A segurança dos dados deve ser uma prioridade empresarial, principalmente quando se trata do e-mail. Afinal, segundo a Verizon, 94% das ocorrências com malwares acontecem através de e-mails maliciosos.
Esses ataques em forma de mensagens podem gerar vários prejuízos, dores de cabeça, multas e até danos à reputação da corporação no mercado.
Então, escolher a melhor plataforma de webmail seguro faz toda a diferença. Por isso, apresentamos o Zoho Mail, uma solução de webmail projetada especialmente para atender às necessidades de segurança, privacidade e produtividade da sua empresa.
Além disso, sua integração com a suíte de produtividade Zoho Workplace significa que você pode aproveitar diversas funcionalidades em um espaço.
O Zoho Workplace é uma suíte de produtividade completa que integra ferramentas essenciais para empresas, facilitando a colaboração, comunicação e gestão de demandas em uma única interface.
Por isso, este post é fruto de uma parceria entre o Zoho Workplace e a Safetec, respaldada por mais de 19 anos de experiência no setor e unindo expertise em soluções tecnológicas e inovação, para oferecer insights valiosos sobre como otimizar a produtividade nas empresas.
A Safetec foi fundada em 2005, e hoje atua como consultoria de excelência em soluções de computação em nuvem, com mais de 1 milhão de usuários atendidos. Está localizada no Porto Digital de Recife, e colabora com a Zoho para expandir a expertise corporativa.
A parceria estratégica reforça o compromisso da Safetec em entregar soluções inovadoras, com suporte personalizado e muito valor agregado ao dia a dia das empresas.
Assim, a Safetec se consolida como uma parceria confiável e dedicada para transformar o ambiente das empresas, impulsionar a produtividade e a inovação de seus clientes no país.
Continue a leitura e confira as dicas para proteção de dados e o webmail seguro. Vamos lá?
Como considerar um webmail seguro?
Um webmail seguro deve ser funcional, eficiente, acessível e com todas as medidas de segurança necessárias, seguindo regulamentações nacionais e internacionais de proteção de dados.
Ele deve ter todas as funcionalidades para proteger a privacidade, integridade e disponibilidade dos dados e das comunicações de quem utiliza a plataforma, evitando ataques cibernéticos, como interceptações, roubos de dados e outras dores de cabeça ou prejuízos.
Um webmail seguro deve exigir senhas fortes, ter criptografia em trânsito e em repouso, manter os dados armazenados com controles de acesso, realizar auditorias, backups, filtros contra Spam, verificações e até algoritmos para detectar e bloquear ameaças.
Então, para considerar um webmail seguro, é importante avaliar vários fatores, já que os seus dados precisam estar seguros a cada segundo, enquanto são transferidos e enquanto estão guardados.
6 fatores essenciais na escolha de um webmail seguro
O e-mail costuma ser bastante utilizado como alvo pelos cibercriminosos porque é comumente usado por milhões de pessoas e empresas, possuindo diversos pontos de vulnerabilidade.
Por isso, como você viu, ao escolher um webmail seguro, é importante considerar fatores que garantem a proteção dos dados e a privacidade das comunicações, quebrando essas brechas tão usadas pelos cibercriminosos.
Aqui estão seis fatores essenciais:
1. Funcionalidades avançadas
O serviço precisa oferecer criptografia TLS para proteger os dados enquanto são transmitidos, e os dados armazenados nos servidores também devem estar criptografados. Lembre-se que a criptografia protege as suas mensagens de serem lidas por pessoas não autorizadas.
Além disso, a autenticação de dois fatores é aquela camada extra de segurança que se tornou necessária ao exigir uma segunda forma de identificação além da senha. Ela é altamente recomendada, e você precisa se certificar que o sistema escolhido disponibiliza o recurso.
Preze por recursos como detecção de login suspeito, alertas de segurança e controle avançado de sessão e de movimentações, o que aumenta a segurança do webmail.
Também verifique se o serviço oferece filtros robustos contra spam e phishing para proteger contra e-mails maliciosos - afinal, 22% dos vazamentos de dados são por phishing, e esse é um dos ataques mais implementados no mundo.
2. Controle e retenção de e-mails
Garanta a capacidade de visualizar e encerrar sessões ativas em outros dispositivos para ajudar a proteger sua conta contra acessos não autorizados. Uma boa plataforma de webmail seguro deve disponibilizar os recursos completos, incluindo histórico de login que mostra os locais e dispositivos de acesso para identificar atividades suspeitas rapidamente.
Além disso, é preciso armazenar contatos de forma segura e verificar anexos de e-mail para identificar e bloquear malware antes de chegar à caixa de entrada do usuário.
Lembre-se também da retenção de e-mails, a operação de armazenar as mensagens por um período, garantindo que os dados permaneçam preservados e acessíveis segundo regulamentações.
3. Política de privacidade
Lembre-se de observar a política de privacidade do provedor, um documento essencial que descreve como o fornecedor usa as informações pessoais dos usuários.
Em um serviço de webmail, este é um fator muito importante, pois a coleta, armazenamento e tratamento dos dados pessoais dos seus clientes e da sua empresa estarão descritos nesta política.
Entenda quais informações são coletadas, como ocorre o processamento e como os dados serão tratados, certificando-se que a plataforma não vende suas informações para terceiros, que mantém a privacidade assegurada de forma rigorosa, com a devida proteção dos dados e muita transparência.
Verifique também as medidas de segurança adotadas para proteger os dados contra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição.
4. Reputação do provedor
Como você viu, é preciso escolher um provedor que ofereça criptografia de ponta a ponta, para que somente o remetente e o destinatário possam ler os conteúdos enviados, além de outros recursos que falamos acima.
Mas, na hora de escolher o seu fornecedor, há muito mais a se considerar.
Busque avaliações, depoimentos e ocorrências sobre a empresa que irá fornecer o serviço. Afinal, o webmail seguro precisa ter bom histórico de conformidade e proteção de dados, indicando credibilidade, boa reputação e inteira confiabilidade.
A plataforma deve ter transparência até no momento de corrigir possíveis falhas e informar o que ocorreu aos seus usuários. Essas atitudes demonstram compromisso, auditorias e melhorias contínuas.
Por isso, vale ressaltar que o Zoho Mail é referência nesse quesito: foi eleito pelo Reclame Aqui como a melhor solução de e-mail, com nota 8.9.
5. Atualizações, personalização e auditorias regulares
Embora não seja um fator diretamente relacionado à segurança, um webmail seguro também deve ser fácil de usar, para ajudar a evitar erros que comprometam a segurança.
Ele deve ser personalizável para sua empresa. Você deve ter o seu próprio domínio, com interface intuitiva, evitando que os colaboradores demorem muito a entender como usar a ferramenta e acabem cometendo falhas.
Os sistemas também devem estar atualizados. Essa é uma boa prática essencial para garantir que a segurança e o desempenho estão prontos para se proteger contra os ataques mais modernos, fechando brechas de segurança.
Além disso, o provedor precisa realizar auditorias de segurança regulares, identificando e corrigindo vulnerabilidades, bem como apresentar as certificações que comprovam que ele cumpre padrões rigorosos de proteção de dados, sejam nacionais ou internacionais.
6. e-Discovery
No momento em que você pesquisar a reputação do fornecedor do webmail, procurando incidentes de segurança e passando escolher aquele com o histórico mais sólido, precisa verificar também se ele apresenta o e-Discovery, uma tecnologia não tão popular, mas muito importante.
O e-Discovery (ou eletronic discovery) é a operação na qual dados digitais em diversos formatos são procurados, localizados, protegidos e analisados, pois podem ser utilizados como evidências.
Podem ser e-mails, documentos, mensagens, mídias e mais. Portanto, o e-Discovery serve para garantir o cumprimento de requisitos legais, exigidos para processos judiciais, evitando sanções, gerando transparência e até agilizando a resolução de questões legais.
Essa funcionalidade está especificamente no Zoho Mail, o que representa um imenso diferencial em relação aos concorrentes. No Zoho Mail, você terá a maior conformidade, com proteção de dados avançada, completa e sistematizada.
Conheça o Zoho Mail como ferramenta de e-mail para sua empresa
Segundo os relatórios da Cybersecurity Ventures, há uma previsão de que o custo anual e global do crime cibernético irá atingir 9,5 biliões de dólares em 2024. A situação apenas se agrava, com custo crescente dos danos resultantes dos ataques cibernéticos, podendo atingir 10,5 bilhões de dólares até 2025.
Para evitar passar por dores de cabeça como essa, você precisa do webmail seguro, eficiente, promovido por um servidor de reputação sólida. O Zoho Mail tem tudo isso e mais.
O Zoho Mail é uma solução de e-mail corporativo que se destaca por sua eficiência, segurança e integração.
Ele oferece uma interface limpa e sem anúncios, permitindo que os usuários foquem em suas tarefas sem distrações, e jamais usando ou vendendo os seus dados para terceiros.
A segurança é avançada, com criptografia de e-mails durante a transmissão e em repouso, protegendo dados sensíveis, além da Autenticação de Dois Fatores, políticas de segurança de e-mail personalizáveis e uma capacidade robusta de se adaptar ao que a sua empresa precisa.
O Zoho Mail é fácil de usar, oferecendo plano a partir de 5 reais por usuário!
Ele apresenta um painel de administração intuitivo para gerenciar contas de usuários, grupos, e políticas de segurança. Você também poderá ter controle sobre os históricos, acessos e atividades na plataforma.
Faça o monitoramento detalhado das atividades para responder rapidamente às atividades suspeitas. Ele realiza auditorias e backups regulares, permite a recuperação de e-mails, e está em conformidade com as regulamentações de segurança nacionais e internacionais, com diversos selos e certificações de segurança.
Ele é compatível com várias ferramentas de produtividade, podendo ser integrado a sistemas da Zoho e de terceiros. Os seus planos são flexíveis, com excelente custo-benefício, e com suporte humanizado para ajudar a sua equipe a aproveitar o melhor da ferramenta.
A colaboração estará em dia: crie notas, comente em e-mails, produza com o time, até mesmo através do seu dispositivo móvel.
O Zoho Mail faz parte do Zoho Workplace, que inclui também as ferramentas como Zoho WorkDrive (armazenamento de arquivos em nuvem), Zoho Cliq (chat corporativo), e Zoho Connect (intranet social corporativa), Pacote Office (Zoho Writer para processar textos, Zoho Sheet para planilhas e Zoho Show para apresentações) e Zoho Meeting, para hospedagem de webinars e videoconferências.
O Zoho Workplace é uma ferramenta poderosa e versátil para empresas que buscam uma solução completa, segura, integrada e eficiente para a colaboração e produtividade diárias.
Dicas de segurança para ter um webmail seguro
Por fim, para garantir a segurança do seu webmail, é importante adotar algumas dicas de segurança:
1. Use senhas fortes
Crie senhas longas e complexas, combinando letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos, e sempre únicas para cada conta. Ou seja, não reutilize as suas senhas.
2. Habilite a Autenticação de Dois Fatores (2FA)
Muitas vezes, os sistemas apresentam essa camada de segurança, mas os usuários não ativam. Então, não cometa esse erro: ative 2FA para ter mais proteção.
3. Mantenha o software atualizado e os backups em dia
Mantenha seu navegador, sistema operacional e qualquer software de segurança sempre atualizados para se proteger contra vulnerabilidades conhecidas. Também tenha backups regulares dos e-mails importantes para prevenir perda de dados.
4. Treine a sua equipe
Treine sua equipe para ter boas práticas de segurança, como checar o endereço de e-mail do remetente, não clicar em links ou baixar anexos suspeitos, desconfiando de solicitações de informações pessoais por e-mail.
5. Use Conexões Seguras
Sempre acesse seu webmail através de uma conexão segura. Se precisar usar uma rede pública, considere usar uma VPN. Além disso, revise regularmente as sessões ativas no seu webmail e encerre aquelas que não reconhece.
6. Configure alertas
Ative as notificações para atividades suspeitas em sua conta, como logins de novos dispositivos ou alterações de senha.
Para conhecer mais práticas de proteção de dados, confira o guia definitivo para políticas de segurança!
Conclusão
O Zoho Workplace tem a proteção que suas operações precisam em cada etapa. É fácil e intuitivo, proporcionando uma experiência de usuário excepcional. Apresenta colaboração em tempo real, e se destaca por sua capacidade de proteger dados, integrar processos e otimizar fluxos de trabalho.
Além disso, conta com backups, auditorias regulares, atualizações, e um grande compromisso com a segurança e a inovação contínua. É a escolha mais confiável para sua empresa!
Entenda como maximizar sua eficiência operacional com o Zoho Workplace. Conte com os profissionais especializados da Zoho para entregar suporte durante a implementação da estrutura de e-mail corporativo e as diversas soluções empresariais personalizadas.
Conheça o Zoho Workplace, compare os planos, aproveite o melhor custo-benefício e transforme a comunicação da sua empresa!
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