Conheça Zoho Cloud. A forma mais simplificada e segura e eficiente de compartilhamento de arquivos.
Uma das mudanças mais profundas causadas pela pandemia é o home office. Antes uma pequena realidade, atinge grande parte dos trabalhadores brasileiros. Segundo estudo do IPEA, em 2020, 11% dos atuais funcionários no Brasil exerciam suas atividades profissionais remotamente.
O novo normal abre múltiplas possibilidades para empresas e colaboradores, mas também desafios, como falta de conexões sociais, visibilidade reduzida e dificuldades de comunicação. Mas neste artigo, discutiremos duas barreiras em particular: compartilhamento e colaboração na edição de arquivos através do cloud.
Como o cloud tem impacto nas empresas
Toda empresa é como um organismo vivo, e cada departamento está diretamente conectado ao outro, dependendo da entrega e da comunicação.
No trabalho presencial, certas informações podem ser trocadas de forma fácil e rápida para facilitar o desenvolvimento de um projeto, mas em home office a situação é diferente.
O compartilhamento de dados com cloudde forma eficiente e organizada é essencial para evitar ruídos no dia a dia. Imagine a seguinte situação: Você precisa fornecer uma tabela com diferentes dados e resultados obtidos no último mês. Mas todos os dados são sobre os membros da sua equipe.
O que fazer:
● Ligar para todos que solicitam documentos?
● Criar um grupo no WhatsApp?
● Enviando vários e-mails esperando que eles recebam uma resposta rápida?
Além de ser uma solução precária, essas opções também expõem as empresas a riscos sob a LGDP. A resposta certa é unificar todos esses dados em um só lugar para acesso rápido, não importa onde você esteja.
O poder da nuvem no compartilhamento de dados
Em um mundo totalmente conectado que exige agilidade, seus arquivos precisam ser armazenados em algum serviço de cloud. Com essa forma de armazenamento, tudo o que é gerado na empresa não fica armazenado nas máquinas dos funcionários que o geraram. Esses dados residem em servidores de cloud. Desta forma, todos os membros da equipa têm várias vantagens e facilidades:
Segurança: Os dados em servidores locais ou máquinas de funcionários são vulneráveis a ataques e problemas de hardware que podem levar à perda total de informações. Em servidores em nuvem, por outro lado, as empresas têm muitos obstáculos para proteger os dados dos clientes.
Controle: Ao mover o trabalho para o cloud, relatórios de desempenho e históricos de alterações podem ser realizadas, criando oportunidades para melhorar os processos e cumprir as leis de proteção de dados.
Acessibilidade: Não só os arquivos podem ser acessados em casa, o acesso a um servidor de arquivos também oferece a possibilidade de trabalhar do outro lado do mundo. O desempenho em outras cidades, estados ou países não será mais um problema.
Colaboração: Alguns serviços de gerenciamento de arquivos online oferecem mais do que apenas armazenamento, mas várias ferramentas colaborativas de edição e criação entre os membros da equipe. Cada uma de suas famílias pode co-criar trabalhos com seus colegas.
Os benefícios de compartilhar dados em cloud
Redução de custos
Fazer o backup de dados nem sempre sai barato, principalmente quando você considera o custo de qualquer equipamento necessário para fazer o backup de todos os seus dados e de todos os computadores envolvidos.
E não é só isso, o tempo que você e sua equipe gastam manualmente no processo reduz o tempo de trabalho efetivo da empresa.
Para resolver essa questão, existem algumas soluções baseadas em cloud: todas essas tarefas podem ser realizadas com um serviço de armazenamento em cloud contratado por uma mensalidade baixa, permitindo compartilhar informações na nuvem sem o alto custo.
Utilização mais conveniente
As informações armazenadas e compartilhadas podem ser acessadas localmente no dispositivo e em dispositivos móveis usados em reuniões remotas ou em casa.
Em vez de ter que carregar pen drives e CD-ROMs para gravar documentos de trabalho, ou manter o hábito de enviar e-mails (o fax ainda é usado em algumas empresas) para enviar documentos para você e seus funcionários, você pode simplesmente puxar os arquivos que deseja do armazenamento online , para que você possa fazer alterações em tempo real.
Garantia de evolução no processamento do computador
Claro que sua empresa tem que usar vários documentos e softwares. No entanto, ao encher o disco rígido do dispositivo com arquivos e software pesado, seu desempenho começa a se degradar.
Se tudo estiver armazenado online, você pode liberar mais espaço de armazenamento interno, deixando mais memória e tornando seu computador mais rápido.
Mais segurança para o seu negócio
Você pode compartilhar informações no cloudsem medo. Talvez você tenha algumas informações da empresa que deseja manter em sigilo, não é? Você pode querer manter ideias para novos produtos ou serviços prestes a serem lançados, projetos colaborativos que devem ser mantidos em segredo por enquanto e assim por diante.
Armazenar e compartilhar informações confidenciais na nuvem geralmente é mais seguro do que o armazenamento físico, especialmente para empresas.
Com os serviços de armazenamento online, os dados são criptografados em trânsito, garantindo que os arquivos não possam ser acessados por usuários não autorizados.
Melhor automação de backup
O maior problema que as empresas têm com backups é que muitas vezes o trabalho acaba não sendo feito.
Os serviços de cloudsimplificam os processos de backup, automatizando-os. Basta escolher quais arquivos fazer backup e quando, e o serviço de nuvem fará o resto automaticamente, sem perda de poder de computação.
Garantia de sincronização
Quando o conteúdo de seus documentos no cloudé modificado, os arquivos são atualizados automaticamente em todos os dispositivos quando as informações são compartilhadas na nuvem.
Dessa forma, as versões mais recentes dos arquivos que você salvar na área de trabalho do seu computador também estarão disponíveis no seu smartphone e nos dispositivos de todos os seus funcionários.
Maiores oportunidades de cooperação
Por exemplo, os serviços em cloudtambém são ideais para colaborar e gerenciar equipes de vendas.
Eles permitem que várias pessoas editem, colaborem entre si e compartilhem informações da nuvem em um único arquivo ou documento ao mesmo tempo.
Você não precisa se preocupar em acompanhar a versão mais recente ou o que todos deveriam fazer em cada etapa do projeto.
Alta resiliência
Em caso de perda de dados, você terá um backup de todos os arquivos originais. Portanto, eles podem ser recuperados sem deixar sua empresa inativa devido a algumas informações perdidas temporariamente.
Quaisquer que sejam as necessidades de sua empresa, o armazenamento em cloud pode trazer inúmeras vantagens, aumentando sua competitividade e aprimorando suas operações e trabalho diário.
Como implementar o cloud para compartilhamento de documentos na sua empresa
Um dos principais sistemas do mercado que oferece esses e muitos outros benefícios, o Zoho Workplace é uma plataforma completa que oferece um espaço de trabalho compartilhado seguro para as equipes da sua empresa levarem suas ideias da concepção à realização.
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