Apakah perusahaan Anda sering melakukan perjalanan dinas? Mungkin inilah saatnya Anda mulai menggunakan sistem booking perusahaan yang menyediakan solusi pemesanan langsung dengan biaya rendah.
Sistem booking perusahaan akan menyederhanakan proses untuk semua pihak yang terlibat: karyawan, tim travel, dan tim keuangan. Dengan menggunakan sistem booking oleh karyawan, Anda akan menyaksikan pengurangan biaya transaksi, peningkatan kepatuhan, dan proses pemesanan yang lebih lancar bagi karyawan Anda.
Dengan adanya sistem yang terpusat, tim travel management Anda dapat memenuhi tugasnya, dan tim keuangan dijamin memiliki kontrol yang lebih baik atas pengeluaran.
Apa Itu Sistem Booking Perusahaan?
Sistem booking perusahaan adalah software reservasi online yang digunakan untuk memesan perjalanan. Sistem ini akan menyederhanakan seluruh proses pemesanan perjalanan dan akomodasi perusahaan.
Selain itu, sistem booking ini digunakan oleh perusahaan untuk mengelola pemesanan perjalanan dari karyawan mereka, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, dan membantu tugas perawatan.
Bagaimana cara kerja sistem booking perusahaan?
Manajer perjalanan akan mengonfigurasi sistem ini berdasarkan kebijakan biaya dan memuat vendor dengan tarif yang disukai. Kemudian, karyawan Anda dapat menggunakan sistem booking ini untuk menelusuri berbagai opsi perjalanan dan akomodasi mereka serta memilih opsi yang mereka inginkan.
Setelah membayar perjalanan, karyawan Anda akan menerima konfirmasi pemesanan dari sistem booking perusahaan. Manajer travel atau administrator dapat melacak mereka untuk tujuan tugas.
Manfaat sistem booking perusahaan
Berikut adalah beberapa keuntungan signifikan menggunakan alat pemesanan korporat dalam program perjalanan Anda:
Kemudahan penggunaan bagi karyawan
Karyawan yang akan melakukan perjalanan bisa memesan sendiri kapan saja dengan bantuan sistem bookingini. Bahkan beberapa sistem booking juga dilengkapi dengan AI yang akan membantu pengguna untuk memesan berdasarkan preferensi.
Dengan menggunakan sistem booking ini, karyawan Anda bisa memesan menggunakan ponsel atau perangkat seluler lainnya. Kemudahan lainnya dari sistem booking ini karyawan Anda bisa mengubah sesuai kebutuhan, mengakses semua detail dan dokumen perjalanan dari satu tempat.
Kepatuhan terhadap kebijakan yang lebih baik
Dengan sistem booking perusahaan, Anda dapat menyederhanakan seluruh proses persetujuan dan kepatuhan pra-perjalanan. Sistem booking perusahaan Anda dapat dikonfigurasikan sepenuhnya berdasarkan kebijakan perjalanan dinas perusahaan oleh tim travel management.
Nantinya, sistem hanya menampilkan opsi yang sesuai dengan kebijakan yang dapat dipilih oleh karyawan Anda. Sehingga, kemungkinan pemesanan yang tidak sesuai dapat dieliminasi sejak awal.
Jika seorang karyawan mencoba memesan perjalanan yang tidak sesuai dengan kebijakan, alat pemesanan perjalanan dapat menandai dan menghapus pemesanan. Karyawan tersebut juga akan diperingatkan agar bisa memesan ulang sesuai dengan kebijakan.
Lebih hemat secara langsung dan tidak langsung
Sebagian besar sistem booking perusahaan memiliki kemitraan dengan maskapai penerbangan dan hotel yang harganya sudah dinegosiasi. Dengan memesan melalui
sistem booking perusahaan, perusahaan Anda dapat menghemat banyak biaya tiket pesawat dan biaya pemesanan.
Sistem bookingperusahaan juga dapat mengingatkan karyawan Anda untuk memesan perjalanan mereka jauh-jauh hari, yang menjadi peran penting dalam penghematan biaya.
Perhatian penuh terhadap kesejahteraan
Sebagai pemberi kerja, Anda bertanggung jawab untuk memastikan keselamatan karyawan saat mereka melakukan perjalanan bisnis. Karena sistem booking menggunakan sistem pemesanan terpusat, manajer travel Anda selalu memiliki akses ke rencana perjalanan karyawan Anda.
Fitur-fitur seperti pelacakan perjalanan dan peringatan risiko yang konstan membantu manajer perjalanan Anda dengan mudah memantau karyawan, berkomunikasi dengan mereka, dan menawarkan bantuan pada saat krisis.
Analisis yang kuat dan visibilitas pengeluaran
Sistem booking yang terpusat menghilangkan kemungkinan adanya silo data, sehingga menjadikan sistem booking ini sebagai sumber pelaporan analitik yang efektif. Hal ini memberikan dua keuntungan utama bagi perusahaan yang menggunakan sistem booking perusahaan:
- Anda dapat mengumpulkan dan menganalisis data dengan bantuan laporan yang terkonsolidasi. Hal ini membantu memahami pola pengeluaran berbagai departemen dan karyawan, serta mengidentifikasi cara-cara untuk mengurangi pengeluaran.
- Jika data Anda menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki volume perjalanan yang tinggi, hal ini dapat membantu Anda bernegosiasi dengan vendor pilihan untuk mendapatkan harga yang lebih baik. Karena sistem booking perusahaan merupakan sumber data yang kredibel dan menjadi cara yang baik untuk membantu pemasok Anda mengenali manfaat dari penawaran harga yang baik.
Anda juga dapat menggunakan data yang Anda kumpulkan untuk memilih vendor yang ingin Anda ajak bermitra.
Blog terkait:
5 Manfaat Penting Aplikasi Pencatat Keuangan & Expense Management
Cara menemukan sistem booking perusahaan yang tepat untuk perusahaan Anda
Setelah melihat manfaat-manfaat dari sistem booking perusahaan di atas dan Anda siap menerapkannya, langkah selanjutnya adalah memilih sistem booking perusahaan yang tepat.
Pemilihan ini harus berdasarkan faktor-faktor seperti frekuensi perjalanan bisnis, jam kerja dan biaya yang tersedia, serta fitur dan integrasi yang dibutuhkan oleh program perjalanan Anda.
a. Bisa digunakan untuk semua ukuran perusahaan
Semua perusahaan (dari start up, UKM, hingga perusahaan besar) yang menginginkan manfaat sistem booking perusahaan bisa menggunakannya.
Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, keputusan Anda untuk menerapkan sistem booking perusahaan harus dibuat berdasarkan pola perjalanan karyawan Anda dan seberapa banyak perjalanan Anda yang dapat dipesan secara online.
Jika setidaknya 60-70% dari pemesanan Anda dapat dilakukan secara online, maka perusahaan Anda merupakan kandidat yang tepat untuk menerapkan sistem booking perusahaan.
Start up dan UKM khususnya dapat mengambil manfaat dari sistem booking perusahaan, karena sistem booking perusahaan menyediakan infrastruktur perangkat lunak yang mungkin tidak mereka miliki sendiri.
b. Seberapa mahal harganya?
Sistem booking perusahaan bisa jadi sedikit rumit untuk disiapkan, dan sering kali membutuhkan tim IT atau pengembangan khusus untuk menginstal dan mengelolanya.
Jadi, hal ini dapat meningkatkan kebutuhan personil Anda jika Anda belum memiliki staf yang dapat melakukan tugas ini.
Selain biaya personil, harga implementasi tergantung pada sistem booking perusahaan spesifik yang Anda pilih dan ukuran bisnis Anda.
c. Apakah ada fitur khusus atau kemungkinan integrasi yang perlu dicari dalam sistem booking?
Langkah ketiga dan yang paling penting adalah meneliti berbagai sistem yang tersedia di pasar untuk memeriksa apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat mulai dengan memeriksa situs web yang mengulas berbagai sistem booking perusahaan.
Baca juga ulasan pelanggan dan buatlah dokumen perbandingan travel platform terbaik. Saat melakukannya, lihatlah detail yang lebih besar seperti harga dan fleksibilitas terlebih dahulu, lalu persempit menjadi persyaratan yang lebih kecil. Berikut ini adalah daftar fungsi dasar yang harus dimiliki oleh sistem booking travel yang ideal:
- Situs web dan aplikasi seluler yang mudah digunakan
- Kemampuan untuk menyesuaikan sistem berdasarkan kebijakan biaya
- Akses ke vendor dan harga yang disukai
- Integrasi dengan sistem manajemen biaya
- Kemampuan untuk menghasilkan laporan analitis yang kuat
- Dukungan pelanggan 24 * 7 (lebih baik lagi jika dukungannya gratis)
- Agen atau asisten perjalanan AI
Jadi, Anda telah menemukan alat pemesanan yang tepat untuk perusahaan Anda. Inilah yang harus dilakukan selanjutnya
Menerapkan solusi yang telah Anda pilih
Setelah Anda menentukan sistem booking perusahaan yang ideal, hubungi tim mereka untuk mendapatkan demo menyeluruh tentang produk mereka. Jika Anda yakin bahwa sistem ini tepat untuk perusahaan Anda, lanjutkan dengan pendaftaran dan implementasi.
Penyedia sistem booking perusahaan biasanya menyediakan konten edukasi untuk proses orientasi Anda, seperti dokumentasi teknis dan video. Mereka juga harus menyediakan kontak dukungan pelanggan yang dapat membantu tim Anda mengatur sistem dengan cepat.
Sebelum menggunakan sistem tersebut, ujilah fitur-fiturnya terlebih dahulu. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengidentifikasi area masalah sehingga dapat teratasi sebelum berubah menjadi masalah.
Mendidik karyawan Anda
Jika karyawan Anda terbiasa mengatur perjalanan mereka oleh tim internal, maka Anda perlu membantu mereka bertransisi ke sistem bookingperusahaan. Anda dapat memulai dengan memastikan bahwa mereka mengetahui manfaat yang akan diberikan oleh sistem booking perusahaan kepada mereka.
Selanjutnya, bekerja sama dengan manajer perjalanan atau penyedia sistem booking perusahaan untuk mengedukasi karyawan Anda melalui sesi pelatihan atau dokumentasi.
Komunikasi yang sering dan efektif akan membantu karyawan Anda mengadopsi sistem booking perusahaan dengan cepat. Dengan mengedukasi mereka dan memandu mereka melalui proses tersebut, Anda dapat mencapai kepatuhan kebijakan yang maksimal dan memastikan kepuasan karyawan.
Kesimpulan
Memasukkan sistem bookingonline ke dalam program perjalanan menjadi sebuah keharusan. Hal ini akan memberikan pengalaman pemesanan yang lebih baik bagi karyawan Anda, sekaligus membantu Anda meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan, menawarkan pelayanan terbaik, dan mengurangi biaya perjalanan Anda.
Comments