Zoho Forms memiliki banyak fitur yang sangat berguna untuk bisnis, salah satunya adalah fitur Approval. Fitur formulir online ini akan semakin terasa manfaatnya apabila Anda bekerja di organisasi yang 'bergerak cepat'.
Pastinya ada banyak proses persetujuan yang menjadi bagian dari rutinitas sehari-hari Anda. Mulai dari pengajuan cuti, permintaan pembelian, proposal proyek, dan prosesreimbursement.
Proses approval ini bisa menjadi membosankan dan memakan waktu untuk dikerjakan. Waktu yang dihabiskan untuk mencari persetujuan, memilah-milah dokumen, dan berupaya menjaga transparansi bisa menghambat produktivitas dan berdampak pada efisiensi bisnis secara keseluruhan.
Dalam blog ini, mari kita selami fitur Approval dari Zoho Forms yang akan mengubah alur kerja persetujuan Anda. Bersiaplah untuk menghemat waktu dalam proses pembuatan formulir online, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas dengan Zoho Forms!
Mengotomatiskan persetujuan dengan mudah
Alur kerja persetujuan layaknya sebuah peta perjalanan yang memandu permintaan dari awal hingga akhir, memastikan semua orang yang tepat memeriksanya dan memberikan lampu hijau.
Sebelum mempelajari penggunaan Zoho Forms untuk menyederhanakan proses persetujuan secara spesifik, mari jelajahi dulu langkah awal transisi mulus menuju persetujuan yang efisien dan efektif.
- Coba untuk mengidentifikasi proses persetujuan dalam organisasi yang melibatkan beberapa tahap. Proses inilah yang memperoleh manfaat paling besar dari otomatisasi.
- Periksa kriteria dan persyaratan spesifik dari setiap proses persetujuan dan pastikan sistem otomatis dapat mematuhi kebijakan dan prosedur organisasi Anda.
- Pilih platform pembuat formulir online dengan kemampuan otomatisasi yang ahli untuk membantu merancang dan mengimplementasikan alur kerja persetujuan.
- Buat formulir persetujuan yang menangkap semua informasi yang diperlukan setiap prosesnyaa.
- Petakan urutan pemberi persetujuan untuk setiap tahap proses.
- Jaga agar pemberi persetujuan dan pemohon tetap berada dalam lingkaran dengan mengirimkan pemberitahuan progress.
Ingatlah bahwa otomatisasi persetujuan adalah proses berulang, jadi Anda harus terus mengevaluasi dan menyempurnakan alur kerja untuk mengoptimalkan efisiensi dan memenuhi kebutuhan yang muncul.
Dengan pendekatan dan alat bantu yang tepat, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk mengubah manajemen persetujuan manual menjadi pengalaman efisien yang otomatis.
Lihat beberapa contoh kasus untuk mempelajari bagaimana Anda dapat menerapkan persetujuan otomatis untuk meningkatkan operasional harian.
Baca juga:
Lightbox form: Fitur Formulir Online untuk Tingkatkan Konversi Penjualan
5 Tips untuk Beralih ke Bisnis Online dari Bisnis Konvensional
Bagaimana Zoho Forms membantu menyederhanakan alur kerja persetujuan?
Zoho Forms adalah solusi yang efisien untuk menyederhanakan semua proses persetujuan dengan formulir approval sesuai kebutuhan.
Misalnya Anda menggunakan formulir online untuk proses persetujuan permintaan pembelian. Alih-alih berurusan dengan tumpukan formulir kertas atau utas email yang panjang, Anda bisa mendesain formulir online yang intuitif.
Formulir ini bisa merekam informasi pembelian yang diperlukan, seperti detail produk, jumlah, anggaran, dan justifikasi. Setelah formulir dikirimkan, proses persetujuan pun dimulai.
Dengan Zoho Forms, Anda dapat mengatur alur kerja persetujuan otomatis untuk mengarahkan permintaan ke kepala departemen yang relevan di organisai. Hal ini memastikan orang yang tepat menerima permintaan, menghilangkan hambatan dan mempercepat persetujuan.
Zoho Forms menawarkan berbagai fitur dan fungsi untuk menyederhanakan proses persetujuan Anda:
- Buat alur persetujuan tanpa pengetahuan pemrograman.
- Konfigurasi beberapa tingkat persetujuan dengan memberi persetujuan yang ditunjuk dari organisasi Anda.
- Beri tahu pemberi persetujuan ketika entri formulir baru diterima untuk ditinjau.
- Dapatkan pembaruan real-time ke inbox Anda di setiap tahap proses persetujuan.
- Izinkan pengguna Microsoft 365 menyetujui atau menolak permintaan langsung dari akun Outlook mereka. Anda juga bisa mengirim pemberitahuan persetujuan ke saluran Microsoft Teams di aplikasi Zoho Forms Anda dengan kartu yang dapat ditindaklanjuti untuk menyetujui atau menolak permintaan.
- Kirimkan email yang dipersonalisasi kepada pemohon pada setiap tahap persetujuan dan setelah persetujuan akhir atau penolakan.
- Biarkan pemberi persetujuan memberikan alasan atas keputusan mereka untuk dipertimbangkan oleh pemberi persetujuan lainnya.
- Memfasilitasi kolaborasi di antara para pemberi persetujuan dengan memungkinkan komentar dan diskusi.
- Memberdayakan admin persetujuan untuk menyetujui atau menolak permintaan atas nama pemberi persetujuan lainnya.
- Mengirimkan email atau SMS, atau menetapkan tugas, ketika serangkaian kondisi yang ditentukan terpenuhi setelah persetujuan atau penolakan akhir. Misalnya, jika permintaan pengeluaran yang melebihi jumlah tertentu disetujui, Anda dapat mengirimkan email ke manajer terkait, memastikan mereka mengetahui pengeluaran signifkan yang membutuhkan perhatian mereka.
- Integrasi formulir proses setelah entri formulir disetujui.
- Siapkan persetujuan alur kerja baik saat Anda online atau offline menggunakan aplikasi seluler Zoho Forms.
Ketahui bagaimana Anda dapat mengelola permintaan persetujuan dari awal hingga akhir dengan Zoho Forms. Ucapkan selamat tinggal pada proses manual dan percepat persetujuan Anda dengan Zoho Forms.
Nantikan blog kami lainnya yang akan membahas lebih banyak tentang Zoho Forms sebagai pembuat formulir online. Masih banyak fitur lainnya yang bisa dijelajahi. Sampai jumpa lagi!
Comments