Como anda a comunicação entre equipes no dia a dia da sua empresa?
A comunicação eficiente é propulsora dos bons resultados nas empresas. Com os avanços tecnológicos, ela ganhou importância ainda maior. Afinal, toda organização precisa de uma ótima comunicação para funcionar.
Essa tarefa pode não ser fácil, mas iremos te ajudar. Confira a seguir o que não pode faltar na hora da comunicação eficiente entre equipes.
Qual a importância da comunicação entre as equipes?
Quem nunca passou por uma situação em que um e-mail foi mal entendido, ou a interpretação da mensagem foi diferente entre os colaboradores?
Talvez essa situação possa até ter gerado maiores problemas, como uma entrega mal feita ou um colaborador que vai para a reunião no horário errado por má comunicação.
A verdade é que a otimização da comunicação entre equipes é uma estratégia necessária para alcançar bons resultados. Afinal, para que a empresa funcione, os colaboradores precisam se comunicar bem.
Eles devem se entender no dia a dia, construir um bom clima empresarial, alinhar objetivos e formas de trabalhar com as metas da empresa e entre si.
A comunicação tem a capacidade de definir grandes decisões em uma empresa, gerando resultados negativos ou positivos. Mesmo as pequenas decisões feitas na rotina de um departamento podem influenciar no todo.
As empresas não são um conjunto de pessoas buscando lucro, mas sim um grupo diverso, com variadas opiniões. Podem surgir problemas como, por exemplo, a falta ou os erros de comunicação, a acentuação das diferenças e a desmotivação.
É a boa comunicação que constrói um ambiente de trabalho funcional, saudável, no qual os colaboradores se sentem pertencentes e confiantes. Ela influencia no desempenho, na motivação e no engajamento do time.
Já má comunicação interna pode afetar o rendimento da equipe. Por isso, otimizar a forma com a qual os seus colaboradores se comunicam é essencial para garantir a produtividade da organização.
A comunicação clara influencia diretamente no desempenho dos seus colaboradores, seja no modo remoto, híbrido ou presencial, influenciando nos resultados e entregas das empresas.
5 tipos de comunicação usadas entre equipes
É possível dizer que melhorar a comunicação contribui para o desenvolvimento de todos, da empresa e dos profissionais. O time se sentirá mais à vontade para propor soluções, contar ideias e criar estratégias, tudo de forma mais clara.
Entenda os tipos de comunicação que podem ser usados para essas trocas no dia a dia:
1. Comunicação verbal
Costuma ser a interação mais importante no dia a dia, já que mesmo as empresas que trabalham em formato remoto falam por videoconferências ou chat. Essa comunicação constrói a forma como os colaboradores se percebem e expressam as suas ideias.
2. Comunicação não verbal
A linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz são exemplos de comunicação não verbal. Esses sinais são muito importantes, já que representam mais da metade de toda a comunicação.
3. Comunicação escrita
A escrita é facilmente controlada, já que as pessoas podem tomar tempo e pensar bem ao escrever um e-mail, por exemplo. Mas a equipe precisa construir uma comunicação eficiente entre os canais de comunicação, pois o trabalho remoto pode distanciar os colaboradores.
4. Comunicação visual
A comunicação visual é muito usada em reuniões ou treinamentos, e ajuda a gerar mais interação e engajamento na hora de apresentar uma mensagem. Os recursos visuais, quando bem usados, podem ajudar na compreensão.
5. Escuta
A escuta é a forma de receber a comunicação transmitida, e, quando usada de forma ativa, cria um ambiente saudável, pois os colaboradores compreendem uns aos outros com mais facilidade.
Como melhorar a comunicação interna da empresa
A boa comunicação entre equipes consegue gerar processos muito mais eficientes, logo, é urgente que ela seja otimizada para garantir os seus vários benefícios.
Veja algumas dicas:
1. Criando uma cultura de comunicação aberta e honesta
A comunicação aberta e honesta envolve troca de informações e opiniões, independentemente da hierarquia. Ela gera transparência, facilita a resolução de conflitos e alimenta a criatividade entre colaboradores.
Para isso, estabeleça canais de comunicação acessíveis, incentive as diferentes opiniões sem represálias, estimule a escuta ativa por parte da liderança, reconheça as conquistas dos funcionários e fique aberto às críticas e feedbacks.
2. Adotando as ferramentas certas de comunicação
Aproveite as ferramentas tecnológicas disponíveis para melhorar a comunicação, como os vídeos online, canais de mensagem instantânea, sistemas EAD e mais. As ferramentas tecnológicas incentivam a comunicação mais ágil e em tempo real, mesmo à distância.
Use uma plataforma colaborativa para que todos façam ajustes no projeto trabalhado ao mesmo tempo, integrando ideias e acelerando a finalização do projeto.
3. Criando um ambiente de rede social corporativa
Criar um ambiente de rede social corporativa é uma ótima maneira de promover a comunicação aberta na empresa. Para isso, opte por plataformas que permitam debates, compartilhamento de arquivos, recursos de interação e engajamento.
Tudo depende do objetivo da empresa, mas, ao configurar a rede social corporativa, estimule a equipe a se conectar e participar ativamente através de ideias, notícias, discussões, feedbacks, atualizações de projetos e outras informações.
Crie grupos para os diferentes projetos para resolução de problemas, treine os colaboradores na plataforma e determine diretrizes de segurança a serem seguidas.
4. Investindo numa cultura de feedbacks
Toda empresa precisa de transparência na comunicação empresarial. Então, incentive feedbacks verdadeiros e construtivos, evitando maquiar a situação frente à equipe.
A prática de feedbacks deve ser regular, de forma que as críticas serão recebidas mais facilmente, de forma natural. Assim, os colaboradores e os gestores poderão identificar áreas de melhoria.
5. Promovendo eventos comemorativos
Promover eventos comemorativos é uma forma de fortalecer a cultura da empresa, engajar a equipe e criar um bom ambiente de trabalho. Aproveite aniversários, datas especiais, happy hours, confraternizações e festas temáticas para engajar o time.
A empresa também pode promover eventos esportivos, para voluntariado e para premiar os colaboradores que se destacaram.
Confira 3 maneiras de promover a comunicação interna!
Ferramentas essenciais para otimizar a comunicação entre equipes
Existem várias ferramentas disponíveis para te ajudar a otimizar a comunicação entre equipes. Elas vão facilitar muito o trabalho em conjunto, estando à distância ou não:
1. Chat
Chats permitem a comunicação instantânea entre membros da equipe, tornando todo o processo produtivo muito mais ágil. Para garantir essas vantagens e mais, basta contar com o Zoho Cliq.
Ele é a simplificação que você precisa para o dia a dia da sua empresa. Através das mais diversas funções, como mensagens individuais ou em grupo, notificações em tempo real e integração com outras ferramentas, todo o trabalho em equipe ficará mais fácil.
2. Compartilhamento de arquivos
Gerenciar e compartilhar arquivos é essencial para que o trabalho remoto aconteça, já que os projetos empresariais andam através desses documentos.
Se você quer garantir o gerenciamento de arquivos online de forma eficiente e colaborativa, precisa conhecer o Zoho WorkDrive. É um espaço de trabalho seguro e compartilhado, que segue padrões ISO para proteção de dados.
3. Videoconferência
Os softwares de reunião online são essenciais para que a equipe tenha uma experiência de comunicação mais aberta. Para isso, conte com o Zoho Meeting.
O Zoho Meeting é uma plataforma segura que apoia a equipe com formas de colaborar remotamente com eficiência, integração total e segurança de padrão industrial.
4. Edição de documentos de texto e slide
Para edição de documentos de texto, recomendamos o Zoho Writer, que inclui ferramentas de comentários, controle de alterações e integração com o Wordpress.
Já para a edição de slides, você pode contar com o Zoho Show. Ele tem interface minimalista, fácil e acessível, é perfeito para o uso de equipes e possui uma ampla biblioteca de estilos.
5. Gestão de tarefas
O Projects é o melhor software de gerenciamento de projetos para a sua empresa!
O nosso software de gerenciamento de projetos é inteiramente baseado em nuvem. Nele, você pode criar um planejamento/agenda de tarefas, monitorar o trabalho e colaborar com o time - tudo em completa segurança.
6. Intranet social
Uma boa solução de intranet vai centralizar a comunicação da sua equipe, criando uma cultura de engajamento entre os colaboradores. Para isso, você precisa conhecer o Zoho Connect.
Compartilhe eventos, boletins, links, vídeos, imagens e muitos outros formatos de arquivos. Monitore métricas entre grupos, cultive a transparência e os diálogos abertos.
7. E-mail corporativo
É essencial ter um e-mail corporativo para que a vida empresarial esteja sempre organizada. O Zoho Mail hospeda o seu e-mail corporativo com inteira segurança, sem anúncios e com criptografia de mensagens.
O Zoho Workplace é a plataforma que você precisa para engajar os seus colaboradores em uma comunicação ativa e eficiente. O pacote inclui um conjunto de softwares que tornarão o dia a dia da sua empresa muito mais ágil e fácil.
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