Membuat pilihan yang tepat sering menjadi urusan rumit, mulai dari berbelanja kebutuhan sehari-hari sampai memilih software untuk manajemen bisnis Anda. Prosesnya bisa sangat panjang dan rumit.
Lanskap software bisnis saat ini sangat ramai, sehingga sulit bagi bisnis untuk memilih software manajemen bisnis yang paling tepat untuk menjalankan operasinya.
Menggunakan beberapa solusi software dari beberapa vendor berbeda memang punya banyak keuntungan. Namun sebenarnya pilihan ini memiliki lebih banyak kekurangan, mulai dari rumitnya integrasi antar aplikasi hingga risiko keamanan yang lebih rentan dari serangan.
Itulah kenapa Zoho merancang sebuah solusi manajemen bisnis terpadu yang dilengkapi dengan beberapa aplikasi yang terintegrasi secara kontekstual.
Pertama, menggunakan software manajemen bisnis dapat membantu perusahaan merampingkan operasi mereka dengan menyediakan platform terpusat untuk mengelola berbagai aspek bisnis mereka, seperti manajemen hubungan pelanggan, manajemen proyek, keuangan, manajemen inventaris, dan SDM.
Faktor penting dalam memilih software manajemen bisnis
Berikut adalah beberapa kriteria yang pemilik bisnis harus perhatikan dalam sebuah softwaremanajemen bisnis, termasuk manajemen proyek, agar bisnis Anda mendapatkan keuntungan dengan cara terbaik dan siap untuk menghadapi tantangan masa depan.
1. Skalabilitas
Sistem harus memiliki kapasitas untuk mengelola beban kerja yang terus meningkat seiring pertumbuhan bisnis. Di saat yang sama, software manajemen proyek beserta seluruh softwarebisnis harus bisa menjaga stabilitas, kinerja, dan keamanan.
Ini harus dibangun dengan desain modular yang memungkinkan penambahan fungsionalitas baru dengan mudah dan kesiapan untuk menangani peningkatan lalu lintas tanpa memperlambat operasional bisnis.
Jika hal tersebut tak terpenuhi, bisnis Anda kemungkinan besar akan mengalami kemacetan dan ketidakefisienan yang mengganggu tim.
Sebaliknya, jika dapat dengan mudah ditingkatkan, software manajemen akan membantu memastikan operasi Anda di masa depan untuk tetap kompetitif dan mencapai kesuksesan jangka panjang.
2. Perluasan
Kemampuan software untuk berintegrasi dengan sistem atau software lain, seperti tools manajemen proyek, email hosting, marketing atau keuangan, juga menjadi salah satu faktor penting dalam memilih software manajemen bisnis.
Software harus memungkinkan integrasi yang mudah, mendukung protokol integrasi umum, dan berinteraksi dengan sistem lain menggunakan standar application programming interfaces (API), atau ekstensi perangkat lunak.
Integrasi yang kuat dengan sistem lain berarti transfer data yang mulus antara berbagai komponen bisnis Anda, mengurangi kebutuhan entri data secara manual, dan meningkatkan akurasi.
Hal ini juga dapat membantu menghilangkan sekat data dan meningkatkan visibilitas data di seluruh perusahaan. Misalnya, jika software manajemen proyek Anda dapat diperluas, Anda dapat mengintegrasikannya dengan CRM dan layanan perpesanan eksternal seperti WhatsApp for Business.
Selanjutnya, obrolan dan kontak di Whatsapp tadi dapat diakses dari platform CRM.
3. Keamanan dan privasi data
Mekanisme dan teknologi keamanan untuk melindungi data sensitif dan rahasia yang disimpan dalam sistem sangat penting untuk semua bisnis.
Jika terjadi pelanggaran data, informasi sensitif dapat hilang, reputasi perusahaan rusak, dan dapat terjadinya kerugian finansial.
Software manajemen bisnis harus memiliki banyak lapisan keamanan, mulai dari enkripsi data, otentikasi pengguna, dan mekanisme kontrol akses.
Sistem operasi harus dirombak secara teratur dengan tambalan keamanan, dan karyawan harus dididik tentang praktik terbaik untuk memastikan keamanan data perusahaana.
Selain itu, perangkat lunak harus memberi Anda transparansi dan kendali penuh atas data bisnis Anda. Pengembangnya juga harus memastikan bahwa data Anda dilindungi dari akses, penggunaan, atau pengungkapan yang tidak sah.
4. Kemampuan kustomisasi
Kebutuhan, proses, dan tujuan setiap bisnis itu unik. Software manajemen harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan spesifik sebuah bisnis, dan bukan sebaliknya, pemilik bisnis yang dipaksa beradaptasi dengan sebuah model softwareyang kaku.
Kustomisasi dapat diaktualisasikan melalui berbagai fitur, seperti pelaporan kustom, otomatisasi proses yang dapat dikonfigurasi, dan integrasi dengan alat dan sistem lain.
Misalnya, perangkat lunak harus membiarkan Anda memilih parameter yang Anda inginkan berdasarkan dasbor Anda. Sehubungan dengan proses alur kerja, setiap kali ada leadsbaru di CRM, perangkat lunak harus mampu menyiapkan proses triggering surat otomatis dan alur kerja yang mencakup beberapa aplikasi fungsional.
Dengan cara ini Anda dapat mengoptimalkan proses dan bekerja lebih efisien lewat kustomisasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda untuk menghasilkan peningkatan produktivitas dan kesuksesan.
5. Aksesibilitas
Ini adalah kemampuan sebuah software untuk diakses dari gadget apa pun dengan koneksi internet dan memiliki antarmuka yang mudah dinavigasi dan ramah pengguna.
Software manajemen, termasuk manajemen proyek yang terhitung rumit, harus mudah diakses dari cloud dan memiliki desain responsif yang secara spontan menyesuaikan dengan ukuran layar perangkat yang Anda gunakan.
Software juga harus memiliki antarmuka yang intuitif, lugas, dan metodis dengan label yang jelas dan menu navigasi yang mudah digunakan untuk meminimalkan waktu pembelajaran pengguna baru.
Juga, antarmuka seperti itu akan meningkatkan keterlibatan pengguna Anda, meningkatkan tingkat produktivitas Anda, dan mengurangi kemungkinan kesalahan.
6. Pelaporan real time
Software manajemen harus memberikan informasi secara real time tentang kinerja dan operasi bisnis yang memungkinkan pimpinan membuat keputusan berdasarkan data.
Sistem juga harus mampu menghasilkan analitik yang dapat dikustom untuk membantu memantau key performance indicator (KPI) dan mengawasi kemajuan bisnis Anda. Selain itu, sistem harus menyediakan opsi visualisasi data, seperti grafik dan bagan, untuk membantu penggunanya memahami data dan membuat keputusan yang lebih baik.
Kemampuan kecerdasan buatan (AI) dan kecerdasan bisnis (BI) dari perangkat lunak memainkan peran kunci dalam pelaporan modalitas bisnis Anda secara real time.
Sementara AI dapat mengumpulkan dan menganalisis data secara otomatis dan mengidentifikasi tren yang mungkin terlewatkan oleh analis manusia, alat BI dapat memvisualisasikan dan menyajikan data dengan cara yang mudah dipahami.
Dengan bantuan alat ini, bisnis Anda dapat tetap kompetitif, merespons perubahan kondisi pasar dengan cepat, dan membuat keputusan berdasarkan data.
7. Efisiensi kerja
Efisiensi mengacu pada kemampuan sistem untuk merampingkan operasi bisnis dan mendorong kolaborasi yang lebih mudah di seluruh aplikasi, yang mengarah ke semangat tim yang lebih besar. Ujung-ujungnya, akan menuju profitabilitas yang lebih besar.
Software manajemen bisnis harus dirancang untuk meningkatkan produktivitas di semua area bisnis. Ini dapat mencakup mengotomatiskan tugas rutin, mengoptimalkan alur kerja, dan mengintegrasikan secara mulus dengan sistem lain.
Selain itu, sistem perangkat lunak harus membantu kolaborasi dan komunikasi antardepartemen, sehingga meningkatkan aliran informasi dan pengambilan keputusan secara keseluruhan.
Penggunaan sistem semacam itu juga akan meringankan karyawan, membuat mereka fokus pada tugas yang lebih strategis dan lebih esensial.
8. Dukungan
Software manajemen bisnis harus dilengkapi dengan tim layanan pelanggan yang dapat menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah dengan cepat dan efektif. Perangkat lunak juga harus menawarkan berbagai bentuk bantuan, termasuk dukungan email, obrolan langsung, dan layanan telepon.
Selain itu, pengembang software juga harus menyediakan materi pendidikan seperti basis pengetahuan, tutorial, dan sumber daya lainnya untuk membantu pengguna memahami cara menggunakan perangkat lunak dan memperbaiki masalah yang mungkin terjadi.
Untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar, perangkat lunak harus menyediakan pembaruan dan pemeliharaan secara rutin. Memiliki dukungan yang efektif sangat penting dalam mengurangi downtime dan gangguan tak terduga pada operasi bisnis.
Kesimpulan
Zoho One adalah sebuah rangkaian software manajemen bisnis komprehensif yang memenuhi semua kriteria sebagai solusi manajemen bisnis yang baik.
Lewat Zoho One, bisnis Anda akan memiliki akses ke berbagai aplikasi bisnis terintegrasi yang dirancang untuk bekerja sama dengan mulus, memberikan pendekatan manajemen bisnis yang terpadu dan disederhanakan.
Sifat terintegrasi dalam Zoho One menjadikannya lebih dari sekadar sistem manajemen bisnis. Zoho One berfungsi sebagai sistem operasi untuk bisnis Anda, menyediakan platform yang kohesif dan terpadu untuk semua operasi bisnis, termasuk kebutuhan manajemen proyek.
Kemampuan analitik data dan dukungan pengambilan keputusan yang kuat dari software ini, dikombinasikan dengan model penetapan harga yang terjangkau dan sumber daya dukungan pelanggan yang kuat, menjadikannya pilihan yang sangat baik untuk semua jenis bisnis.
Comments