Di blog sebelumnya kami sudah membahas fitur kustomisasi di Zoho Books, kali ini kami akan membahas tentang fitur otomatisasi dari Zoho Books yang bisa menghemat waktu dan membuat laporan keuangan perusahaan serta tugasakuntansi menjadi lebih mudah.
Kemampuan Zoho Books dapat membantu menyederhanakan tugas yang berulang hingga memastikan pembaruan tepat waktu. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan membantu Anda fokus pada tugas besar lainnya.
Dengan fitur otomatisasi, Zoho Books dapat menjalankan tindakan berdasarkan pemicu dan filter yang telah ditetapkan. Mari lihat bagaimana Zoho Books dapat menghemat waktu dengan otomatisasi yang mudah ini!
1. Notifikasi email
Salah satu fitur paling berguna di Zoho Books adalah notifikasi email, yang memberikan notifikasi instan untuk tindakan apa pun.
Zoho Books memungkinkan pengguna untuk membuat alur kerja yang menentukan aturan bersama dengan jenis tindakan yang perlu dilakukan ketika aturan terpenuhi.
Misalnya, sebagai pemilik bisnis, Anda ingin memeriksa secara pribadi tagihan bernilai tinggi yang dibuat oleh tim penjualan untuk memastikan layanan pelanggan prioritas dan tindak lanjut.
Dengan menggunakan Zoho Books, Anda dapat dengan mudah mengatur alur kerja yang memeriksa semua faktur dan mengaktifkan notifikasi email lengkap dengan detail pesanan setiap kali faktur dengan jumlah tertentu dibuat.
2. Notifikasi in-app
Zoho Books memiliki banyak notifikasi bawaan yang bisa diaktifkan dalam setiap kondisi. Ini termasuk pengingat untuk barang-barang inventaris, notifikasi komentar dan pembayaran yang dilakukan pelanggan.
Selain itu, Anda juga dapat mengotomatiskan Zoho Books untuk menampilkan pemberitahuan dalam aplikasi untuk aktivitas lain.
Misalnya, Anda ingin membuat pengingat untuk memberi selamat kepada anggota tim sales yang berhasil mencetak penjualan di atas jumlah tertentu dan memberi tahu semua pengguna tentang hal ini.
Untuk melakukannya, Anda bisa membuat otomatisasi untuk memfilter pesanan berdasarkan jumlah total dan mengaktifkan notifikasi untuk memberikan ucapan selamat kepada anggota tim sales yang bersangkutan.
3. Pembaruan fields
Pembaruan kolom di Zoho Books dapat mengotomatiskan perubahan data fields di modul ketika dipicu oleh alur kerja tertentu yang memastikan keakuratan dan efisiensi data.
Anda dapat mengatur pembaruan berbasis waktu atau berbasis kondisi untuk pembaruan bidang dengan logika sederhana.
Ilustrasi dari fitur ini adalah masa berlaku penawaran. Anda dapat memilih secara otomatis memperbarui bidang ini berdasakan kondisi tertentu daripada memilih tanggal manual.
4. Webhooks
Webhook adalah cara menyenangkan untuk mengotomatiskan komunikasi dari Zoho Books ke aplikasi eksternal.
Sebenarnya Zoho Books memiliki integrasi yang mulus dengan berbagai aplikasi, tetapi webhook memungkinkan otomatisasi spesifik yang disesuaikan dengan kebutuhan tertentu.
Misalnya, Anda bisa menambahkan leads ke software manajemen penjualan Anda secara otomatis setiap kali ada penawaran di akun Zoho Books.
Sama halnya ketika ada pesanan penjualan yang dibuat untuk transaksi, penjualan dapat ditandai telah selesai melalui aplikasi eksternal.
Catatan: Jika Anda menggunakan Zoho CRM, Anda dapat memanfaatkan integrasi asli dengan Zoho Books.
Baca juga:
5. Fungsi kustom
Fungsi kustom di Zoho Books ini memungkinkan pengguna untuk menentukan tugas tertentu di luar cakupan fitur standar seperti email, notofikasi dalam aplikasi, atau pembaruan kolom.
Misalnya, bisnis Anda menetapkan pembayaran yang jatuh tempo 30 hari dari tanggal penerbitan. Namun, untuk pelanggan yang telah melakukan pembayaran sebagian atau untuk pelanggan tetap dengan ambang batas transaksi tertentu, Anda mungkin ingin memperpanjang tanggal jatuh tempo dengan tambahan 15 hari setelah tanggal jatuh tempo awal berlalu. Hal ini dilakukan dengan mengimplementasikan fungsi kustom.
Jelajahi juga seri fungsi kustom untuk menemukan implementasi yang menarik dan kasus penggunaan baru dengan kode yang menyertainya.
6. Penjadwalan
Apakah Anda memiliki tugas manual yang berulang secara berkala, misalnya mingguan atau bulanan, yang membebani tim?
Dengan menggunkan Zoho Books, Anda bisa membuat kode sederhana untuk menjadwalkan tugas-tugas spesifik yang akan meringankan beban tim dan menjaga semuanya tetap pada jalur.
Misalnya, Anda ingin mengirim email setiap kuartal pada manajer regional. Email ini akan mencantumkan wilayah atau pusat biaya yang mencapai target kuatal.
Tugas ini menjadi sangat membosankan karena membuat laporan, menyusun daftar, dan mengirim email secara terpisah. Namun, dengan penjadwalan, Anda tidak hanya akan menghemat waktu yang berharga, tetapi juga mempertahankan akurasi sempurna.
7. Incoming Webhooks
Bayangkan incoming webhooks di Zoho Books sebagai layanan pengiriman khusus untuk informasi penting dari aplikasi eksternal. Anda bisa mengotomatiskan tugas-tugas organisasi di Zoho Books yang dipicu oleh fitur ini.
Sebagai contoh, Anda menjalankan agensi desain dan menggunakan software manajemen proyek. Setiap kali sebuah proyek siap untuk dikirimkan, manajer proyek Anda menandai tugas "Selesai" di software eksternal.
Informasi ini akan dikirim sebagai webhook ke Zoho Books yang secara otomatis membuat invoice untuk proyek tersebut. Dengan cara ini, Anda tidak akan pernah menunda pembuatan invoice.
8. Signals
Dengan signals, Anda bisa menyebabkan notifikasi in-app berdasarkan tindakan di aplikasi eksternal. Ini akan membatu pengguna Zoho Books tetap mendapatkan informasi tentang pembaruan penting dan mengambil tindakan tepat waktu.
Misalnya, bisnis Anda melibatkan pengiriman barang ke pelanggan menggunakan pengiriman pihak ketiga atau layanan kurir, Anda dapat mengonfigurasi signals untuk notifikasi real-time.
Jika pengiriman yang dilakukan gagal, Anda akan mendapatkan rincian pengirimannya. Mulai dari alasan kegagalan, nama pelanggan, dan rincian relevan lainnya.
Hal ini akan membuat masalah menjadi lebih cepat selesai dan mengkomunikasikan informasi kepada pelanggan, memastikan pengalaman pelanggan yang positif secara keseluruhan.
Temukan cara untuk mendapatkan kembali waktu yang berharga dan memastikan akuntansi serta pembuatan laporan keuangan perusahaan yang mulus dengan otomatisasi yang kuat dan sederhana ini. Jelajahi dan pelajari lebih lanjut tentang otomatisasi fitur lain yang tersedia di Zoho Books.
Comments