A gestão financeira é um dos principais desafios da empresa, e ela necessita de precisão para ser eficiente. Leia nosso conteúdo e saiba como criar uma planilha financeira online para ganhar eficiência!
A gestão financeira, além de tão desejada, é um dos principais desafios das empresas no dia a dia. Afinal, manter as operações saudáveis requer organização e disciplina
Embora muitas empresas estejam adotando soluções de tecnologia, algumas ainda optam por usar caneta e papel, o que representa um atraso para os fluxos e pode resultar em diversos erros.
Um dos métodos mais flexíveis, fáceis e eficientes para automatizar essa gestão é a planilha financeira. Entretanto, você pode estar se perguntando: “Tudo bem, mas por onde eu começo?”, então veja mais a seguir!
Usar uma planilha financeira ainda vale a pena?
As planilhas financeiras automatizadas têm um incrível conjunto de vantagens! Para entender mais sobre essa ferramenta, aqui estão algumas razões pelas quais você pode optar por usar a planilha financeira:
Custo inicial baixo
Planilhas financeiras costumam ser acessíveis quando comparadas a softwares financeiros. Essa vantagem é atraente para empresas menores, startups, profissionais independentes e negócios com orçamentos limitados.
Facilidade de uso
Para realizar tarefas financeiras simples, como o rastreio de despesas, a geração de orçamentos básicos e o gerenciamento de pagamentos, uma planilha pode ser mais fácil de usar. Ela também requer menos tempo de treinamento no uso do que um software.
Flexibilidade
As planilhas são personalizáveis, é possível criar modelos para atender às necessidades exclusivas da empresa, com flexibilidade para lidar com os mais diversos cenários financeiros.
Transição facilitada
Além de tudo, é provável que os seus profissionais já estejam familiarizados com o uso de planilhas financeiras, o que torna a transição para esse tipo de gerenciamento financeiro muito mais fácil e rápido.
Como montar uma planilha financeira simples e útil
Conheça, a seguir, uma forma simples de montar uma planilha financeira online para controlar os ativos da sua empresa.
Em primeiro lugar, é a partir da planilha que você vai entender como dominar os números, indicadores e informações necessárias para não perder nenhuma movimentação. Afinal, a melhor maneira de obter uma gestão mais eficiente é por meio das ferramentas digitais.
As planilhas são a solução mais econômica para a introdução de mais tecnologia no processo financeiro. Construir uma para sua empresa pode parecer difícil no início, mas existem algumas etapas simples para atender totalmente às necessidades do negócio.
Siga as etapas para ler e entender o passo a passo! Vamos ajudá-lo a construir planilhas de gerenciamento financeiro e economizar tempo. Aqui está o seu guia:
Passo 1: Defina o objetivo da planilha financeira
Antes de começar, você precisa definir claramente os objetivos da planilha financeira. Quais informações você quer acompanhar? São exemplos o fluxo de caixa, comissões, as despesas, receitas, orçamento, contas a pagar, contas a receber e mais.
Passo 2: Escolha uma ferramenta de planilha online
Você pode e deve usar uma planilha eletrônica para criar a sua planilha financeira. Se preferir uma abordagem mais avançada, precisa conhecer o Zoho Sheet, que oferece recursos adicionais de tecnologia avançada.
Passo 3: Faça uma estrutura simples
Nem todo mundo possui habilidades avançadas em planilhas ou ferramentas semelhantes. Pense em uma estrutura simples para que todos os funcionários possam alimentá-la e segui-la.
O ideal é que o documento só seja preenchido quando estiver pronto. Use fórmulas e outras ferramentas para automatizar o arquivo tanto quanto possível.
Passo 4: Crie uma estrutura de dados
Organize sua planilha em uma estrutura relevante, separando, por exemplo, em fontes de receita, como vendas, investimentos, empréstimos e mais. Também estruture as despesas, como aluguel, salários e outras.
Acompanhe as entradas e saídas de dinheiro ao longo do tempo, liste todas as contas, datas de vencimento e de pagamento.
Passo 5: Determine um padrão para usar a planilha
Para organizar tudo que entra e sai, é preciso desenvolver um padrão para cada modalidade que a empresa faz. Não se limite a dividir apenas em despesas e receitas.
Para ter mais detalhes e controle, vá um passo adiante e crie categorias diferentes para cada entrada e saída, especificando em despesas operacionais, administrativas, tributárias, trabalhistas, serviços, vendas e mais.
Estes são alguns exemplos usados por diferentes empresas, mas lembre-se: personalize a sua planilha financeira online o máximo possível com base na situação real de sua empresa.
Mesmo se usar um modelo pronto, poderá ajustá-lo de acordo com as necessidades individuais do seu negócio. Não se esqueça de criar uma guia para a categoria. Isso torna mais fácil lembrar de cada uma e também ensinar o processo para novos funcionários.
Passo 6: Separe os meses por abas
Na maioria dos casos, as demonstrações financeiras são concluídas mensalmente. Portanto, esse modelo organizacional pode ser muito adequado para o seu negócio.
Depois de definir a estrutura inicial, copie-a em uma nova guia e defina uma para cada mês separadamente. A organização desta forma ajudará no registro do exercício e na análise futura. Isso evita possíveis erros humanos e reduz o risco de falha na análise.
Passo 7: Registre os dados financeiros
Comece a inserir dados na planilha. Inclua a data, histórico, categoria, tipo, a descrição e o valor, mantendo a planilha atualizada regularmente para de fato refletir a situação financeira.
Ao definir as colunas da planilha financeira online, verifique os dados necessários para controlar adequadamente cada movimento. Esta técnica é muito importante. Uma vez que haja um padrão, o preenchimento será mais rápido e eficiente, para que o processo de cadastro e acompanhamento sejam consistentes.
Passo 8: Crie fórmulas e relatórios
Use fórmulas para calcular valores totais, saldos e outras métricas importantes automaticamente. Por exemplo, você pode usar fórmulas para saber o saldo atual, o lucro líquido ou a sua margem e mais. Crie relatórios para resumir as informações financeiras com clareza.
Aproveite a ajuda da Zia!
A Zia é a assistente de inteligência artificial da Zoho e ela pode te auxiliar em várias tarefas, como a criação de fórmulas na sua planilha financeira do Zoho Sheet. Ela entrega sugestões inteligentes, identifica automaticamente os dados relevantes e sugere funções que podem ser aplicadas.
Se você cometer um erro, a Zia pode detectá-lo e oferecer correções. Ela também oferece explicações sobre as funções da sua planilha financeira, facilitando o entendimento da ferramenta. Ela analisa dados, identifica tendências, padrões e insights, ajudando você a tomar decisões informadas com base nas informações da planilha.
A Zia pode ajudar a automatizar tarefas, criar scripts personalizados com base em condições predefinidas e muito mais. Aproveite a assistência da Zia disponível no Zoho Sheet!
Passo 9: Coloque metas dentro da planilha
Estabeleça metas periódicas, mensais ou anuais tanto para receitas quanto para despesas.
Este conjunto de dados é muito interessante para sua planilha financeira online. Investimentos, contratos e outras despesas mais valiosas podem ser registrados e monitorados de perto nesta seção.
Ao criar metas, você pode monitorar até que ponto a empresa atinge o custo esperado sem afetar outras despesas. Claro, a meta mudará com o tempo. Porém, uma vez definido tal objetivo, fica claro qual deve ser o próximo passo, quais os erros e acertos até o momento da análise.
Lembre-se: as metas devem ser revisadas de tempos em tempos para entender o estado atual da empresa e se ainda fazem sentido.
Passo 10: Faça ajustes e análises da planilha financeira
Faça backup regularmente dos seus dados financeiros para evitar perdas e, regularmente, revise sua planilha financeira para fazer ajustes, correções e captar dados para tomar decisões. Isso é essencial para manter as finanças da empresa sob controle.
Passo 11: Mantenha a consistência no preenchimento de informações
Certifique-se de manter a consistência em seu registro financeiro. Siga um sistema de registro para facilitar a análise posterior. A complexidade da planilha financeira pode variar dependendo das necessidades da empresa.
Experimente o Zoho Sheet para fazer sua planilha financeira online
Se está procurando uma ferramenta completa para criar a sua planilha financeira, com o Zoho Sheet, você tem a melhor ferramenta disponível para obter insights instantaneamente!
Com a Zia no Zoho Sheet, veja seus dados ganharem vida como gráficos automatizados e tabelas dinâmicas. Obtenha dados sem erros: livre-se dos valores duplicados, corrija inconsistências e preencha valores ausentes aleatórios na sua planilha. O Zoho Sheet faz a limpeza de dados por você!
Avalie os seus números, escolha entre mais de 350 funções ou crie funções personalizadas para atender às necessidades exclusivas da sua empresa. São mais de 40 modelos de gráficos.
Com os recursos do Zoho Sheet, você pode publicar partes da sua planilha ou o arquivo inteiro. Incorpore referências ou relatórios aos seus blogs/páginas, aproveite a integração com outras ferramentas e outros formatos, como .ods, .csv e .tsv. Você pode até mesmo baixar suas planilhas como arquivos .pdf e .html ou imprimi-las para referência.
Crie planilhas interativas, acompanhe seu progresso com listas de verificação, crie validações para entrada de dados e automatize suas tarefas diárias. Considere o Zoho Sheet seu novo assistente executivo!
A colaboração acontece em tempo real. Mantenha seus colegas de equipe informados e crie relatórios em conjunto e em tempo real. Discuta, debata, reaja e responda a quaisquer comentários em equipe.
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