O dia a dia de uma empresa é repleto de tarefas que devem ser cumpridas, e, a fim de organizar isso da melhor forma, você pode fazer um checklist. Nessa lista, você pode incluir todas as atividades que devem ser realizadas em um período diário, semanal ou mensal, por exemplo.
No geral, o checklist é um documento feito para controlar a realização de tarefas da empresa, verificando todos os dados e requisitos de modo sistemático. Essa organização é primordial para evitar esquecimentos e atrasos.
Confira a seguir algumas dicas de como fazer o melhor checklist para a sua empresa, mantendo organizada a rotina diária da equipe.
O que é um checklist?
A palavra checklist é de origem inglesa e, ao traduzir este termo, o seu significado é “lista de verificação”, dado que ele reúne as palavras “check” (que indica algo como “verificar”) e “list” (cujo significado é “lista”).
Dessa maneira, o checklist pode ser visto como uma ferramenta de controle que se baseia em uma lista com várias condutas, nomes e atividades a serem seguidas. Essas tarefas devem ser lembradas e feitas no dia a dia a fim de que o resultado seja alcançado, seguindo um modelo sistemático.
Em dias ou semanas mais corridas, com muitas coisas a serem resolvidas e para fazer em tão pouco tempo, uma ferramenta como o checklist pode ser a melhor saída para que você não se esqueça de nenhum momento importante.
Quais são as principais funções de um checklist?
O checklist gera muitos benefícios, tendo em vista que garante a realização das atividades de maneira organizada e eficiente. Confira algumas das principais funções dessa ferramenta:
Organizar todos os seus processos
Ao utilizar esse recurso, você pode sistematizar e especificar todos os itens que devem ser lembrados sobre uma demanda, a exemplo de prazos, etapas, responsáveis e padrão de qualidade.
Neste documento, você deve indicar tudo aquilo que já foi cumprido e o que ainda deve ser feito, facilitando, portanto, o monitoramento e a conclusão de tarefas. Os colaboradores se manterão orientados para executar as atividades com qualidade.
Automatizar etapas
Ao longo do tempo, com o uso da ferramenta, o cumprimento das demandas e as suas etapas se torna automático, gerando agilidade para os colaboradores. Isso traz maior modernidade, rapidez, organização e eficiência na empresa.
Diminuir as falhas
Com o checklist de tarefas, é possível diminuir os erros que comprometem a entrega dos afazeres mais complexos. Isso porque o documento vai indicar todas as tarefas necessárias e o seu acompanhamento.
Você pode ser lembrado do que precisa fazer, bem como marcar o que cumpriu, possibilitando um monitoramento preciso de cada etapa, com a opção de revisões.
Em quais momentos é indicado o checklist?
Em resumo, o checklist deve ser utilizado nos momentos em que há a necessidade de conferir e acompanhar o desenvolvimento de atividades longas e com muitos fluxos, evitando que o responsável se esqueça de alguma etapa.
Também é indicado saber como fazer um checklist para usar em dias em que as tarefas devem ser executadas com base em uma ordem pré-definida. São exemplos de
utilidades de um checklist:
- Conferir se tudo foi cumprido em todas as etapas ou no projeto;
- Compreender em qual nível a sua equipe está em relação a algo;
- Verificar e registrar as tarefas inspecionadas;
- Checar a possibilidade de implementar procedimentos ou padrões;
- Garantir lembretes de prazos;
- Facilitar o monitoramento dos resultados;
- Coletar dados a fim de analisar possíveis não conformidades.
A aplicação do checklist pode ser realizada em qualquer etapa dos processos de um trabalho. Os seus resultados devem contribuir significativamente para a conquista das metas definidas.
Passo a passo de como fazer um checklist de trabalho
Se você deseja agregar benefícios à sua empresa, é preciso saber como fazer um checklist para que seja bem definido e aplicado de modo correto do dia a dia da corporação. Saiba o passo a passo a seguir.
1. Acesse o Zoho Notebook por app ou web
O Zoho Notebook é um aplicativo para organizar e gerenciar informações empresariais e individuais. Você poderá capturar, classificar e compartilhar informações com eficiência. É um caderno ágil e fácil, que cabe no seu bolso.
Para acessar o Zoho Notebook do computador e começar o seu checklist na ferramenta certa, abra o seu navegador da web, acesse o site da versão desktop e clique em Iniciar sessão. Você estará na página de login do Zoho Notebook e poderá se inscrever gratuitamente.
Após entrar, você terá acesso ao Zoho Notebook e todas as suas funcionalidades.
2. Defina o que deve ser verificado
Apesar de parecer óbvio, pode ser confuso conseguir filtrar as etapas do seu projeto para anotar no checklist. Por isso, o primeiro passo é refletir e definir, com a ajuda da equipe, o que deve ser verificado e os resultados esperados ao final do checklist.
3. Qual será a frequência do checklist
Em seguida, indique em quais momentos o seu checklist deve ser aplicado e revisado. A ferramenta é utilizada para conferir cada etapa de produção em um projeto, para comprovar que todas as atividades foram realizadas.
4. Crie etapas
Para alcançar um objetivo maior, você deve definir metas menores que o ajudem a avançar no checklist. Por isso, estabeleça pequenas conquistas antes de chegar ao seu objetivo final.
5. Defina quem irá usar o checklist
Defina exatamente quem serão os responsáveis por usar a ferramenta e treine essas pessoas para utilizar corretamente o checklist e para entender a sua importância. Tenha em mente somente que, para que a sua equipe adote este recurso, é preciso ter uma mudança de cultura.
Conclusão
Após entender como fazer checklist, agora você deve testá-lo. Peça à equipe para que utilize a ferramenta em um projeto. Esse teste é importante para saber se realmente o checklist foi montado da maneira correta ou não. Há sempre tempo para ajustes.
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Dentre os aplicativos do Zoho Workplace, está o Zoho Connect, uma intranet social onde você pode criar quadros de tarefas, estilo Kanban, para gerenciar demandas, dividir em etapas, adicionar trabalhos para cada seção e gerenciar todo o planejamento de forma centralizada.
Cada aplicativo do Zoho Workplace vai te ajudar a gerenciar e cumprir demandas diariamente. Da mesma forma, o aplicativo Zoho Mail, que faz parte da suíte, possui a função "Tasks" para te ajudar a criar e gerenciar listas de tarefas a serem realizadas.
Crie, priorize, atribua, faça lembretes, organize, visualize de forma integrada com calendário, sincronize entre diferentes dispositivos e mais. Se você se pergunta como fazer um checklist, saiba que a resposta é Zoho Workplace.
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