Sebagian besar usaha kecil dan menengah (UKM), serta perusahaan startup menggunakan spreadsheet, formulir kertas, atau metode manual lainnya untuk mencatat keuangan dan mengelola laporan pengeluaran mereka.
Memang di masa awal sebuah bisnis berdiri, cara ini bisa menjadi sistem yang baik untuk menangani transaksi yang belum banyak. Namun seiring dengan berkembangnya bisnis, baik dalam hal karyawan, lokasi, atau pelanggan, pengelolaan keuangan pun berubah.
Jika masih menggunakan cara manual untuk mencatat keuangan dan pengeluaran, maka tentu akan timbul banyak masalah. Memverifikasi laporan secara manual oleh tim keuangan pun akan sangat memakan banyak waktu dan tenaga.
Satu contoh sederhana. Setelah karyawan melakukan perjalanan dinas, mereka akan membuat laporan pengeluaran. Berapa yang dihabiskan untuk makan, transportasi, dan lainnya.
Bayangkan jika mereka harus menulisnya di selembar kertas, atau mengisi spreadsheet dan mengirimkannya secara manual. Laporan itu mungkin saja terlewat oleh pihak admin atau bagian keuangan. Lebih parahnya, bukan tidak mungkin laporan itu hilang.
Perusahaan sebenarnya bisa membuat hidup lebih mudah bagi karyawan, tim keuangan, admin, dan semua yang berkaitan dengan laporan perjalanan itu. Kuncinya ada di aplikasi pencatat keuangan dan pengeluaran.
Dengan menggunakan aplikasi yang juga disebut dengan expense management software ini, perusahaan dapat mengotomatiskan tugas, mengurangi kesalahan dan pelanggaran kebijakan, serta mempercepat proses reimbursement.
Sebelum kita menyelami kemampuan aplikasi expense management berbasis cloud, mari kita lihat konsep expense management dan mengapa hal ini penting.
Blog terkait:
Apa itu expense management?
Expense management adalah sebuah proses pelaporan, penyerahan, persetujuan, penggantian, dan audit biaya yang karyawan keluarkan selama mereka melaksanakan tugas, entah biaya perjalanan, entertain, hingga pembelian alat-alat kantor.
Untuk mendapatkan penggantian biaya-biaya ini, atau biasa disebut reimbursement, karyawan harus melaporkannya, termasuk rincian dan tanda terima, dan mendapatkan persetujuan dari manajer dan tim keuangan.
Sederhananya, manajemen biaya mengontrol cara pengeluaran yang dihabiskan karyawan dan melacak pengeluaran mereka.
Mengapa manajemen biaya itu penting?
Dengan adanya expense management yang efisien, perusahaan dapat tetap mematuhi peraturan perpajakan, mengendalikan biaya, memelihara catatan keuangan yang tepat, meningkatkan semangat kerja karyawan, dan meningkatkan pertumbuhan dan produktivitas keuangan secara keseluruhan.
Proses manajemen biaya
Manajemen biaya, alias expense management, memiliki beberapa alur proses, seperti:
- Karyawan mencatat dan mengajukan klaim biaya
- Manajer atau departemen terkait memverifikasi dan memvalidasi laporan tersebut
- Menyetujui atau menolak laporan
- Tim keuangan mengaudit laporan agar sesuai kebijakan perusahaan
- Menjadwalkan penggantian biaya
- Menyimpan catatan keuangan dan penerimaan untuk audit eksternal
Kelemahan mengelola catatan keuangan secara manual
Mengandalkan catatan keuangan dan pengeluaran secara tradisional menjadi jauh lebih memakan waktu dan tenaga. Proses validasinya pun sulit, apalagi jika terjadi pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan.
Hal ini memungkinkan terjadinya kesalahan laporan, pelanggaran biaya, duplikasi, informasi yang hilang, tinjauan yang tidak akurat, hingga penundaan penggantian biaya. Pada akhirnya, hal ini menimbulkan permasalahan serius baik bagi karyawan maupun tim keuangan perusahaan.
Para karyawan dibiarkan menunggu reimbursement karena proses persetujuan yang berlarut-larut sementara mereka sudah mengeluarkan biaya-biaya lain untuk tugas lainnya.
Di sisi lain, tim keuangan dihadapkan pada kurangnya visibilitas terhadap pelanggaran dan pembelanjaan karyawan karena mereka tidak dapat memperoleh data real-time dan harus menunggu hingga karyawan menyerahkan laporan pengeluaran mereka.
Sekarang kita lihat apa itu aplikasi pencatat keuangan dan manajemen biaya?
Software expense management dan pencatat keuangan adalah jenis aplikasi yang menyederhanakan proses penerimaan laporan hingga penggantian dengan mengotomatiskan sebagian besar proses tersebut.
Dengan software ini, perusahaan dapat mengelola pemesanan perjalanan dinas, mengotomatiskan penyerahan laporan keuangan, menyederhanakan persetujuan, mempercepat reimbursement, dan melacak klaim biaya secara real time.
Proses expense management secara otomatis
Meskipun prosesnya bisa berbeda di tiap perusahaan, namun pada dasarnya, aplikasi expense management memiliki alur kerja yang sama:
- Karyawan mengeluarkan biaya dan membayar dengan uang sendiri.
- Biaya-biaya ini langsung tercatat di aplikasi pencatat keuangan beserta foto bukti pembayaran yang diunggah dari gawai karyawan.
- Karyawan mengajukan klaim atas biaya yang mereka keluarkan, atau mengelompokkan beberapa pengeluaran ke dalam suatu laporan dan menyerahkan laporan tersebut.
- Pemberi persetujuan secara otomatis mendapat notifikasi terkait laporan baru yang diterima dan mereka meninjaunya, lalu menyetujui atau menolaknya.
- Jika mereka menyetujui, laporan diteruskan secara otomatis ke tim keuangan.
- Tim keuangan memvalidasi laporan menggunakan pencocokan tanda terima.
- Klaim yang disetujui akan diganti pada tanggal-tanggal yang telah ditentukan.
Mengapa bisnis harus beralih ke aplikasi pencatat keuangan dan pengeluaran berbasis cloud?
Berikut beberapa manfaat beralih ke aplikasi pencatat keuangan dan expense management:
1. Manajemen laporan terorganisir
Dengan aplikasi ini, karyawan dapat melaporkan biaya yang telah dikeluarkan secara akurat melalui perangkat pilihan mereka sesaat setelah pengeluaran tersebut terjadi.
Daripada mengumpulkan dan mengirimkan salinan bukti pembayaran, karyawan cukup memfoto bukti pembayaran dan langsung mengunggahnya. Aplikasi pencatat keuangan yang baik akan menggunakan teknologi OCR untuk mengambil informasi penting dari tanda terima, seperti jumlah, tanggal, nama merchant, dan kategori biaya.
Semua bukti pembayaran disimpan dengan aman di cloud. Hal ini sangat berguna bagi tim keuangan untuk mencocokkan klaim biaya dengan bukti pembayaran secara digital dibandingkan harus menelusuri bukti pembayaran dalam bentuk kertas.
2. Menegakkan kebijakan perjalanan dinas dan biaya
Mengelola kepatuhan terhadap kebijakan dan mendeteksi pelanggaran biaya adalah dua perhatian utama tim keuangan. Aplikasi expense management dan pencatat keuangan mengatasi permasalahan ini dengan mengotomatiskan kepatuhan terhadap kebijakan dan pemeriksaan pelanggaran untuk memastikan karyawan tidak menghabiskan uang melebihi batas yang telah ditetapkan.
Pertama, admin diberi kebebasan untuk menambah dan mengubah kebijakan biaya, dan menentukan batas pengeluaran di perangkat lunak. Mereka juga dapat memutuskan apa yang harus dilakukan jika ada pelanggaran kebijakan dan biaya yang tidak sesuai dengan kebijakan.
Fitur bawaan di aplikasi ini menyaring klaim biaya untuk mendeteksi dan mengurangi pelanggaran secara efektif. Saat mendeteksi terjadinya pelanggaran, software dapat memberi tahu pemberi persetujuan dan karyawan secara otomatis.
3. Persetujuan laporan yang lebih sederhana
Dalam pendekatan tradisional terhadap pelaporan biaya, meskipun laporan dan tanda terima diserahkan segera, diperlukan waktu untuk meninjau dan menyetujuinya.
Dengan software manajemen biaya, Anda dapat membuat alur kerja persetujuan otomatis untuk mengurangi intervensi manual dan mempersingkat proses persetujuan.
Alur kerja multi-level ini dapat disesuaikan berdasarkan hierarki perusahaan, dan jika Anda memiliki beberapa departemen, Anda dapat membuat alur kerja terpisah untuk setiap departemen.
Anda bahkan dapat mengatur pengingat pengiriman laporan otomatis, dan menyetujui atau menolak laporan secara otomatis. Misalnya, manajer dapat menetapkan ketentuan agar laporan yang memiliki lebih dari satu pelanggaran kebijakan ditolak secara otomatis. Hal ini tentu akan menghilangkan hambatan dan menghemat waktu bagi pemberi persetujuan dan karyawan.
Baca juga:
4. Menyederhanakan rekonsiliasi kartu kredit
Mengelola pengeluaran dari kartu kredit menjadi lebih mudah dengan aplikasi pencatat keuangan dan pengeluaran. Hal ini membantu mencegah pengeluaran berlebihan, meningkatkan transparansi, dan membatasi pengeluaran yang tidak sah.
Administrator perjalanan dinas atau tim keuangan dapat memberikan akses kartu kredit perusahaan kepada karyawan dan menentukan batas pengeluarannya. Aplikasi semacam Zoho Expense pun dapat diintegrasikan dengan penyedia kartu kredit untuk mengambil masukan kartu langsung ke dalam aplikasi.
Ketika kartu diintegrasikan, data transaksi ditarik dari bank (yang sudah mendukung integrasi dengan Zoho Expense) ke dalam aplikasi dan ditampilkan di dasbor, di mana karyawan dapat mengubahnya menjadi pengeluaran dan merekonsiliasinya.
5. Mempercepat reimbursement
Aplikasi pencatat keuangan dan pengeluaran mempercepat penyerahan, pemrosesan, dan persetujuan laporan, sehingga penggantian biaya pun dapat dilakukan tepat waktu.
Laporan yang biasanya memerlukan waktu seminggu atau lebih untuk mendapatkan persetujuan, lewat aplikasi ini semua dapat diproses dalam beberapa klik. Tim keuangan pun dapat memasukkan laporan yang disetujui ke dalam siklus pemrosesan pembayaran dan memberikan penggantian sesegera mungkin.
Memilih aplikasi pencatat keuangan yang tepat
Ada banyak aplikasi pencatat keuangan dan expense management yang tersedia di pasaran saat ini. Sebelum memutuskan berlangganan, pastikan aplikasi tersebut terjangkau, mampu memenuhi kebutuhan bisnis Anda, dan dilengkapi dengan customer service yang baik.
Berikut kami berikan beberapa poin pertimbangan untuk membantu Anda memilih aplikasi pencatat keuangan dan expense management yang tepat:
- Aksesibilitas seluler dengan opsi pencatatan pengeluaran yang mudah bagi karyawan.
- Berbagai cara untuk mencatat pengeluaran (pemindaian bukti pembayaran, impor dari PC atau cloud, penerusan tanda terima email, dll.).
- Rekonsiliasi rekening bank dan kartu perusahaan (debit, dan kredit).
- Alur kerja persetujuan bertingkat yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan.
- Kebijakan biaya yang dapat disesuaikan dengan pemeriksaan kepatuhan secara otomatis.
- Opsi pembayaran online untuk penggantian cepat.
- Analisis dan pelaporan real-time yang canggih.
- Integrasi dengan software lain (khususnya software akuntansi).
Setelah Anda menimbang beberapa faktor di atas, sekarang saatnya mengevaluasi sebelum membuat keputusan akhir.
Anda dapat memulai dengan membaca ulasan terperinci dan testimoni pelanggan pada platform ulasan software untuk membandingkan aplikasi berdasarkan rangkaian fitur, harga, kemudahan penggunaan, kualitas implementasi pasca-penjualan dan dukungan transisi, dan sebagainya.
Terakhir, hubungi tim penjualan terkait untuk meminta demonstrasi sebelum membeli aplikasi.
Kesimpulan
Membuat laporan pengeluaran secara manual telah menjadi hambatan bagi perusahaan karena lamanya jam kerja yang dihabiskan untuk penyerahan laporan, persetujuan, dan penanganan jika ada pelanggaran kebijakan.
Aplikasi pencatat keuangan dan expense management yang efisien menghilangkan semua tantangan ini dengan menyederhanakan seluruh prosesnya. Sangat penting untuk memilih sistem expense management yang menggabungkan semua fitur utama yang Anda perlukan dan mudah dikonfigurasi.
Itu sebabnya kami membangun Zoho Expense, sebuah aplikasi pelaporan pengeluaran online yang dibuat khusus untuk mengelola pengeluaran bisnis dengan cara yang mudah.
Comments