Em um mercado cada vez mais complexo e competitivo, a eficiência operacional não é apenas um desejo, mas uma necessidade para as empresas. Uma das ferramentas mais essenciais para alcançar esse objetivo é a automação de processos.
Com a automação, você pode acelerar tarefas rotineiras, reduzir erros, gerir atividades com eficiência, melhorar a consistência e economizar tempo. Assim, o seu time pode se concentrar em projetos estratégicos e inovadores.
Se você quer saber por onde começar, este guia foi criado para ajudar. Vamos mergulhar na automação de processos, explorar como ela pode transformar a sua empresa e conferir dicas práticas. Continue a leitura e descubra como construir uma automação de processos.
O que é automação de processos?
Automação de processos é uma forma de utilizar a tecnologia para executar tarefas que antes eram repetitivas, diminuindo os erros humanos de interação. A prática é cada vez mais utilizada e pode ser aplicada em vários setores, como manufatura, saúde, logística e mais.
A automatização de atividades e tarefas pode ser diária em uma organização para obter resultados efetivos.
Do envio de e-mails à produção em linha de montagem, as operações passam a ser feitas de forma automatizada, e a empresa pode aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar o time para se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior valor.
Na realidade, os benefícios da automação de processos são muitos, incluindo até a redução de custos e o aumento da produtividade. Com a automação, a empresa ganha precisão e pode ter mais qualidade.
Para isso, é preciso usar os softwares certos, prontos para realizar as etapas das operações sem supervisão.
Se o conceito ainda está abstrato, pense em um escritório de advocacia. O processo de aviso e notificação dos clientes por e-mail pode ser automatizado de variadas formas:
● Ao enviar um e-mail de aviso ao cliente sobre um processo, o advogado pode configurar o reenvio automático do conteúdo por alguns dias, em horários pré-fixados;
● É possível, ainda, agendar o envio do e-mail como lembrete para o cliente um dia antes da audiência;
●Na hora de criar o e-mail, o advogado pode criar lembretes automáticos: baseados em horário, em respostas ou até caso não haja resposta. Assim, poderá acompanhar o assunto de forma mais eficiente;
●Para uma automação de processos ligada à segurança, o escritório de advocacia pode usar funcionalidades como a SecurePass Email, que cria uma data de expiração para o e-mail enviado, muito usado em casos de envio de documentos para assinatura.
Embora esta seja uma automação simples, o processo é familiar para a maioria das pessoas e integra perfeitamente questões como transações digitais e a comunicação com clientes.
Dessa forma, a automação de processos simplifica os sistemas eliminando a entrada humana, aumentando a velocidade de entrega, melhorando a qualidade, minimizando custos e agilizando os processos. Ele combina ferramentas de software, pessoas e processos para criar um fluxo de trabalho totalmente automatizado.
Qual o objetivo da automação de processos?
O objetivo principal da automação de processos é gerar eficiência operacional. Em operações feitas sem erros, o resultado sai com qualidade, ganha em agilidade e tem custos reduzidos.
É possível alcançar esses benefícios através da substituição de tarefas manuais e repetitivas por soluções automatizadas. Alguns dos principais objetivos da automação incluem:
1. Eficiência operacional
A automação ajuda a realizar tarefas rapidamente e com menos recursos, melhorando a eficiência geral da organização. Além disso, ao automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, você permite que a equipe se concentre em atividades estratégicas.
2. Redução de custos
Com a automação de processos, é possível diminuir despesas operacionais, uma vez que você passa a reduzir erros que antes causavam prejuízos, além da necessidade de pessoal adicional, retrabalhos ou perdas.
3. Melhoria da qualidade
O uso da boa tecnologia para automação de processos passa a melhorar a precisão e a consistência do trabalho feito, eliminando os erros humanos. Ao automatizar os processos, você ganha mais qualidade nos serviços prestados, gerando confiabilidade.
4. Ganho de agilidade
O uso da tecnologia vai te ajudar a ter uma resposta mais rápida às mudanças, seja em relação ao mercado, às variáveis internas ou às necessidades dos clientes. A automação possibilita que as empresas se adaptem rapidamente seguindo os dados, podendo até mesmo prever cenários e melhorar a capacidade de resposta.
5. Crescimento
A automação de processos pode permitir que as empresas aumentem a produção ou a oferta de serviços sem a necessidade de aumentar proporcionalmente espaços físicos e recursos humanos.
6. Melhoria do serviço ao cliente
Ao acelerar os processos e reduzir erros, a automação de processos pode levar a uma melhor experiência do cliente. É natural aumentar a satisfação do cliente ao gerar respostas mais rápidas e precisas, sem negligências.
7. Análise de dados
A automação de processos facilita o monitoramento e o rastreamento de métricas ou indicadores, bem como criação de relatórios e auditorias. Os dados do sistema passam a fornecer insights úteis para melhorar a tomada de decisões e a estratégia da empresa.
Tipos de automação
Existem diferentes tipos de automação de processos, como:
1. Automação de Processos Robóticos (RPA)
O RPA é uma forma de automação que usa "robôs" de software para realizar tarefas do dia a dia que normalmente são feitas por humanos. Essas tarefas podem incluir coleta de dados, entrada de dados, processamento de transações e mais.
2. Automação de Processos de Negócios (BPA)
O BPA é uma abordagem mais abrangente. Ela visa melhorar a eficiência dos processos de negócios como um todo, envolvendo a automação de fluxos de trabalho inteiros, como o processo de pedidos de vendas ou o processo de recrutamento de colaboradores.
3. Automação de Processos Inteligentes (IPA)
Por fim, a IPA combina a tecnologia RPA com a inteligência artificial (IA) para automatizar processos de forma mais inteligente e adaptável. Isso permite que a automação lide com tarefas bem mais complexas e tome decisões baseadas em aprendizado de máquina.
4. Automação de processos tributários
A automação de processos tributários é a prática que usa a tecnologia para simplificar e otimizar as tarefas relativas a impostos, reduzindo multas e penalidades por problemas nessa área. Isso pode incluir a coleta e organização de dados fiscais, o cálculo de impostos, a preparação e envio de declarações e a manutenção de registros, por exemplo.
Como automatizar processos na sua empresa
A implementação bem-sucedida da sua estratégia de automação de processos requer uma análise cuidadosa e uma boa escolha de ferramentas.
A seleção adequada de tecnologias pode ser a chave para uma transformação empresarial. Use a automação de processos para automatizar até mesmo negócios complexos, centralizando dados.
Escolha sistemas eficientes ao remover gargalos, reduzir erros e perda de dados, aumentando a eficiência, transparência, colaboração, comunicação entre setores e mais.
Finalmente, para saber como automatizar processos na sua empresa, saiba que cada organização é diferente, mas os cinco passos básicos permanecem os mesmos.
1. Identifique tarefas que podem ser automatizadas
Nem todas as tarefas podem ser automatizadas. No entanto, existem algumas técnicas simples para automatizar facilmente certos processos usando o software existente. Pense nas tarefas dentro de uma organização:
● Incluem um número de pessoas e peças;
● Precisam de trilhas de auditoria ou conformidade;
● São repetitivas;
● São sensíveis ao tempo;
● Impactam outros processos e sistemas dentro do negócio;
● São baseadas em regras, padronizadas;
● Têm o potencial de alto retorno sobre o investimento.
Encontre essas tarefas e crie um fluxograma mostrando o sistema atual.
2. Defina suas metas organizacionais
É preciso ter uma ideia firme de onde quer chegar para que as mudanças aplicadas possam resultar em alterações positivas e duradouras para a empresa.
A corporação precisa decidir quais são seus objetivos e como a automação ajudará a alcançá-los.
Com o histórico da empresa que mede o sucesso, analise se é importante, por exemplo, reduzir as reclamações dos clientes, melhorar o tempo de resposta, melhorar a lucratividade e mais.
A tomada de decisão fica muito mais fácil quando você tem seus objetivos claros, pois cada escolha aproxima do sucesso.
3. Escolha as ferramentas de automação certas
Este é o lugar onde a pesquisa é necessária para encontrar a melhor solução. Você pode se beneficiar da participação de profissionais com experiência no uso de sistemas de automação de processos bem-sucedidos.
O sistema ideal deve ser simples e fácil de entender, com interface intuitiva e ótima usabilidade. Deve ser escalável e flexível para acomodar o crescimento futuro e as mudanças dentro da organização.
Ele também deve se integrar com software e ferramentas existentes, ser capaz de se comunicar com outros programas e ter capacidade para processar dados.
Um dos grandes diferenciais do Zoho Workplace o seu alto grau de integração, seja com os quase 50 produtos da Zoho ou com fabricantes terceiros. Inclusive, as integrações para otimizar a capacidade de automação é um benefício do sotware.
De forma simples e prática, com poucos cliques, é possível integrar serviços como Google Drive, MaillChimp, Microsoft Teams, OneDrive, Outlook e muitos outros.
4. Gerencie as mudanças
Este é sem dúvida o passo mais importante na transição para a nova automação: ter colaboradores motivados e capacitados para usar o software ajuda a garantir que ele seja manuseado de forma eficaz e positiva.
Então, passe a envolver a equipe no processo de planejamento, fazendo com que as partes nutram ciclos de feedback para mudanças. Implemente a capacitação e educação contínua para uma transição suave para os novos processos.
5. Faça monitoramento
Os novos processos e ferramentas que você usa não devem ser estáticos. À medida que as necessidades de negócios mudam, o sistema também pode mudar, escalar ou ser adaptado.
Monitore continuamente os principais indicadores de desempenho e, se a performance diminuir, avalie os processos e reavalie as necessidades críticas para a vida útil do sistema usado.
Benefícios da automação de processos
Com soluções customizadas, a automação de processos deve oferecer muitos aspectos positivos para qualquer organização:
Transparência na gestão
As operações do dia a dia podem ser rapidamente analisadas através de um bom software de automação de processos. Estratégias abrangentes podem ser comunicadas a toda a equipe, que poderá colaborar, receber notificações e atualizações em tempo real.
Os dados se tornam mais transparentes, todos poderão analisar os fluxos de trabalho, podendo contribuir de forma assíncrona e transparente, entendendo de fato a jornada de cada atividade. Um sistema bem definido permite uma análise e alinhamento mais profundos.
Uma forma prática de criar automação para melhorar a gestão é usar quadros Kanbans para controlar as tarefas e os prazos. No Zoho Workplace, o Kanban vai além, já que é integrado diretamente com todas as ferramentas de produtividade da sua empresa.
O Kanban é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas e atividades em uma empresa. Ele permite visualizar o fluxo de trabalho, limitar a quantidade, identificar gargalos, desperdícios e mais.
O Kanban usa cartões, colunas e quadros para representar o fluxo de trabalho. Essa fácil visualização ajuda a evitar sobrecarga e garantir qualidade e eficiência. Assim, o Kanban encoraja novas abordagens para melhorar a eficiência e a qualidade.
O Zoho Workplace tem um Kanban nativo, oferecendo uma ferramenta integrada para organizar tarefas, acompanhar o progresso e colaborar em tempo real. A ferramenta facilita a coordenação e a comunicação diárias da sua equipe.
Melhorar a produtividade
A automação de processos de negócios continua sendo a chave para melhorar a produtividade das organizações.
Por si só, a automação ajuda a melhorar a produtividade das empresas, contribui na remoção de gargalos, retrabalhos e falhas, assim como para a retirada de tarefas manuais demoradas e para a integração e treinamento de pessoas em todo o fluxo de trabalho.
Para aproveitar o melhor da automação e ir além na produtividade, é importante que a sua empresa conte com softwares completos, que centralziam os dados em um único lugar. O Zoho Workplace pode te ajudar!
Aumentar a conformidade
Seja segundo políticas e padrões internos ou órgãos e agências governamentais externas, os sistemas de automação de processos aumentam a conformidade.
Como todos os processos acontecem automaticamente, não há atalhos, etapas perdidas e fases esquecidas em um processo. A tecnologia é mais precisa e evita erros.
Se a sua empresa tiver preocupações com governança, risco ou conformidade, a automação de processos deve ser uma parte vital de suas operações diárias.
Reduzir custos
Um dos benefícios mais atrativos da automação de processos é a redução de custos, o que permite que as empresas criem mais receita, invistam ou cresçam.
Isso se deve a uma série de fatores:
● Maior velocidade de processamento;
● Menos gargalos e atrasos;
● Menos erros;
● Mais tempo liberado para que a equipe realize outras tarefas.
Melhor utilização da equipe
Enquanto os funcionários estão ocupados com tarefas tediosas e repetitivas, eles não estão atingindo todo o seu potencial. Ao eliminar essas tarefas e atribuir os colaboradores a partes mais valiosas e interessantes do negócio, eles ficarão mais satisfeitos, aumentando os resultados positivos.
Menos erros
Embora um pedido errado ou endereço errado seja um problema solucionável, leva um tempo precioso e pode gerar prejuízos. Se esses problemas começarem a afetar os clientes, isso pode prejudicar a reputação do negócio, causando a perda de consumidores e criando mais dores de cabeça. Automação significa menos capacidade de erro.
Conclusão
A automação de processos pode ser uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência, produtividade e a qualidade de suas operações. As tarefas rotineiras podem ser realizadas mais rapidamente, liberando tempo e ganhando precisão.
Além disso, a redução de erros pode melhorar a satisfação do cliente e fortalecer a autoridade da marca no mercado.
Nesta jornada de automação, a inteligência artificial é vital. E entre as ferramentas de IA disponíveis, a Zia se destaca como uma das melhores.
A Zia é uma assistente de inteligência artificial que pode te ajudar a automatizar uma variedade de tarefas, desde o gerenciamento de e-mails até a geração de relatórios. Com a sua capacidade de aprender, a Zia pode ser parte integral da sua estratégia.
O software é a sua suíte de produtividade ideal. Ele conta com a Zia, a sua assistente de Inteligência Artificial, e é uma plataforma de produtividade e colaboração completa, que centraliza dados e gera produtividade para mais de 22 milhões de usuários no mundo.
O Zoho Workplace integra uma série de aplicações para facilitar a comunicação, a criação de conteúdo e a colaboração tem tempo real.
A automação tem papel fundamental no Zoho Workplace! O sistema permite a criação de fluxos de trabalho automatizados, além de regras automatizadas para classificar e-mails, atribuir tarefas e atualizar o status do projeto.
No Zoho Workplace, você pode configurar respostas automáticas, agendar reuniões e analisar dados com a Zia, integrar o sistema a outras ferramentas e mais.
Se você está procurando levar a sua empresa ao próximo nível, considere a automação de processos com Zoho Workplace!
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