7 Masalah yang Sering Terjadi di Manajemen Warehouse dan Solusinya

7 Masalah yang Sering Terjadi di Manajemen Warehouse dan Solusinya

Agar manajemen warehouse bisa berjalan lancar dan efisien, kita perlu melibatkan pengorganisasian, pengelolaan, dan pemeliharaan.

Meskipun beberapa proses ini dapat diotomatisasi, tetapi operasional pergudangan tidak lepas dari kesalahan dan punya banyak hambatan.

Masalah yang terjadi di warehouse dapat memengaruhi kecepatan, efisiensi, dan produktivitas dari satu operasional gudang tertentu atau seluruh rantai proses yang terkait dengannya.

Dalam banyak kasus, kesalahan ini baru teridentifikasi setelah proses dimulai atau bahkan setelah proses tersebut selesai. Bahkan bisa saja sudah terlambat untuk mencegah kesalahan dan kerugian tidak dapat terelakkan.

Dalam blog ini, kita akan membahas beberapa masalah yang paling umum dihadapi dalam warehouse management dan apa yang dapat kita lakukan untuk menghindari masalah tersebut.

a. Pengulangan yang tidak disengaja

Masalah pertama yang kerap muncul di gudang besar adalah proses yang berulang dan itu terjadi  tidak disengaja. Contohnya, jika sebuah pesanan diterima, bisa saja beberapa karyawan memproses pesanan yang sama. Akibatnya, pesanan diproses, atau bahkan dikirm lebih dari sekali

Solusinya adalah dengan berinvestasi dalam teknologi, seperti warehouse management system (WMS) modern yang akan membantu untuk mengotomatiskan proses yang rentan terhadap kesalahan di warehouse Anda.

Untuk mengurangi masalah ini, Anda bisa menggunakan teknologi barcode untuk memindai produk yang telah dipesan dan meminta sistem untuk memberi tahu pengguna jika ada duplikasi.

b. Tata letak warehouse yang berantakan

Survey Logistics Management menunjukkan bahwa rata-rata kapasitas warehouse yang digunakan oleh produsen hanya sekitar 68%. Penggunaan ruang yang tidak efektif ini menjadi masalah umum di gudang.

Inilah saatnya untuk mengoptimalkan tata letak gudang. Termasuk memaksimalkan penggunaan ruang lantai dan ruang vertikal sambil menyisakan ruang yang cukup untuk dilalui karyawan gudang.

Untuk mulai mengoptimalkan penggunaan warehouse Anda, mulailah dengan tips berikut:

  • Cari tahu tentang teknologi yang bisa mengatur tata letak gudang, seperti warehouse management system (WMS). Beberapa WMS dapat menawarkan model 3D pengaturan yang paling optimal jika diberikan dimensi dan ukuran gudang. Anda juga dapat mempertimbangkan automated storage dan retrival system (AS/RS), yang dikendalikan komputer untuk mengotomatiskan proses penyimpanan dan pengembalian.
  • Jika Anda belum siap untuk meningkatkan teknologi, mulailah dengan yang sederhana. Gunakan solusi yang sudah ada untuk mengelola inventaris dan penjualan Anda. Pastikan juga barang-barang Anda tersimpan di lokasi yang mudah dijangkau, sehingga bisa diambil dan disimpan lebih cepat.

c. Manajemen inventaris yang buruk

Coba simak kondisi di bawah ini, apakah Anda pernah mengalaminya?

  • Mencoba menemukan produk di lokasi tertentu, ternyata penyimpanannya di tempat berbeda
  • Mengira stok masih tersedia, ternyata sudah habis. Kemudian memutuskan untuk backorder yang membutuhkan waktu lama
  • Menolak pesanan karena mengira stok tidak tersedia, tetapi ternyata masih memiliki stok
  • Mencoba menyimpan stok, tetapi sulit menemukan tempat penyimpanan

Kondisi di atas membuktikan bahwa Anda belum bisa memelihara inventaris dengan baik dan konsisten. Masalah ini sering terjadi jika pemeriksaan inventaris masih dilakukan manual dengan risiko kesalahan yang tinggi.

Solusinya adalah dengan menggunakan sistem khusus atau software untuk manajemen inventaris secara real-time. Sederhananya, solusi ini membantu Anda untuk membuat katalog dan melacak inventaris Anda.

d. Persiapan yang buruk untuk menghadapi permintaan musiman

Ada produk tertentu yang permintaannya meningkat secara signifikan selama setahun. Permintaan yang tiba-tiba meningkat ini bisa menyebabkan kerugian, karena warehouse Anda mungkin tidak menyiapkan stok yang cukup.

Inilah pentingnya untuk mengetahui tren pasar saat ini dan fluktuasi permintaan untuk produk yang ditangani, sehingga Anda siap mengelola tingkat stok yang berubah-ubah.

Berikut ini beberapa persiapan untuk menghadapi permintaan musiman:

  • Tetap berhubungan dengan produsen, distributor, pengecer, kurir, dan sumber-sumber lain yang penting untuk industri Anda. Dengan cara ini, setiap bagian dari rantai pasok dapat memiliki informasi yang sama tentang fluktuasi stok produk dan dapat bekerja sama untuk meresponsnya
  • Anda juga bisa menggunakan metode demand forcasting untuk mengetahui apa yang dibutuhkan dalam inventaris untuk musim tersebut
  • Simpan produk Anda ditempat yang paling nyaman dan mudah diambil di warehouse
  • Pertimbangkan peralatan warehouse dan alat otomatisasi seperti rak aliran palet, truk forklift, dan AS/RS untuk membantu proses Anda mengalir lebih baik.

e. Manajemen pesanan yang tidak memuaskan

Manajemen pesanan adalah salah satu operasi penting di gudang dan sering terjadi kesalahan. Kesalahan dari proses ini dapat mengganggu alur kerja dan bisa membuat pesanan menjadi lebih lambat yang diharapkan.

Untuk menjaga manajemen pesanan, banyak bisnis memilih untuk menggunakan software manajemen pesanan. Solusi ini bisa membantu Anda mengelola manajemen pesanan dan proses pemenuhan pesanan secara keseluruhan.

Selain menghemat waktu, tingkat akurasi pemenuhan pesanan yang tinggi juga bisa membantu profitabilitas Anda.

Ada pun sebuah studi oleh AMR Research menemukan bahwa bisnis dengan tingkat pesanan yang sangat baik sebesar 80% atau lebih tinggi terbukti tiga kali menguntungkan daripada bisnis dengan tingkat pesanan 60%.

Baca juga:

Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

Panduan Memilih Warehouse Management System (WMS) Berbasis Cloud yang Sempurna

f. Pengeluaran yang berlebihan untuk tenaga kerja

Ada beberapa jenis tugas di warehouse yang dikerjakan oleh manusia seperti pembersih, operator forklift, penanganan material, pemantau pengiriman dan penerimaan, spesialis pengiriman, pemuat, pengambilan produk, petugas stok, dan manajer gudang.

Beberapa orang menganggap membeli peralatan dan teknologi membutuhkan banyak biaya, tetapi mereka tidak menyadari bahwa tenaga kerja manual juga tidak murah. Tenaga kerja di gudang ternyata menjadi salah satu pengeluaran terbesar yang dikeluarkan oleh beberapa gudang bisa mencapai 50-70% dari keseluruhan anggaran pergudangan.

Mulailah dengan meninjau semua pekerjaan yang dilakukan di gudang. Evaluasi juga solusi atau sistem yang sudah Anda gunakan, apakah penggunaannya bisa mengotomatiskan lebih banyak tugas atau tidak.

Setelah Anda merasa bahwa solusi saat ini sudah digunakan secara maksimal dan karyawan hanya untuk menangani tugas-tugas manual, barulah Anda mempertimbangkan untuk menambahkan lebih banyak alat otomasi atau mempekerjakan lebih banyak tenaga kerja yang diperlukan.

g. Kontrol kerusakan yang buruk

Kerusakan barang merupakan masalah umum yang terjadi di gudang, terutama gudang yang menangani inventaris dalam jumlah besar dan menggunakan peralatan berat. Meskipun sulit untuk sepenuhnya menghindari kerusakan, Anda bisa mengupayakan cara untuk menguranginya.

Pasang alat pelindung rak palet, jaring khusus untuk rak, pagar pembatas, pita anti selip, sistem penguncian, palang peringatan dengan jarak bebas yang rendah, dan sistem konveyor penumpukan.

Pastikan juga jalur Anda memiliki penerangan yang baik dan cukup lebar untuk memindahkan produk dengan nyaman. Langkah-langkah ini akan membantu Anda untuk melindungi karyawan, peralatan, dan inventaris Anda serta mencegah kecelakaan di tempat kerja.

Lakukan pemeriksaan rutin di seluruh gudang Anda untuk mencari tanda-tanda awal kerusakan pada peralatan, unit penyimpanan, atau kendaraan pengangkut. Misalnya, periksa rak dan palet penyimpanan Anda apakah ada yang kelebihan beban, retak, dan rusak.

Kesimpulan

Manajemen warehouse adalah salah satu proses paling penting yang terjadi di gudang. Sebagian besar tugas yang terlibat dalam manajemen gudang saling terkait dalam beberapa cara, masalah di satu bagian dapat menyebabkan kesalahan yang merugikan bagian lainnya.

Dengan mengedukasi diri sendiri tentang potensi tantangan gudang yang mungkin dihadapi gudang dan solusinya, Anda dapat mengurangi jumlah kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan ini atau bahkan mencegahnya terjadi sama sekali.

Zoho Inventory, solusi manajemen gudang berbasis cloud yang dapat mengelola beberapa gudang, mengatur penjualan dan pesanan transfer, menyediakan data real-time tentang inventaris Anda, dan memberikan laporan yang akurat dalam sekejap. Coba uji coba gratis kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut!

Comments

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Kode bahasa komentar.
*
*
Dengan mengirimkan formulir ini, Anda setuju dengan pemrosesan data pribadi sesuai dengan Kebijakan Privasi.

Postingan Terkait