Ainda não sabe como utilizar a automação de processo em seu negócio? Nos acompanhe nesta leitura que preparamos!
Automação de processoem empresas também é conhecido pela nomenclatura Business Process Automation (BPA), que é o mesmo que automação de negócios.
Trata-se da utilização da tecnologia digital para automatizar as tarefas domésticas e demoradas que compõem processos de negócios complexos com o objetivo final de simplificá-los.
Em outras palavras, permite que os membros de sua equipe realizem um trabalho mais significativo, sem ter que gastar seus nervos e tempo em tarefas repetitivas.
Além disso, a automação de negócios torna mais fácil documentar e gerenciar os processos de sua equipe para garantir que todos os membros da equipe estejam fazendo o que deveriam estar fazendo e que todos os processos necessários estejam fluindo como deveriam.
Os processos de negócios automáticos podem variar em tamanho e natureza. Você pode automatizar (separadamente ou em conjunto) marketing, vendas, fluxos de trabalho, atendimento ao cliente, recursos humanos, etc.
Se você está lendo sobre automação de processoem empresas, provavelmente já teve que lidar ou fazer parte do processo de integração de funcionários algumas vezes. Saiba como utilizá-lo corretamente, boa leitura!
Qual é o objetivo da Automação de Processos?
O principal objetivo da automação de processos é melhorar os fluxos de trabalho de uma empresa.
Com a automação, podemos reduzir custos, tempo e desperdício, além de aumentar a produtividade, reduzir erros e controlar todos os processos do negócio em tempo real.
Você pode substituir atividades manuais por automatizadas ou reutilizar o software e os sistemas para dar suporte a várias outras tarefas.
Para entender mais claramente, imagine um processo de solicitação de compra. Se for manual, a equipe de compras deve negociar com os fornecedores por telefone ou e-mail, aguardar as respostas, encaminhá-los para aprovação do orçamento, localizar o centro de custo e assim por diante.
Agora pense em como todos esses processos podem ser centralizados em um sistema automatizado. Com formulários e etapas pré-desenhadas, todo o fluxo de compra pode ser padronizado e feito online, incluindo:
- Aprovação do orçamento, em que você só precisa designar um responsável;
- Cotações, com mensagens automáticas enviadas aos fornecedores;
- Avaliação técnica, utilizando regras de negócio previamente definidas;
- Negociação de títulos usando regras de custo;
- Estandardização;
- Pagamento;
- Fechamento.
Qualquer funcionário com acesso ao sistema pode acompanhar o status dos processos e agir de acordo. Isso evita erros e acelera a execução das tarefas, para citar apenas dois benefícios.
Como fazer a automação de processo?
Cada etapa listada acima pode ser feita por uma ferramenta de automação de processos.
Uma empresa orientada a processos que busca a melhoria contínua deve adotar o BPM (Business Process Management).
Por meio da análise e controle de processos, o Zoho CRM garante atualizações de fluxo de trabalho para corrigir erros e atingir objetivos estratégicos. O software é capaz de mapear, automatizar, executar e monitorar os processos, seguindo os requisitos da automação de processo de negócios em todas as suas etapas.
Durante as etapas de gerenciamento de processos, a automação de processo é adotada, principalmente, durante três etapas em particular:
- Modelagem: quando a automação do processo é usada para adicionar novos processos modelados e formulários eletrônicos, delineando responsabilidades e prioridades. Todos os colegas envolvidos no processo são treinados para entender como os sistemas funcionam.
- Implementação e execução: quando você coloca em prática seu mapeamento de processos e realmente executa as tarefas.
- Monitoramento: ao monitorar processos, você verifica seu desempenho em relação às expectativas e acompanha seus objetivos. Essa etapa se torna muito mais fácil se um processo já estiver automatizado, pois as informações do processo estarão em um sistema e a confiabilidade das informações será maior. O monitoramento pode ser automático e até mesmo enviar alertas caso uma situação se torne crítica.
Essas etapas são realizadas após várias etapas anteriores onde os processos de negócios atuais são avaliados. Nesta etapa, encontram-se os problemas e então cria-se um novo desenho para esses processos considerando os objetivos que o negócio busca alcançar. O mapeamento é então aplicado à automação de processos.
Após isso, os gerentes de processo podem avaliar o andamento das tarefas, bem como iniciar a modelagem e melhoria dos processos para evitar possíveis erros ou gargalos.
Como selecionar a automação de processo em negócios?
Abaixo estão algumas dicas sobre seleção e manutenção de processos para automatizar:
1. Faça o mapeamento do seu negócio
O primeiro passo é verificar os processos da sua empresa para ter uma visão sistemática das operações e identificar possíveis gargalos ou tarefas duplicadas/desnecessárias.
Depois de identificar os problemas, você precisa selecionar o processo que o torna mais eficiente e reduzir quaisquer pontos fracos ou desperdícios.
2. Analisar o processo selecionado e seu potencial
Depois de mapear e selecionar um processo para automatizar, é preciso verificar se os recursos em que você investe valerão a pena , se os erros serão corrigidos, se os custos serão reduzidos e quais outros ganhos possíveis existem.
3. Crie um cronograma e escolha uma equipe de implementação
Ao criar o cronograma, é importante delinear as expectativas de todos os membros da equipe que participarão do processo. A implementação deve ser feita em etapas caso haja mais de um processo ou caso haja um processo maior para automatizar.
À medida que outros processos são priorizados, você verá que alguns se cruzarão com processos já existentes.
No cronograma, você também deve considerar testes para localizar e corrigir eventuais erros. Recomendamos que você tenha uma equipe de pessoas de todas as áreas envolvidas neste processo.
4. Agende sessões de treinamento
Não se esqueça de treinar todos os envolvidos em todas as etapas do processo.
5. Sempre monitore seus processos
Ao automatizar um processo, você precisará de análises constantes para avaliar os resultados. Tais análises geralmente são realizadas por meio de indicadores e gráficos. Ao usar esses indicadores e gráficos, você pode verificar oportunidades de melhoria e confirmar pontos fortes.
Como saber se sua empresa precisa de automação de processo?
A resposta mais breve possível é: sempre acontece. Que empresa não se beneficiaria de acelerar processos, reduzir erros e melhorar a qualidade?
Mas existem alguns sintomas que mostram que sua empresa pode automatizar seus processos, como:
- Ruído de comunicação: se o departamento de compras enviou uma solicitação de aprovação de orçamento e ainda não recebeu uma resposta, significa que uma etapa foi perdida no caminho. Com a automação de processo, no entanto, isso não acontece.
- Ações desalinhadas com a estratégia: o objetivo da automação de processos é fazer com que toda a empresa opere alinhada aos seus objetivos estratégicos.
- Processos não padronizados: a falta de padronização causa erros, desperdícios e retrabalhos, o que significa que é vital definir regras a serem seguidas e automatizar todos os processos. Então, se uma tarefa não atender aos padrões, o sistema pode interrompê-la.
- Dificuldade em identificar problemas: se a produtividade cair, mas você não souber porquê, automatizar processos o ajudará a encontrar exatamente onde estava o problema.
- Decisões não fundamentadas: se a administração tomar decisões com base apenas na intuição, sua empresa definitivamente perderá em termos de vantagem competitiva. Com a automação de processo, você pode extrair dados e gráficos e realizar uma análise completa para aprimorar sua inteligência de negócios.
Agora que você já sabe a importância da automação de processo para empresas modernas, conheça nossas soluções! A Zoho garante resultados para o seu negócio.
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