisa conversar com alguém sobre um problema mais delicado, resolvê-lo o mais rápido possível e quer poder se comunicar com essa pessoa pessoalmente ou pelo menos por voz?
Aplicativos como Meeting do Zoho Workplace são amplamente utilizados para esse fim e têm a vantagem de permitir o compartilhamento de tela, envio de links e anexos, tornando a comunicação mais pessoal, flexível e confiável. Você também pode criar uma sala de reunião e conversar com várias pessoas ao mesmo tempo.
Por que a colaboração online pode ajudar na comunicação interna?
Quando a colaboração online é bem desenhada, a participação é uma das principais vantagens que a prática facilita. Um funcionário engajado está satisfeito com suas funções porque elas se alinham ao seu propósito pessoal e porque ele é capaz de desempenhá-las com fluência.
No entanto, o grande benefício é a identificação do colaborador com os valores e objetivos da empresa. Assim, ele forma um vínculo com a empresa para gerar produtividade na tarefa, resultando em um resultado efetivo.
Veja os motivos que tornam essa ferramenta essencial para o seu negócio.
Compartilhe em tempo real
A comunicação facilitada pela colaboração online ajuda as equipes a permanecerem alinhadas com o projeto. Além disso, o software oferece mais espaço para as equipes trocarem informações sobre diferentes temas de trabalho, tornando mais claro e organizado a que se refere um determinado texto.
A capacidade de determinar as etapas e prazos de cada projeto ainda pode ser encontrada, caso em que não há necessidade de notificar essa informação além de ativar um alerta sobre o cronograma de atividades. Muitas plataformas oferecem chats virtuais, videochamadas, apresentações e reuniões online. Portanto, não é necessário estar no mesmo ambiente físico para esses fins. Isso economiza tempo de envio e facilita a execução das equipes.
Os recursos de privacidade tornam a colaboração onlinemais eficaz. Isso porque é possível restringir funcionalidades, acessar determinados conteúdos, etc. Assim, você pode garantir que um determinado funcionário terá acesso a todas as funções necessárias para concluir sua tarefa. Além disso, existem plataformas que rodam em dispositivos móveis, melhorando ainda mais o compartilhamento instantâneo.
Carregue arquivos facilmente
Os recursos de armazenamento de arquivos em nuvem oferecem a oportunidade de trabalhar em equipe em um ambiente digital simplificado. Portanto, algumas ferramentas de colaboração online fornecem um banco de dados compartilhado, o que facilita o upload e a pesquisa de arquivos. Assim, todos podem acessar informações básicas para realizar suas atividades e guardar as informações necessárias para os demais colaboradores.
Assim, usando esse recurso, as equipes podem trocar informações, arquivos, vídeos, imagens, etc., que ajudarão a realizar as tarefas necessárias. Com isso, fica claro o aumento da conectividade, organização e produtividade da equipe.
Alinhar a posição de cada colaborador
Conforme mencionado anteriormente, algumas plataformas de colaboração onlinepodem limitar a capacidade de cada usuário de executar tarefas. Além disso, informações sobre a localização de cada membro podem ser obtidas. Isso é fundamental para projetos que envolvem fluxos de trabalho que podem ser automatizados em software.
Por exemplo, em uma plataforma de colaboração online, uma função de gerenciamento de tarefas pode localizar um documento, identificar quem o alterou e quando e passar o documento para um novo estágio de trabalho. Como resultado, a equipe estará alinhada aos requisitos do trabalho, fases encontradas, cronogramas, prazos e muito mais. Isso é essencial para uma colaboração produtiva e eficaz.
Facilitar a comunicação
Atualmente, é difícil imaginar departamentos em uma empresa sem ferramentas de mensagens para facilitar a comunicação. Para evitar todo o deslocamento nos corredores do escritório e com as organizações das tarefas diárias, as organizações geralmente adotam a colaboração online para simplificar o trabalho remoto.
Assim, as mensagens instantâneas, que são mais rápidas que a troca de e-mail, permitem bate-papos em grupo, ajudam as pessoas a se manterem informadas, informam as equipes e outros benefícios. Para que esse recurso seja realmente eficaz, é necessário definir canais de comunicação comuns e desenvolver regras para esse fim. É como estar no mesmo ambiente de trabalho, mas sem as distrações usuais do escritório.
Por isso, não hesite em apostar em uma ferramenta de colaboração online que atenda às necessidades da sua empresa. Uma transição suave e confortável para o trabalho remoto para seus funcionários. Em seguida, observe sua equipe colaborar e obter engajamento e produtividade. Lembre-se, esta não é uma mudança fácil e levará tempo para se adaptar totalmente à equipe e alguns ajustes serão necessários.
Para estar pronto para resolver os problemas encontrados, é preciso buscar soluções inovadoras com a mente aberta. E para implementar uma ferramenta de colaboração online é muito simples, acesse a plataforma Workplace da Zoho e tenha acesso as melhores soluções do mercado!
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