Saat ini, pelanggan memiliki banyak pilihan di ujung jari mereka. Supaya pelanggan tertarik dengan bisnis Anda, hal yang penting untuk diprioritaskan adalah dukungan pelanggan (customer support).
Tim support terus berupaya mencapai keseimbangan antara efisiensi menangani pertanyaan dan menjaga kualitas dalam interaksi mereka dengan pelanggan. Karena menghadapi berbagai pertanyaan, tentunya tim ini banyak menghadapi berbagai tantangan.
Tim layanan pelanggan sering kali dibombardir dengan banyak pertanyaan dari berbagai saluran seperti telepon, email, dan media sosial. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan dan waktu tunggu lebih lama untuk merespons pelanggan.
Mungkin tim support tidak memiliki sumber daya untuk mendedikasikan sejumlah besar waktu untuk setiap pertanyaan.
Tujuan dari setiap interaksi dengan tim customer support adalah membuat pelanggan merasa puas dan menyelesaikan masalah secara efektif. Di dunia yang saling terhubung ini, satu pengalaman pelanggan yang buruk bisa viral dengan cepat dan merusak reputasi brand.
Dalam blog ini, kita akan mengeskplorasi bagaimana kemampuan otomatisasi Zoho Form bisa menyederhanakan tugas yang berulang, meningkatkan akurasi data, dan membebaskan waktu yang berharga tim support Anda.
Zoho Forms menawarkan kemampuan otomatisasi yang bisa mengubah alur kerja tim support Anda dan meningkatkan kualitas layanan.
a. Pembuat tiket otomatis
Bayangkan seorang pelanggan mengirimkan permintaan bantuan melalui formulir keluhan pelanggan dan menuliskan masalah yang dihadapi dengan detail.
Jika Anda mencatat permintaan ini secara manual, tentunya akan memakan banyak waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Zoho Forms terintegrasi secara mulus dengan solusi help desk populer seperti Zoho Desk dan ServiceDesk Plus. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi alur kerja secara otomatis membuat tiket setiap ada keluhan yang dikirimkan.
Ketika formulir dikirimkan, Zoho Forms dapat secara otomatis mengisi informasi yang relevan seperti detail pelanggan, sifat masalah, dan bahkan tangkapan layar yang dilampirkan pada formulir ke help desk yang sesuai dengan integrasi yang kuat.
Hal ini akan menyederhanakan proses pencatat masalah, memastikan tidak ada permintaan dukungan yang terlewatkan.
Baca juga:
Kenapa Widget WhatsApp di Website Jadi Kunci Penting di 2025?
b. Penjawab email otomatis
Misalnya ada seorang pelanggan meminta bantuan melalui formulir namun mereka tidak yakin apakah pesannya telah diterima. Ketidakpastian ini membuat mereka cemas dan akhirnya mengirim pertanyaan tambahan yang akan membebani tim layanan pelanggan. Di sinilah auto-responder memainkan perannya!
Anda bisa mengonfigurasi Formulir Zoho untuk secara otomatis mengirim tanggapan email setiap kali formulir support dikirimkan. Hal ini membuat pelanggan yakin bahwa permintaan mereka telah diterima dan sedang diproses oleh tim support.
Selain itu, email ini juga berisi perkiraan waktu respons agar pelanggan tahu kapan akan mendapat jawaban dan menyertakan tautan ke artikel panduan atau troubleshooting yang mungkin bisa membantu menyelesaikan masalah sendiri.
c. Routing cerdas untuk penyelesaian lebih cepat
Dengan Zoho Forms, Anda bisa mengatur aturan otomatis berdasarkan isi formulir yang dikirim pelanggan.
Misalnya, ada masalah dengan prioritas tinggi bisa langsung diarahkan ke tim atau individu yang sesuai untuk mendapatkan perhatian segera.
Untuk pelanggan yang bernilai tinggi, Anda bisa mengonfigurasi aturan untuk mengirimkan permintaan dukungan mereka ke tim khusus agar diproses dengan cepat.
Comments