Dalam posting blog kami sebelumnya mengenai pembaruan di aplikasi kolaborasi Zoho WorkDrive, kami membahas API WorkDrive dan peningkatan fitur lainnya untuk mengakses, berkolaborasi, dan mengoptimalkan data Anda. Sekarang, kami ingin memperkenalkan lebih banyak pembaruan untuk membantu Anda mengelola informasi dengan lebih baik.
Terapkan integritas data
Template data membantu Anda mengklasifikasikan dan mengatur file dengan mudah di tingkat tim. Dengan update terbaru kami, Anda dapat memungkinkan pengguna Anda untuk mengaitkan Template data secara otomatis dan menambahkan properti khusus ke setiap file atau folder yang mereka tambahkan. Dengan cara ini, pengguna Anda dapat mencari dan langsung menemukan file yang diperlukan.
Ketahui lebih banyak tentang mengamanatkan Template Data di sini.
Kelola file yang Anda kumpulkan
Fitur Kumpulkan File (Collect File) di Zoho WorkDrive membantu Anda menerima dokumen dari pengguna internal dan eksternal. Kami telah menambahkan lebih banyak fungsi untuk mengelola proses pengumpulan file ini.
1. Kategorikan file berdasarkan pengguna
Menyimpan semua file yang dikumpulkan di satu tempat membuat file-file ini sulit ditemukan dan diakses. Sekarang Anda dapat membuat folder terpisah untuk setiap pengguna unik berdasarkan nama, nomor telepon, atau alamat email mereka.
2. Buat laporan koleksi
Penting untuk menerima file dengan aman, tetapi sangat penting untuk mengetahui detail pengiriman. Beberapa file mungkin sensitif terhadap waktu atau pengguna tertentu. Dapatkan log terperinci tentang siapa yang mengirimkan apa dan kapan dengan membuat laporan koleksi.
Sampaikan salam pada PDF dan anotasi gambar
Anotasi adalah catatan atau komentar yang ditambahkan ke teks atau diagram untuk memberikan informasi tambahan.
Apa itu anotasi untuk PDF dan gambar?
1. Anotasi PDF
PDF banyak digunakan di perusahaan. Terkadang Anda mungkin ingin bekerja dengan klien atau anggota tim Anda dalam sebuah portofolio. Dengan aplikasi kolaborasi WorkDrive, Anda dapat menggunakan anotasi PDF dan berkolaborasi dengannya. Pengguna dapat membuka halaman tertentu dan menambahkan komentar khusus untuk teks atau area apa pun di halaman itu.
2. Anotasi gambar
Bayangkan Anda sedang mengerjakan materi iklan dengan desainer Anda. Anda mungkin ingin memberikan saran ketika mereka mengirim desain. Dengan anotasi gambar, Anda dapat menambahkan komentar pada bagian tertentu dari gambar untuk direvisi oleh desainer Anda.
Tingkatkan pengalaman video Anda
Video digunakan di banyak organisasi untuk membantu meningkatkan jangkauan, keterlibatan, dan penjualan. Kami tahu pentingnya, dan kami menghadirkan tiga fitur lanjutan untuk Anda:
1. Anotasi video
Memperkenalkan anotasi untuk video!
Bayangkan sebuah tim marketing sedang mengerjakan sebuah video. Mereka harus mengirimkannya ke tim produk untuk ditinjau, yang kemudian akan mencatat apa yang perlu diubah dan mengomunikasikannya kepada tim marketing.
Sekarang, dengan anotasi video, mereka dapat membuka frame mana pun dalam video dan menambahkan komentar dengan stempel waktu yang sesuai. Dengan cara ini, tim produk dapat secara langsung membagikan ide mereka dan tim marketing dapat merevisinya.
2. Gambar sampul video
Tambahkan lebih banyak visibilitas dan nilai ke video Anda dengan menggunakan opsi gambar sampul video dari Zoho WorkDrive. Sekarang, Anda memiliki opsi untuk mengubah gambar sampul sesuai keinginan Anda.
WorkDrive memberi Anda opsi untuk mengubah gambar default menjadi gambar sampul khusus yang mungkin lebih menarik. Gambar yang diperbarui akan muncul di semua pratinjau video (termasuk tampilan pengguna eksternal), tampilan tersemat, dan sebagai thumbnail dalam daftar file.
3. Bagian Video
Video yang panjang bisa membosankan. Itulah mengapa kami memperkenalkan bagian video untuk membantu Anda menavigasi dengan mudah di antara bagian yang diperlukan. Bagian video membantu Anda memecah video menjadi beberapa bagian, sehingga Anda dapat melihat apa yang tercakup dalam video, dan dengan cepat beralih ke topik yang Anda minati.
Bagikan file dengan keamanan tambahan
External sharing membantu perusahaan berbagi file sensitif mereka dengan klien, pemangku kepentingan, dan mitra mereka. Kami telah menambahkan dua peningkatan untuk membuat tautan eksternal lebih aman.
1. Terapkan kata sandi
Perusahaan berbagi file sensitif dengan mitra, pemangku kepentingan, dan klien mereka. Penting untuk membagikan konten dengan aman. Anda dapat meminta semua pengguna untuk mengatur kata sandi saat membuat tautan untuk eksternal dan juga menetapkan kebijakan kata sandi yang kuat jika diperlukan, membuat tautan lebih aman.
2. Tetapkan periode kedaluwarsa secara default
Terkadang, perusahaan harus membagikan dokumen yang sensitif waktu, seperti surat penawaran, perjanjian, atau pemberitahuan hukum. Dengan peningkatan terbaru di Zoho WorkDrive, Anda dapat mengatur periode kedaluwarsa secara defaultuntuk semua tautan eksternal dan tautan unduhan agar akses yang tidak diinginkan dapat dibatasi. Jika disetel, periode kedaluwarsa default akan diterapkan secara otomatis, tetapi pengguna dapat mengubah atau menonaktifkan tanggal kedaluwarsa secara manual jika diperlukan.
Tentukan mode notifikasi Anda
Notifikasi membantu Anda mengetahui apa yang terjadi pada file perusahaan Anda dan tetap mendapatkan informasi terbaru dengan tim Anda tentang tugas atau proyek apa pun. Aplikasi kolaborasi Zoho WorkDrive memungkinkan Anda memilih daftar notifikasi yang Anda butuhkan dan jenis media yang Anda inginkan untuk menerima notifikasi (web, seluler, atau email).
Pindahkan data bisnis Anda ke WorkDrive!
Anda tidak perlu kesulitan dalam mentransfer data perusahaan Anda saat memilih aplikasi kolaborasi Zoho WorkDrive, kami membuat semuanya mudah. Dengan WorkDrive, Anda dapat dengan mudah memindahkan file perusahaan dari desktop atau layanan cloud lainnya (G Suite, Dropbox, OneDrive, dll). Pelajari bagaimana Anda dapat bermigrasi ke WorkDrive di sini!
Setiap bisnis berjalan dengan data, apa pun industrinya. Tujuan kami adalah menawarkan kepada pengguna alat manajemen data yang efisien untuk menyimpan, berbagi, dan bekerja sama. Itulah sebabnya kami meluncurkan penyempurnaan setiap tahun dan terus berupaya meningkatkan pengalaman manajemen file Anda.
Sampai berjumpa lagi!
Untuk umpan balik dan pertanyaan, silakan menulis kepada kami di sales@zohocorp.com. Anda juga dapat mengikuti kami di Twitter, Instagram, LinkedIn, dan Facebook untuk berita menarik dan pembaruan produk WorkDrive.
Comments