Apa itu Purchase Order (PO)?
Purchase order (PO) adalah dokumen legal yang digunakan oleh pembeli dan dikirim ke pemasok untuk memesan. Purchase order (PO) menentukan item, jumlah, harga, dan persyaratan kredit untuk pembelian dari vendor. PO menjadi kontrak yang mengikat secara hukum ketika vendor menerima purchase order.
Dalam blog ini, kami akan memandu Anda untuk menemukan metode terbaik purchase order yang mencegah hambatan, mengoptimalkan operasi pembelian, dan mendapatkan hasil maksimal dari proses pengadaan.
5 Best Practice Manajemen Purchase Order (PO)
1. Evaluasi proses purchase order (PO) perusahaan
Mulailah dari meninjau bagaimana purchase order (PO) yang saat ini dikelola oleh perusahaan dan menganalisis jenis tantangan yang muncul pada berbagai tahap antara pembuatan dan penyelesaian purchase order (PO).
Setelah menganalisis, komunikasikan dengan pihak terkait di perusahaan untuk mengidentifikasi sumber tantangan dan diskusikan cara-cara untuk mengatasinya.
Berdiskusi dengan directly responsible individual (DRI) untuk mendengarkan feedback dalam mengatasi masalah dan meningkatkan proses juga akan sangat membantu.
2. Tetapkan pedoman praktis
Seiring dengan berkembangnya skala bisnis dan bertambahnya pengeluaran, penting untuk mendokumentasikan proses purchase order. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menyusun kebijakan dan panduan yang jelas seputar proses pembelian.
Anda bisa mengawali dengan membuat e-book atau buklet yang mencakup proses pembuatan formulir permintaan pembelian dan purchase order, mengevaluasi pemasok, membuat alur kerja persetujuan internal, mengidentifikasi batasan anggaran, menentukan kondisi untuk persetujuan pengecualian kebijakan, dan masih banyak lagi.
3. Buat alur kerja yang disesuaikan
Purchase order biasanya meiliki proses approval yang mendetail sebelum diteruskan ke vendor, yang membantu arus kas organisasi dan mengurangi risiko penipuan serta pengeluaran tidak wajar.
Proses approval biasanya berbeda berdasarkan batasan anggaran, ukuran, dan sektor industri perusahaan. Buat approval lebih fleksibel dan berikan akses ke pemangku kepentingan yang tepat.
Sistem yang terorganisir ini membantu karyawan membelanjakan uang sesuai dengan anggaran departemen mereka dan memberdayakan mereka untuk menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan anggaran.
Hal lain yang harus Anda perhatikan adalah approval yang terlalu kaku dan membosankan akan memperpanjang proses, penurunan produktivitas, dan efisiensi. Namun, apabila proses dibuat terlalu bebas bisa menyebabkan pesanan tidak akurat, salah memilih vendor, dan kelebihan stok.
Inilah sebabnya Anda harus merancang dengan cermat dan menerapkan alur kerja persetujuan yang tepat dan efisien.
Baca juga:
Panduan Memilih Warehouse Management System (WMS) Berbasis Cloud yang Sempurna
Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya
4. Tingkatkan data vendor Anda
Biasanya perusahaan lebih suka melakukan pemesanan dengan vendor yang dikenal dan tepercaya. Inilah pentingnya untuk menyimpan semua catatan vendor yang pernah melakukan transaksi dengan perusahaan Anda.
Sertakan detail kontak, deskripsi produk atau layanan yang mereka tawarkan, harga, ketentuan pembayaran, dan masih banyak lagi. Data ini harus bisa diakses oleh semua pembeli atau pemangku kepentingan yang berpartisipasi dalam proses pembelian.
Data-data ini akan mempercepat pembuatan dan validasi purchase order, karena pembeli dapat dengan mudah menemukan vendor yang terverifikasi dan sesuai.
5. Manfaatkan teknologi untuk otomatisasi dan serba digital
Sudah menjadi rahasia umum bahwa proses manual itu mahal, rawan kesalahan, dan memakan banyak waktu. Dengan berinvestasi pada software inventaris yang andal, Anda bisa mengotomatisasi purchase order.
Dengan demikian, karyawan Anda dapat mengelola dan melacak status berbagai purchase order, item, dan vendor. Hal menguntungkan lainnya adalah memperpendek waktu siklus serta mengelola vendor dan kontrak dengan lebih baik.
Buat kategori dan tetapkan batas pengeluaran
Dengan menggunakan software inventaris, Anda bisa mengatur produk menjadi berbagai kategori (seperti peralatan, perlengkapan kantor, dan bahan baku) dan sub-kategori.
Hal ini dapat memudahkan proses pengaturan batas pengeluaran dan menentukan pengecualian untuk kategori yang berbeda. Sedangkan bagi pembeli, database yang tertata dengan baik memudahkan untuk mengambil detail barang dan tetap sesuai anggaran.
Anggaran dan persetujuan
Dengan software yang tepat, tim finance dapat menetapkan anggaran untuk membatasi pengeluaran yang berlebihan dan mendapatkan visibilias yang mendalam ke pengeluaran yang direncanakan vs pengeluaran aktual.
Tim finance juga bisa mengatur alur kerja persetujuan untuk memverifikasi bahwa pembelian sesuai dengan anggaran dan kebijakan pembelian organisasi.
Cara ini bisa mendeteksi jika ada sebuah item yang termasuk kelebihan anggaran, maka software Anda akan menandainya secara otomatis dan memberi tahu pemberi persetujuan dan pengirim.
Manajemen vendor dan kontrak
Sebagian besar software inventaris dilengkapi fitur manajemen vendor dan kontrak. Software ini menyediakan dasbor yang kuat dengan visibilitas kontak lengkap, tanggal persetujuan, dan detail penggunaan dan kepatuhan kontrak.
Software ini juga memiliki fitur peringatan otomatis, yang dipicu pada titik-titik kritis dalam siklus kontrak, sehingga Anda dapat segera merencanakan pembaruan, peninjauan, atau penawaran ulang.
Akses yang mudah ke semua data ini akan mendukung untuk menghadapi audit (baik internal maupun eksternal) dan mendukung penyelesaian kontrak dengan efektif.
Ini poin pentingnya!
Cara Anda mengelola purchase order (PO) akan mencerminkan keuntungan dari perusahaan Anda. Dengan memanfaatkan teknologi, Anda dapat mengotomatiskan seluruh proses dan memastikan kebutuhan karyawan dan pemasok.
Cara ini akan membuat Anda yakin bahwa setiap pesanan pembelian dioptimalkan dan dipertanggungjawabkan, sehingga membantu organisasi Anda mendapatkan nilai maksimal dari setiap pembelian.
Comments