A gestão de tarefas divide as atividades necessárias para administrar um negócio em partes que podem ser delegadas e nas quais as equipes podem trabalhar juntas para ter sucesso. Isso nos mostra que se trata das etapas de um processo de vendas e dos trabalhos e atividades dentro dessas etapas.
"Workflow'' é um termo bastante comum nos círculos empresariais. No português, é traduzido para fluxo de trabalho. Ele engloba uma série de etapas que podem ajudar a atingir determinados objetivos.
Embora esse conhecimento seja bastante comum, o que falta à maioria das pessoas é uma compreensão de como criar e gerenciar um fluxo de trabalho personalizado para seus negócios.
Para ter uma estratégia consolidada de como lidar com vários processos de negócios, você precisa ter a pilha de tecnologia certa. É por isso que toda empresa exige um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho com CRM. Na prática, é a gestão de tarefas com o uso de um software de relacionamento com o cliente (CRM).
Neste artigo, descobrimos as melhores práticas para aproveitar os sistemas de CRM para a gestão de tarefas e listamos os recursos mais valiosos a serem procurados em uma ferramenta de CRM.
O que é Gestão de Tarefas?
A gestão de tarefas percorre o ciclo de vida de uma tarefa, desde o planejamento até o rastreamento e a execução. Ele ajuda as equipes a acompanhar o trabalho do início ao fim, incluindo a definição de prazos, a priorização de tarefas e a atribuição de tarefas ao profissional adequado. Ele mantém os projetos no caminho certo e garante que eles sejam concluídos no prazo.
Além disso, a gestão de tarefas, um subconjunto do gerenciamento de projetos, é direto. É uma técnica para dividir grandes empreendimentos em pedaços menores e mais gerenciáveis.
A gestão de tarefas se concentra em priorizar, definir prazos e delegar atividades espalhadas por vários projetos. Ela se concentra na alocação de recursos, orçamento, dependências e gerenciamento.
Os recursos de gestão de tarefas geralmente são incluídos no gerenciamento de projetos ou no software de CRM.
Os benefícios da Gestão de Tarefas com CRM
As ferramentas de Customer Relationship Management (CRM) evoluíram significativamente nos últimos anos. De simples sistemas de gerenciamento de contatos, eles agora se transformaram em soluções muito mais avançadas e abrangentes para as empresas.
No geral, de acordo com estudos, a maioria dos profissionais de negócios preferem ter uma única plataforma para gerenciar seu fluxo de trabalho em vez de várias plataformas independentes.
Ter todas as informações vitais reunidas em um só lugar permite que você priorize tarefas e se concentre em coisas que exigem atenção imediata.
O CRM pode ajudá-lo a eliminar as etapas redundantes do seu fluxo de trabalho, ajudando você a economizar tempo e recursos. Ele também pode ser perfeitamente integrado aos seus processos de negócios existentes.
Aqui estão algumas das maneiras pelas quais o CRM pode beneficiar seu fluxo de trabalho de negócios:
1. Eficiência Aprimorada
O gerenciamento adequado de tarefas e fluxo de trabalho pode impedir que os leads caiam no esquecimento e ajudar você a maximizar sua eficiência. Um processo consistente e repetitiva pode reduzir os custos operacionais e potencializar a lucratividade do seu negócio.
Com a gestão de fluxo a partir do uso de CRM, você pode obter uma visão melhor de todas as suas tarefas e atividades. Isso pode ajudá-lo a descobrir quais tarefas são redundantes e podem ser removidas.
Os gerentes de vendas podem usar o fluxo de trabalho de vendas do CRM visual para descobrir se os processos estão sendo tratados com eficiência. Ele pode ser usado para definir gatilhos, gerar lembretes e notificações para todos os membros.
2. Suporte ao cliente aprimorado
O objetivo final de qualquer empresa é conquistar e reter clientes. A qualidade do suporte ao consumidor, oferecido pela sua empresa, pode afetar significativamente os níveis de retenção de clientes.
A integração do CRM com o fluxo de trabalho pode permitir que você responda prontamente às consultas dos consumidores e evite qualquer frustração por parte deles.
Com uma ferramenta de gestão de tarefas com CRM, você pode automatizar várias tarefas, incluindo gerar e rastrear tíquetes, emitir um pedido de desculpas, atualizar os membros da equipe sobre o problema, gerar lembretes para acompanhamento, etc. Tudo isso pode ajudá-lo a evitar a perda de clientes valiosos só porque sentem que seus pedidos não são ouvidos.
3. Colaboração Interna
A maneira tradicional de compartilhar informações dentro da organização com memorandos e e-mails pode resultar em perda de dados críticos ou oportunidades perdidas. Uma comunicação interna eficiente é necessária para oferecer um melhor atendimento ao cliente. O gerenciamento de fluxo de trabalho de CRM pode ajudar sua equipe a manter contato constante e não perder detalhes importantes.
Com um fluxo de trabalho de CRM, as divisões de vendas, marketing e suporte ao cliente de sua organização podem trabalhar juntas de forma integrada. As atualizações podem ser compartilhadas entre os departamentos e todos os funcionários podem acessar os dados de uma plataforma centralizada.
4. Fluxo consistente na gestão de tarefas
Quando você configura seus fluxos de trabalho com o CRM, você elimina as suposições e ajuda todos a estarem cientes do que está por vir. Para um gerenciamento de tarefas eficaz, é essencial ter um fluxo de trabalho consistente. Isso pode aumentar a responsabilidade e remover quaisquer tarefas redundantes ou sem importância para o processo.
Com um fluxo de trabalho de atendimento ao cliente, você pode atribuir tarefas aos funcionários mais preparados. Alertas e notificações podem ajudar todos a se manterem atualizados com as informações e realizarem suas tarefas no prazo. Dessa forma, nenhum de seus leads passará despercebido, suas campanhas de marketing produzirão melhores resultados e seus níveis de retenção de clientes aumentarão.
5. Erros Reduzidos
Erros em suas operações de negócios podem resultar em uma perda significativa de tempo e recursos. Agilizar suas operações diárias com ferramentas de gestão de tarefas com CRM pode reduzir o número de falhas, ajudando você a obter melhor produtividade. Isso também pode ajudá-lo a oferecer uma melhor experiência de compra e reter mais clientes para seu negócio.
Ao remover o esforço humano de tarefas redundantes, o CRM pode ajudar a eliminar as chances de erros e fazer as coisas rapidamente.
Também ajuda a garantir que as tarefas sejam atribuídas e concluídas pela pessoa autorizada. Ele pode gerar notificações e atualizar os funcionários sobre as próximas etapas para garantir a máxima eficiência e evitar atrasos.
6. Tarefas Automatizadas
A automação de marketing pode aumentar sua receita e a produtividade de vendas.
Mas como funciona a automação e qual o papel que o CRM desempenha nela?
Aqui está tudo o que você precisa saber:
Seu fluxo de trabalho tem várias tarefas que precisam ser repetidas e exigem tempo e recursos humanos consideráveis. Isso pode incluir atualização de informações do cliente, preenchimento de formulários, agendamento de reuniões, etc.
A automação dessas tarefas pode impulsionar a produtividade, ajudando você a utilizar seu tempo com mais eficiência.
O software Zoho CRM permite que você faça isso criando macros que podem realizar uma série de tarefas com base em ações baseadas em tempo. Você pode agrupar tarefas semelhantes para fazer as coisas no prazo, sem comprometer a eficiência.
7. Melhores insights
Uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho de CRM pode fornecer melhores insights sobre o comportamento do usuário e as tendências do mercado. O acesso a essas informações pode ajudá-lo a tomar melhores decisões para o seu negócio. Você pode ficar de olho na eficácia do seu fluxo de trabalho e fazer as alterações necessárias.
Monitorar seu fluxo de trabalho pode te ajudar a otimizá-lo com mais precisão. Com informações valiosas do CRM, você pode modificar sua abordagem para atingir seus objetivos de negócios. Isso evitará que sua lucratividade seja afetada.
Considerações finais: por que escolher a gestão de tarefas com CRM?
Se este artigo ainda não te convenceu sobre o poder do CRM para a gestão de tarefas, ainda há tempo nesta conclusão. Escolher a melhor ferramenta de gestão de tarefas para suas necessidades individuais é fundamental, então faça sua lição de casa.
Algumas ferramentas são mais simples, enquanto outras são mais completas e sofisticadas. Como resultado, é fundamental saber o que você precisa antes de comprar. Para fazer isso, você precisa listar características “obrigatórias”.
Seja qual for a solução de gestão de tarefas que você usa, certifique-se de que ela faça toda a verificação das atividades e não seja incompatível com seu orçamento.
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