A boa gestão de tarefas aumenta a produtividade e a eficiência da equipe, além de ser um ótimo diferencial competitivo para a empresa que se encontra em um mercado concorrido!
Ela ajuda a evitar atrasos, organizar demandas, aproveitar o potencial dos colaboradores e garantir melhores resultados. Do pequeno ao grande negócio, toda empresa precisa investir na gestão de tarefas. Sem ela, até o uso dos recursos pode ser prejudicado.
A boa notícia é que a tecnologia te entrega ótimas opções para usar no gerenciamento diário das tarefas da empresa, evitando dores de cabeça. Se quer conferir as dicas, continue a leitura!
O que é uma gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é o conjunto de ações em prol de gerenciar atividades para atingir um objetivo ou meta. Nessa gestão, as tarefas devem ser listadas, delegadas, executadas, monitoradas e controladas.
Assim, certas atividades são priorizadas, seus passos são identificados do início ao fim e depois são atribuídos aos membros da equipe. Devem ser determinadas as etapas e os prazos para o cumprimento correto das tarefas.
A tarefa pode ser simples, como o envio de um e-mail, mas também pode ser complexa, como a construção de um orçamento para a abertura da nova filial da empresa.
Quanto mais ampla é a tarefa, mais ela precisará ser organizada e dividida em etapas. Pode até ser necessário ter responsáveis de equipe diferentes, já que é normal que as tarefas sejam cumpridas por uma equipe inteira - e não por apenas um colaborador.
Dessa forma, a gestão de tarefas mantém a carga de trabalho equilibrada, evitando sobrecarga ou até colaboradores sem demanda. Essa gestão também é flexível, ajustável, evita desperdício de tempo e recursos, além de burocracias desnecessárias.
Ela é uma forma de organizar e distribuir as atividades na empresa, otimizando ao máximo a execução da produção e o seu monitoramento.
Por isso, é tão essencial conhecer as soluções disponíveis no mercado para te ajudar nessa administração.
Desafios comuns na gestão de tarefas
A gestão de tarefas pode ter diversos desafios, e os mais comuns são:
Prioridades: Determinar corretamente a ordem das tarefas pode ser difícil, principalmente quando existem muitas demandas precisando da sua atenção. É preciso ter critérios claros sobre quais atividades são mais essenciais e urgentes.
Má comunicação: Uma boa gestão de tarefas precisa ser feita com excelente comunicação entre os membros da equipe, evitando mal-entendidos, erros e prejuízos.
Falta de registro: Sem uma plataforma centralizada, pode ser complicado visualizar o que está sendo feito, quais os responsáveis e como andam os resultados, gerando atrasos e falhas.
Sobrecarga: A falta de visibilidade também pode ser bastante prejudicial aos membros da equipe, que se sentem sobrecarregados por causa da quantidade de tarefas que precisam cumprir.
Falta de recursos: A falta de recursos e os erros na sua alocação podem gerar atrasos, baixa qualidade do resultado e insatisfação da equipe e do cliente final.
Dependências: Algumas tarefas dependem dos resultados de outras, por isso elas precisam ser feitas depois. Por isso, o gerenciamento dos fluxos precisa ser feito com cuidado ou você encontrará gargalos.
Mudanças: Alterações frequentes no projeto afetam a gestão, gerando, por exemplo, retrabalhos, mudanças nas prioridades e nos prazos. Para uma boa administração, é preciso lidar com as mudanças sem gerar confusões.
Para superar esses desafios, você precisa ter a melhor abordagem na sua gestão de tarefas, aproveitando o que a tecnologia pode te oferecer. Use boas ferramentas, incentive a flexibilidade, colaboração, comunicação clara e a organização.
Confira os passos a seguir!
Como fazer uma gestão de tarefas eficiente?
Como complemento às ferramentas que você verá aqui, é importante seguir algumas dicas. Veja como otimizar a sua gestão com os passos abaixo:
Elenque as tarefas
Você deve classificar as atividades de acordo com a urgência de cada uma. Depois, precisa separar as equipes que ficarão responsáveis por cada demanda, além de criar o cronograma para que as tarefas sejam concluídas.
Faça reuniões semanais para acompanhar a execução das tarefas, ajudando a vencer gargalos e ganhando agilidade.
Saiba os 5 passos que você precisa para desenvolver um Cronograma de Projetos eficiente!
Estabeleça prazos
O cronograma feito deve ter metas a curto, médio e longo prazo. Entenda a complexidade das tarefas, quanto tempo será necessário para que cada uma delas seja feita, e em quanto tempo devem ser entregues.
Não estabeleça prazos irreais, para não frustrar e estressar a equipe; entenda qual o volume de atividades da empresa para criar deadlines de acordo com o contexto.
Faça alinhamentos
A equipe deve estar de acordo com o que foi delimitado. A comunicação precisa ser boa para que os profissionais entendam às expectativas da gestão e digam se todo o plano pode ser de fato realizado.
Crie um fluxo de trabalho
Determine as etapas para que a tarefa seja concluída, e crie esse fluxo da forma mais transparente, para que acompanhar cada passo seja fácil, sem estresses.
Incentive a colaboração
A colaboração é essencial para que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo e sem erros, então opte por ferramentas que mantenham toda a equipe a um clique de distância, na mesma página, com fácil acesso aos dados da tarefa.
Acompanhe o trabalho
O monitoramento de tarefas deve ser feito diariamente, já que permite que todos saibam quais são as prioridades, em qual etapa o projeto está e como é preciso planejar o tempo para cumprir os prazos.
Automatize as tarefas
Algumas tarefas, principalmente as repetitivas, podem ser cumpridas pela tecnologia, o que contribui para que colaboradores fiquem livres para trabalhar nos projetos mais criativos e inovadores.
Então, sempre que puder, conte com a tecnologia para resolver questões de forma mais precisa.
Escolha a melhor ferramenta
Avalie qual é a melhor ferramenta de acordo com as necessidades do seu time e da empresa.
Escolha a que permite o monitoramento dos resultados, a contabilização das horas trabalhadas, a transparência nos processos e todas as funções que você considera essenciais.
Qual a melhor ferramenta para gestão de tarefas?
Para a melhor gestão, as tarefas precisam ser estruturadas dentro da plataforma usada, e a equipe deve ser orientada para usar a ferramenta com a maior autonomia possível nas suas rotinas.
Então, vamos ao assunto!
Zoho Projects
O Zoho Projects foi classificado como líder nos 20 principais prêmios de software de gerenciamento de tarefas!
Ele apresenta várias funcionalidades, inclusive a mais do que muitas das principais concorrentes, como os fóruns, a criação de dependência de tarefas e de sub-tarefas, gestão de recursos, status de tarefa personalizável, controle de versões, videoconferência, registro de horas pelo Timesheet e mais.
O Zoho Projects permite que você crie, atribua, monitore e faça a gestão de tarefas, anexe arquivos, adicione comentários, faça trabalho colaborativo em documentos, utilize chats para comunicação em tempo real, acompanhe o uso dos recursos, gere relatórios e mais.
Quais os benefícios da gestão de tarefas para sua equipe
Evite problemas, você não precisa mais lembrar de todas as demandas a todo momento!
Um bom gerenciamento de tarefas vai te ajudar a registrar e rastrear todas as informações relacionadas aos seus projetos, evitando dores de cabeça por causa de dificuldades de acompanhar prazos e demandas.
A partir do Zoho Projects, você também poderá centralizar todas as informações, fazer reuniões e já atribuir responsabilidades, tudo de acordo com as necessidades do negócio.
Em um software de gestão de tarefas, basta um clique para resolver atrasos, assumir o controle de etapas e corrigir erros. Todo o fluxo de trabalho será otimizado, aumentando a produtividade e a agilidade.
Nunca foi tão fácil organizar as tarefas da empresa e alcançar as metas, principalmente nesse mercado tão acelerado!
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