Mencapai work-life balance seringkali menjadi tantangan, apalagi di musim liburan seperti ini. Suasana kantor yang mulai berubah membuat keinginan untuk segera berlibur semakin terasa.
Namun, sebelum berlibur, pastikan dulu tugas-tugas Anda di kantor sudah selesai supaya liburan Anda bisa berlibur dengan tenang dan tidak melepas tanggung jawab pekerjaan.
Mengapa perencanaan liburan penting?
Tidak ada yang salah dari mengambil rehat sejenak dan pergi liburan di akhir tahun ini. Namun, tantangan yang harus dihadapi adalah menyeimbangkan tanggung jawab dan memastikan ketidakhadiran kita tidak akan memengaruhi hasil kerja tim.
Dengan merencanakan liburan strategis, ini akan menentukan batasan-batasan yang jelas dan bisa didukung oleh tools kolaboratif. Di Zoho, kami memiliki tools kolaboratif yaitu Zoho Workplace yang bisa menjadi solusi untuk tantangan ini.
Bagaimana memanfaatkan tools kolaboratif untuk liburan?
Perencanaan liburan bisa semakin matang dengan dengan memanfaatkan tools yang tepat, sehingga liburan bisa menjadi lebih efisien dan bebas dari rasa khawatir.
Dengan solusi ini, karyawan bisa mengatur jadwal sendiri, komunikasi dengan rekan kerja, dan menyerahkan tugas untuk memastikan pekerjaan tidak terganggu.
Gunakan kalender bersama!
Salah satu cara termudah untuk menghindari konflik selama masa liburan adalah dengan menggunakan kalender bersama, seperti Zoho Calendar. Kalender bersama akan memungkinkan karyawan merencanakan tanggal liburan dan bisa dilihat oleh rekan kerja.
Ini juga memungkinkan manajer untuk melakukan penyesuaian staf jika perlu dan rekan kerja bisa menghindari penjadwalan rapat ketika tim tidak lengkap. Supaya kalender bersama bisa dimanfaatkan secara maksimal, ini yang harus Anda lakukan:
- Buat kalender khusus liburan: Pisahkan kalender untuk hari libur dan liburan untuk membantu tim mengetahui siapa yang hadir dan siapa yang sedang cuti
- Gunakan kode warna: Tetapkan warna pada tanggal liburan dan tenggat waktu proyek utama. Visualisasi ini memungkinkan perencanaan dan koordinasi yang lebih baik
- Atur pengingat: Pengingat di kalender bisa mengingatkan individu dan tim mereka tentang periode liburan yang akan datang.
Menyusun rencana penyerahan dokumen yang terperinci
Saat merencanakan liburan, biasanya akan ada dokumen yang akan dibutuhkan oleh tim Anda. Dokumen tersebut bisa menguraikan tugas-tugas yang tertunda, prioritas, kontak proyek, dan pertanyaan yang mungkin muncul saat Anda pergi.
Sebagai tambahan, Anda juga bisa melakukan:
- Menugaskan seorang kolega menjadi narahubung untuk masalah-masalah tertentu
- Memanfaatkan tools manajemen tugas, Zoho Project dapat membantu mendelegasikan tanggung jawab secara efektif
- Diskusikan dengan tim Anda bagaimana cara menangani masalah yang mungkin timbul
Artikel terkait:
Otomatisasi jawaban email dan workflow
Untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan ketika Anda tidak hadir, Anda harus mengandalkan otomatisasi dalam dua bentuk yang berbeda:
- Otomatisasi email: Siapkan balasan otomatis untuk menginfokan bahwa Anda sedang tidak ada di kantor melalui Zoho Mail dan memberikan kontak alternatif jika ada hal-hal mendesak
- Otomatisasi workflow: Zoho Flow dapat membantu melanjutkan tugas rutin ketika Anda pergi, memastikan bahwa sistem terus berjalan tanpa campur tangan manusia.
Tetapkan batasan: Liburan bukan berarti selalu tersedia
Pergi liburan terkadang bisa berubah menjadi skenario work from anywhere, dengan email dan chat yang mengganggu ketenangan. Inilah beberapa cara untuk memastikan liburan Anda tetap tenang:
- Tetapkan jam kerja. Jika ada pekerjaan yang tidak dapat dihindari, tetapkan jam kerja yang tetap di mana Anda akan tersedia. Pastikan tim Anda mengetahui waktu tersebut
- Aktifkan fitur do not disturb. Dengan Zoho Cliq, Anda bisa mengaktifkan fitur ini selama masa liburan sehingga notifikasi kantor tidak akan mengganggu Anda
- Jangan membawa laptop kantor. Ini salah satu godaan klasik saat liburan yang biasanya terbersit yaitu pikiran untuk membawa laptop kantor. Lebih baik Anda memastikan bahwa telah menetapkan batasan yang jelas
- Fokus untuk bersenang-senang. Kami tahu, mungkin sulit untuk bersantai dan mengubah pola pikir setelah Anda meninggalkan lingkungan kerja. Di saat yang sama, Anda harus menahan keinginan untuk mengejar pekerjaan
Koordinaskan dengan HR dan manajer
Sebelum cuti, pastikan bahwa libur Anda tercatat di sistem HR perusahaan, yang bisa dengan mudah dikelola dengan Zoho People. Hal ini akan membuat HR, manajer, dan bagian penggajian mengetahui ketidakhadiran Anda.
Anda juga bisa meminta persetujuan lebih awal. Pastikan liburan Anda disetujui jauh-jauh hari untuk menghindari kesalahpahaman atau konflik.
Selaraskan cuti Anda dengan jadwal tim. Tinjau kembali jadwal kolega Anda untuk menghindari tumpang tindih selama periode proyek yang kritis atau tenggan waktu yang besar.
Rencana pasca-liburan
Kembali dari liburan dengan setumpuk email dan tugas yang belum selesai dapat membuat liburan terasa sia-sia. Perencanaan pasca-liburan yang efektif memastikan transisi yang mulus untuk kembali bekerja.
Buat jadwal khusus untuk mengejar ketertinggalan. Di hari pertama kembali bekerja, usahakan untuk membaca email, catatan meeting, dan memahami status proyek saat ini.
Anda juga bisa melakukan tanya jawab dengan tim secara singkat untuk memahami apa yang terjadi selama ketidakhadiran Anda dan segera menyesuaikan diri.
Untuk hari pertama ini hindari rapat secara beruntun, usahakan di hari pertama ini gunakan untuk memprioritaskan tugas dan merencanakan sisa minggu secara efektif.
Kesimpulan
Perencanaan liburan yang dilakukan dengan benar, dapat menjadi hal yang saling menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan.
Manfaatkan juga tools modern di tempat kerja seperti Zoho Calender, Zoho Expense, dan Zoho Projects untuk menjaga pekerjaan tetap terorganisir dan memastikan bahwa cuti tidak menjadi sumber stres.
Dengan mengintegrasikan komunikasi yang jelas, persiapan yang matang, dan bantuan teknologi, para profesional dapat benar-benar menikmati waktu cuti mereka sambil menjaga kelancara operasional di tempat kerja.
Comments