Jika perusahaan Anda mengelola biaya perjalanan dinas secara manual, mungkin hal ini akan membuka mata Anda: sebuah studi yang dilakukan oleh Global Business Travel Association (GBTA) menemukan bahwa waktu untuk membuat satu laporan pengeluaran perjalanan dinas rata-rata menghabiskan biaya $58.
Katakanlah perusahaan Anda memiliki 10 karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas, yang nantinya akan menyerahkan 10 laporan pengeluaran. Secara statistik, Anda harus mengeluarkan $580 untuk memproses laporan ini.
$580 yang dihabiskan untuk memproses laporan itu dapat dimanfaatkan dengan lebih baik dalam berinvestasi di aplikasi pencatat keuangan dan manajemen biaya (expense management) yang mengotomatiskan proses pembuatan laporan pengeluaran Anda.
Otomatisasi berarti tidak ada lagi kertas atau spreadsheet, pekerjaan admin yang berkurang, dan pemrosesan yang lebih cepat. Selain itu, aplikasi manajemen biaya dapat meningkatkan tingkat kepatuhan perusahaan Anda dan menghilangkan kemungkinan terjadinya pelanggaran.
Manfaat aplikasi pencatat keuangan dan manajemen biaya
Inilah 5 manfaat yang akan kita dapatkan saat menggunakan aplikasi expense management dan pencatat keuangan seperti Zoho Expense:
Blog terkait:
1. Mengurangi kesalahan dalam dokumen dan laporan
Pembuatan laporan pengeluaran seperti laporan perjalanan dinas membuat karyawan dan tim travel management Anda terjebak dengan tumpukan kuitansi dan spreadsheet.
Karyawan Anda harus menyimpan kuitansi mereka untuk mencatat pengeluaran mereka, sementara tim keuangan mengerjakan banyak dokumen untuk memverifikasi dan menyetujui laporan tersebut.
Dokumen-dokumen fisik ini membuat prosesnya rawan kesalahan. Misalnya, meskipun karyawan Anda mengirimkan laporan perjalanan yang sempurna, tim keuangan Anda masih dapat melakukan kesalahan saat mencatatkan rincian secara manual dari spreadsheet ke sistem pembukuan.
Otomatisasi menghilangkan kebutuhan akan dokumen fisik. Ketika Anda menggunakan software pencatat keuangan, karyawan dapat memfoto bukti pembayaran menggunakan ponsel dan mengunggahnya langsung ke aplikasi. Setelah mereka mencatat pengeluaran dan menyerahkan laporannya, tim keuangan dapat mengambilnya dari sana.
Proses ini menghemat banyak waktu karyawan dan sangat mengurangi risiko kesalahan. Bahkan jika terjadi kesalahan, tim finance dapat melacaknya kembali ke sumber data pertama, yang seringkali tidak mungkin dilakukan dengan catatan kertas.
2. Meningkatkan tingkat kepatuhan kebijakan
Menegakkan peraturan biaya perjalanan dinas dan menjaga kepatuhan cukup sulit jika Anda tidak memiliki sistem yang tepat.
Ketika laporan pengeluaran mulai banyak masuk, sulit bagi tim keuangan untuk melacak dan memastikan kesesuaian sebuah transaksi terhadap aturan, jika hanya dicatat di spreadsheet. Mereka harus memvalidasi setiap pengeluaran terhadap kebijakan biaya perjalanan secara manual.
Verifikasi laporan perjalanan secara manual juga menimbulkan risiko lolosnya suatu pengeluaran yang melanggar kebijakan perusahaan.
Anda dapat mengkustom sistem manajemen pengeluaran sesuai dengan kebijakan perjalanan dinas di perusahaan Anda.
Software ini diprogram untuk secara otomatis mendeteksi dan menandai pengeluaran yang melanggar kebijakan perjalanan dinas. Pemberi persetujuan akan diberi tahu jika ada potensi pelanggaran kebijakan pada sebuah transaksi.
Hal ini semakin menyederhanakan pekerjaan tim keuangan Anda karena mereka dapat memeriksa kepatuhan pengeluaran secara real time dan menyetujui atau menolaknya dalam beberapa klik.
3. Mencegah pelanggaran biaya
Pelanggaran biaya sebagian besar dilakukan oleh karyawan yang mencatat biaya secara manual. Pemrosesan laporan secara manual yang kacau memberikan kesempatan yang luas untuk praktik penipuan, seperti mengirimkan tanda terima yang sama dua kali dan melakukan pembulatan berlebih terhadap suatu biaya.
Mengontrol praktik-praktik ini sulit dilakukan, karena pemrosesan laporan secara manual mempersulit identifikasi klaim yang mencurigakan dan menindaklanjuti dengan karyawan terkait untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Salah satu cara mudah untuk mengakhiri pelanggaran ini adalah dengan mengotomatiskan proses manajemen biaya. Sistem pencatat keuangan yang otomatis dapat melacak adanya pengeluaran yang dikirimkan dua kali, dan memberitahukannya kepada pembuat laporan (dan pemberi persetujuannya) untuk menggabungkan atau menghapus pengeluaran tersebut.
Selain itu, dengan alur kerja yang dikustom, Anda dapat memaksimalkan transparansi dengan mengaktifkan proses peninjauan ganda – sehingga setidaknya ada satu peninjauan tambahan sebelum melakukan penggantian biaya.
4. Mempercepat persetujuan dan penggantian biaya
Alur kerja persetujuan yang tidak efisien, di mana manajer dan tim keuangan menghabiskan banyak waktu meninjau setiap laporan pengeluaran secara manual dan meneruskan tugas dari satu pemberi persetujuan ke pemberi persetujuan lainnya, menyebabkan tertundanya reimbursement.
Misalkan sekelompok karyawan baru saja kembali dari perjalanan dinas. Di kemudian hari, tim keuangan Anda akan memiliki setumpuk amplop berisi bukti pengeluaran di meja mereka.
Mereka harus memeriksa keabsahan setiap pengeluaran tiap bukti pembayaran dengan memverifikasinya sesuai dengan kebijakan. Jika mereka menunda amplop selama beberapa hari atau secara tidak sengaja melewatkannya, maka reimbursement pun akan tertunda.
Anda dapat mengurangi intervensi manual dengan membuat alur kerja persetujuan. Jadi misalnya, setelah pemberi persetujuan menyetujui sebuah laporan, tugas tersebut secara otomatis diteruskan ke pemberi persetujuan berikutnya dan mereka akan diberitahu untuk menyelesaikan tugas mereka.
Setelah semua persetujuan dikumpulkan, tim keuangan dapat meninjau dan mengganti biaya dengan beberapa klik.
Baca juga:
5. Meningkatkan visibilitas
Manajemen biaya manual membatasi visibilitas pengeluaran secara real-time, informasi yang Anda kumpulkan setelah mengekstraksi data dari berbagai sumber mungkin memerlukan waktu berminggu-minggu.
Untuk melacak kapan dan di mana dana perusahaan digunakan, tim keuangan Anda memerlukan setidaknya satu minggu untuk memeriksa catatan dan membuat laporan.
Untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat, Anda harus mampu menganalisis dan melihat data saat peristiwa terjadi. Mengelola pengeluaran Anda secara manual memengaruhi keakuratan data dan membatasi seberapa besar visibilitas yang Anda miliki terhadap arus kas perusahaan Anda.
Sebagian besar aplikasi pencatat keuangan dan manajemen biaya memberikan laporan ekstensif mengenai pengeluaran, perjalanan dinas, pelanggaran kebijakan, penggantian biaya, dan banyak lagi.
Dengan beberapa klik, Anda dapat menggunakan laporan pelanggaran kebijakan untuk melihat siapa yang paling sering melakukan pelanggarandi perusahaan Anda, atau menggunakan laporan pengeluaran berdasarkan kategori untuk melihat pola pengeluaran karyawan Anda.
Selain mengambil keputusan dengan cepat, laporan ini memungkinkan tim keuangan dan travel management bekerja sama memilih vendor terbaik untuk maskapai penerbangan dan jaringan hotel serta menegosiasikan penawaran dan diskon yang lebih baik dengan mereka.
Kesimpulan
Ringkasnya, proses laporan perjalanan dinas yang manual menyusahkan karyawan dan tim-tim yang terkait. Risikonya pun besar. Selain risiko kesalahan penggantian biaya, jam kerja yang dibutuhkan untuk membuat laporan, memprosesnya, memperbaiki kesalahan, dan menangani pelanggaran pun jauh lebih banyak.
Dengan aplikasi pencatat keuangan dan manajemen biaya, karyawan Anda dapat mencatat tanda terima dan membuat laporan pengeluaran saat bepergian.
Mereka juga dapat tetap mendapat informasi tentang status proses persetujuan. Tim travel dan keuangan dapat menjaga kepatuhan, membatasi intervensi manual, dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses laporan dan mengganti biaya karyawan.
Secara keseluruhan, software manajemen biaya yang ideal dapat membantu Anda menghemat banyak waktu dan uang, sekaligus menjaga karyawan Anda tetap produktif dan puas.
Coba Zoho Expense gratis hari ini untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses manajemen biaya di perusahaan Anda.
Comments