Existem algumas formas de automatizar o fluxo de trabalho. Por esse motivo, elaboramos este artigo para você automatizar seu processo. Confira!
Tarefas manuais, como roteamento de entrada de dados, não são apenas tediosas e repetitivas — elas afastam os funcionários de trabalhos mais envolventes. Os funcionários perdem um tempo valioso quando preenchem formulários e perseguem seus gerentes em busca de assinatura.
Então, como você pode simplificar essas tarefas e garantir que você (e seus funcionários) não fique atolado em atividades monótonas?
A resposta é a automação do fluxo de trabalho
Se sua organização ainda faz as coisas manualmente, é hora de mudar. A automação de processos de negócios aumenta a produtividade geral e elimina tarefas tediosas.
Neste artigo, examinaremos detalhadamente a automação do fluxo de trabalho, incluindo o que é e como ela beneficia sua organização. Também veremos exemplos de fluxo de trabalho em diferentes departamentos e até mostraremos os benefícios para o seu negócio.
O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação do fluxo de trabalho refere-se ao uso de software para concluir algumas tarefas e atividades, sem a necessidade de intervenção humana. É uma ferramenta para tornar o trabalho mais rápido, fácil e consistente.
Ao automatizar osfluxos de trabalho, as empresas reduzem a necessidade de trabalho manual e tarefas repetitivas. Como resultado, os processos se tornam mais eficientes e os funcionários passam mais tempo em atividades que agregam valor. A automação do workflow também desempenha um papel crucial na orquestração do processo.
Exemplos de automação de fluxo de trabalho
Agora que você sabe o que é automação de fluxo de trabalho, vamos ver alguns exemplos. Cada workflow contém algumas tarefas ou atividades que podem ser automatizadas, mas o grau em que um fluxo pode ser automatizado varia. Abaixo estão alguns exemplos de tarefas que são frequentemente gerenciadas pelo software de automação de fluxo de trabalho:
- E-mails e preenchimentos de formulários são convertidos em solicitações de serviço.
- Eventos de calendário e convites são criados e enviados.
- Distribuição da carga de trabalho por volume, tempo ou outros critérios.
- Os itens de trabalho são atribuídos/roteados para a pessoa apropriada.
- E-mails ou alertas são enviados quando os itens de trabalho mudam de status.
- Os alertas são acionados quando o trabalho se atrasa ou se aproxima do prazo final.
- As mensagens são entregues via Slack, WhatsApp, SMS ou outras plataformas.
- Documentos ou contratos de venda são gerados e entregues para assinatura.
- As notificações são enviadas quando a aprovação ou revisão é necessária.
- Os dados são sincronizados sempre que um e-mail é recebido ou um formulário é preenchido.
- Relatórios e painéis são criados a partir de dados no workflow.
Existem inúmeras oportunidades de automação na maioria dos fluxos de trabalho. Em geral, se uma tarefa é repetitiva, previsível, simples, programada ou acontece com frequência, ela pode ser automatizada. Quando várias tarefas em um workflow são concluídas por software, o próprio fluxo de trabalho é automatizado.
Quando um sistema de gerenciamento de fluxo é integrado a outros aplicativos e software, é possível uma automação de fluxo de trabalho ainda mais complexa.
Benefícios da automação do fluxo de trabalho versus processos manuais
As planilhas são certamente um avanço em relação aos formulários em papel. Mas eles ainda estão propensos a erros humanos e carecem da transparência de que a administração precisa para tomar decisões importantes.
Veja como a automação do fluxo de trabalho oferece à sua organização uma vantagem competitiva sobre as empresas que dependem de processos manuais.
Maior Eficiência
Considere as etapas envolvidas no envio de uma ordem de compra. Um funcionário cria um pedido de compra e o envia ao gerente para revisão. A PO é então encaminhada para o departamento financeiro para aprovação final antes de ser enviada ao fornecedor.
Executar cada etapa manualmente é ineficiente. O tempo que um funcionário leva para preencher e entregar formulários em papel ao gerente é um tempo que poderia ser gasto em outro lugar.
Com o software de automação de fluxo de trabalho, você pode digitalizar seus formulários e automatizar o processo de aprovação, para que eles sejam encaminhados para as pessoas certas.
Os funcionários não precisam perder tempo procurando assinaturas. A automação de tarefas comuns, como o encaminhamento de documentos, torna as operações de negócios mais eficientes.
Menos erros humanos
Fluxos de trabalho manuais são propensos a erros. Um funcionário pode inserir os dados errados, enviar um formulário para a pessoa errada ou até mesmo esquecer de movê-lo para a próxima etapa.
Esses tipos de erros podem afetar negativamente seus resultados. Você precisará gastar ainda mais tempo e recursos para corrigir esses erros (se é que os detectou).
Embora seja impossível eliminar completamente o risco, você pode aproveitar o software de automação de fluxo de trabalho para evitar a ocorrência de erros comuns. Por exemplo, com formulários dinâmicos , você pode ter campos preenchidos automaticamente com dados SQL ao selecionar um fornecedor.
Você pode até fazer com que todos os subtotais e totais no formulário sejam calculados automaticamente. Isso reduz a entrada manual de dados e resulta em menos erros humanos.
Maior responsabilidade
A responsabilidade é a chave para manter as operações funcionando sem problemas. É quando os funcionários sabem qual tarefa priorizar a seguir e quando concluí-la.
As coisas podem se tornar bastante agitadas sem responsabilidade. Se um funcionário perde regularmente seus prazos, isso pode ter um efeito cascata em toda a organização e resultar em clientes insatisfeitos.
Uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho aumenta a responsabilidade em um processo de negócios. Um fluxo automatizado pode notificar um indivíduo de que sua entrada é necessária. Outros membros da equipe também podem ver as tarefas de todos os outros.
Isso é importante porque os funcionários gastam seis horas por semana duplicando o trabalho em que outra pessoa já está trabalhando.
Essa maior visibilidade também significa que os gerentes não precisam microgerenciar os funcionários. Eles podem acompanhar o andamento de um fluxo de trabalho em tempo real e intervir apenas se necessário.
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