Dalam beberapa blog sebelumnya, kami telah mengangkat isu soal perubahan kebutuhan terhadap softskill di masa mendatang, produktivitas kerja vs kebahagiaan karyawan, dan perubahan budaya kerja yang masif, terutama di kalangan generasi muda.
Perubahan-perubahan ini tentu harus disikapi secara positif oleh pengusaha agar karyawan memiliki hasrat yang tinggi dalam bekerja yang kemudian akan mengambil peran dalam pertumbuhan bisnis perusahaan.
Salah satu kunci keberhasilan adalah merancang strategi kolaborasi kerja antar karyawan. Namun pertanyaan yang lebih besar muncul: apa cara terbaik untuk meningkatkan kolaborasi antara tim jarak jauh?
Bagi sebagian besar perusahaan, penggunaan platform file sharing berbasis cloud, platform manajemen dokumen, dan tools produktivitas lainnya adalah jawabannya.
Platform berbasis cloud, secara keseluruhan, adalah anugerah bagi orang yang bekerja remote, karena kompatibel di komputer, tablet, atau smartphone apa pun, dan dapat diakses dari mana saja.
Penyempurnaan dan pengembangan besar-besaran dalam keamanan cloud selama beberapa tahun terakhir juga telah menjadikan platform cloud sebagai pilihan yang lebih baik untuk bisnis.
Namun, ini masalahnya. Saat pekerja beroperasi pada sistem yang berbeda, kemampuan untuk berkolaborasi, berbagi, dan berinteraksi menjadi jauh lebih rumit.
Misalnya, server berbasis cloud Google mengharuskan pengguna memiliki alamat Gmail. Ini berarti bahwa email provider perusahaan Anda haruslah Google, kecuali karyawan masuk dari email pribadi mereka.
Dokumen yang disimpan di Excel harus dikonversi menjadi Numbers jika dikirim ke MacBook menggunakan iWork.
Belum lagi untuk keperluan human resource (HR), keuangan, dan kebutuhan lainnya. Karyawan harus menggunakan beberapa akun yang berbeda untuk masuk ke platform-platform itu.
Begitu banyak perusahaan telah memindahkan semua, atau sebagian, tempat penyimpanannya di cloud. Namun, mereka kemudian mengeluh tentang kurangnya kompatibilitas.
Kolaborasi berbasis teknologi yang diharapkan membuat produktivitas tinggi malah menimbulkan banyak masalah baru.
Dalam panduan ini, kita akan membahas aplikasi office suite Zoho Workplace, yang di dalamnya mencakup Zoho Writer, Zoho Sheet, dan Zoho Show, dan mengapa aplikasi ini merupakan alternatif yang tepat untuk kolaborasi kerja.
Memastikan seluruh tim Anda menggunakan Zoho Workplace untuk upaya kolaboratif akan meminimalkan kekacauan dan kesulitan teknis, serta meningkatkan kolaborasi lewat desain dan fungsionalitas yang mudah digunakan.
Ada satu poin penting dari Zoho untuk seluruh bisnis. Zoho menjamin data pengguna Zoho Workplace tidak akan pernah dijual ke pihak ketiga demi keuntungan pribadi.
Apa itu Zoho Workplace?
Zoho Workplace adalah sebuah rangkaian software kolaborasi yang terdiri dari sembilan paket aplikasi terintegrasi yang menawarkan kolaborasi tanpa hambatan untuk produktivitas.
Kesembilan aplikasi itu dibagi ke dalam tiga fungsi utama, yaitu office suite, kolaborasi, dan email beserta komunikasi.
Aplikasi apa saja yang termasuk di Zoho Workplace?
Zoho Writer
Zoho Writer adalah platform yang sempurna untuk membuat dokumen teks dan membagikan umpan balik dengan mudah secara real time.
Salah satu keunikannya adalah menghilangkan toolbar function saat penulis mengetik. Ini memungkinkan mereka untuk fokus sepenuhnya pada kata-kata yang ada di layar mereka.
Desain "bebas gangguan" ini membantu pekerja tetap mengerjakan tugas yang ada.
Aplikasi Zoho Writer dapat digunakan di browser apa pun, dan untuk file sharing kompatibel dengan Google Drive, iCloud, Dropbox, dan bahkan Wordpress.
Platform ini hadir dengan semua manfaat yang terdapat di software seperti Microsoft Word, seperti template yang mudah digunakan dan tanda tangan digital.
Zoho Writer yang menjadi bagian dari Zoho Workplace ini memudahkan perusahaan untuk mencapai integrasi berkelanjutan, atau kolaborasi organik antara tim lintas fungsi, dengan memastikan perangkat lunak dikirimkan tanpa hambatan, tanpa waktu henti selama mereka menggunakannya.
Salah satu keuntungan berbagi file menggunakan Zoho Writer adalah dokumen dapat dikolaborasikan, bahkan oleh orang di luar organisasi.
Jika Anda sedang menggelar tes kerja untuk kandidat karyawan misalnya, peserta tes dapat diberi tautan ke dokumen dengan akses edit, namun dilindungi kata sandi.
Anda dapat memberi tanggal dan waktu kedaluwarsanya juga sebagai penanda deadline untuk peserta. Setelah waktunya habis, tautan eksternal akan secara otomatis menjadi tidak dapat diakses.
Calon karyawan tak bisa lagi mengaksesnya karena telah melewati deadline. Di sisi lain, Anda bisa memeriksa detail rekam jejak file, seperti apakah file tersebut sudah dibuka, atau si peserta pernah mencoba menjawabnya.
Berbagi file menggunakan alamat email kandidat juga memastikan bahwa tes hanya diikuti oleh peserta yang dituju.
Fitur ini dapat diperluas lebih lanjut untuk penulisan yang sifatnya kolaboratif, seperti penulisan buku, laporan, dan sebagainya.
Zoho Show—membawa slide Anda ke level lebih tinggi
Zoho Show adalah salah satu aplikasi paling mengesankan yang ada di Zoho. Aplikasi ini memungkinkan penggunanya membuat slide presentasi yang canggih dengan kemampuan untuk berbagi melalui URL.
Kolaborator juga dapat mengomentari dokumen dan melacak perubahan melalui fungsi histori.
Fitur terbaiknya adalah fungsi yang memungkinkan pengguna merekam presentasi mereka seolah-olah presentasi sedang dilakukan secara langsung.
Gunanya apa, sih?
Katakanlah, Anda ingin menggelar webinar. Anda cukup merekam presentasi Anda dan menanyangkannya kembali saat webinar berlangsung.
Dengan cara ini, presenter dapat memfokuskan energi mereka pada sesi tanya jawab. Pembicara dijamin tampil sempurna saat presentasi karena segala kekeliruan yang ada dapat diedit lebih dulu.
Zoho Sheet—lebih banyak data dengan lebih sedikit kesulitan
Zoho Sheet, rangkaian office suite lainnya dari Zoho Workplace, memungkinkan Anda membuat spreadsheet, tetapi dengan fitur tambahan yang disebut Zia Insights.
Asisten berbasis kecerdasan buatan ini dapat mengonversi data secara instan dan otomatis menjadi diagram lingkaran dan grafik lain agar lebih menarik dan mudah dimengerti.
Ini cara yang bagus untuk mengesankan bos Anda, terutama jika mereka hanya terbiasa dengan file Excel. Ada juga lebih dari tiga ratus lima puluh rumus bawaan, serta kemampuan untuk membuat fungsi kustom Anda sendiri.
Anda bahkan dapat memprogram Zoho Sheet untuk mengambil data dari Zoho Mail, Zoho Books, dan aplikasi Zoho lainnya.
Berbagi dan kolaborasi kerja tanpa hambatan melalui Zoho berarti pekerja Anda hanya memerlukan koneksi internet yang aman dan stabil untuk menyelesaikan seluruh tugas.
Dan untuk menambah kemampuan kolaborasi tanpa batas, Anda dapat menggunakan Zoho Cliq untuk mengobrol atau melakukan panggilan audio/video dengan rekan kerja atau pihak lain.
Zoho WorkDrive - satu rumah untuk semua file
Zoho WorkDrive mengintegrasikan Zoho Zhow, Writer, dan Sheet dalam satu akun Zoho Workplace untuk selanjutnya bertindak sebagai rumah bagi mereka semua beserta seluruh file pekerjaan Anda.
Anda dapat menyimpan file dalam tim yang berbeda, grup, atau folder pribadi, tergantung kebutuhan.
Bahkan jika Anda lebih suka membuat dokumen di Team Folder, Zoho WorkDrive memungkinkan Anda memutuskan apakah file Anda masih berupa draf atau sudah siap digunakan anggota tim lainnya. Anda juga dapat mengontrol tingkat akses yang dapat dimiliki setiap anggota dalam tim.
Aplikasi yang siap pakai di perangkat iOS dan Android ini dapat membuat, membagi, mengulas, dan mengkolaborasikan pekerjaan dengan seluruh tim saat bepergian, dari mana pun dan kapan pun.
Kesimpulan
Dalam pekerjaan remote, tidak ada yang lebih penting daripada tetap sejalan. Jangan buang waktu yang berharga untuk menangani kesulitan teknis, platform yang sulit digunakan, atau perangkat yang tidak kompatibel.
Mengadopsi platform yang mudah digunakan seperti Zoho Workplace telah menjadi sebuah kebutuhan agar Anda dapat fokus melakukan seluruh tugas untuk kesuksesan bersama.
Jika Anda belum menggunakan Zoho Workplace, mulailah uji coba gratis sekarang!
Comments