Este blog fue escrito originalmente por el CTO de Hosting Canada, Gary Stevens, un sitio web que hace reseñas avanzadas de servicios de alojamiento web y ayuda a sus lectores a crear negocios en línea y blogs.
Las empresas que crecieron durante la pandemia se adaptaron y pivotaron rápido frente a estos cambios, mientras que aquellas que no tenían buen equipo tecnológico tuvieron problemas.
Hoy le mostraremos por qué la clave para tener éxito estructurando su formato de trabajo remoto o híbrido es escoger la mejor plataforma de productividad y colaboración en equipo.
Exploremos algunas de las funciones básicas que debe buscar al elegir una aplicación y por qué son importantes para el éxito comercial.
Contenido
La comunicación es clave
Ser capaz de administrar operaciones y comunicarse con confianza con sus clientes y equipo es importante para el éxito de cualquier empresa.
El desafío se presenta con el trabajo remoto, ya que puede ser difícil dirigir un equipo a distancia y reunirse o monitorear los ciclos de vida del proyecto sin estar en la oficina.
En esta situación la flexibilidad es fundamental. Además, para tener una excelente comunicación debe adaptarse a los cambios e incorporar sus procesos comerciales.
Entonces, ¿cómo puede reunir a sus equipos y mejorar la comunicación cuando su personal y sus clientes trabajan de manera híbrida o remota?
Para esto tenemos aplicaciones incluidas en la suite Zoho Workplace, un paquete de aplicaciones que incluye herramientas de comunicación integradas, cada una con un propósito específico.
Le explicaremos cómo colaborar mejor usando Zoho Cliq y Zoho Meeting, las aplicaciones de comunicación de Zoho Workplace.
Agilice la comunicación virtual: reuniones y chats
Es importante que tenga la capacidad de integrar sin problemas sus herramientas.
Zoho Workplace integra sus servicios de correo electrónico, calendarios, mensajería instantánea, funciones de reunión virtual y más, para compartir archivos fácilmente.
Además, este paquete es una excelente solución para equipos remotos, ya que ofrece muchas de las funciones que necesita para juntar a sus colaboradores virtuales.
1. Zoho Cliq
La capacidad de enviar un mensaje de manera instantánea a un compañero de trabajo es vital para la comunicación.
Para ofrecer una experiencia de oficina virtual perfecta, la mensajería está disponible en todas las aplicaciones de Zoho a través de Zoho Cliq.
Esta aplicación no es solo una plataforma de mensajería. También ofrece llamadas seguras de audio y video para tener conversaciones fluidas con cualquier persona de su organización a través de Internet.
Si quiere invitar a otros compañeros desde una parte específica de la conversación puede hacer clic en la opción de "bifurcar".
Zoho Cliq también incluye funciones como registrar el inicio de jornada, establecer disponibilidad para reuniones y ver la de otros para conseguir la misma inmediatez y conexión que obtiene al trabajar en una oficina.
Así, todos sus empleados aprovecharán al máximo su tiempo y organizarán reuniones o llamadas grupales cuando todos puedan asistir.
2. Zoho Meeting
Zoho Meeting le permite organizar reuniones virtuales tanto para empleados como para colaboradores externos.
Esta herramienta es fácil de usar, no requiere descargas y los participantes pueden unirse desde el enlace de la reunión.
Si necesita unirse a una reunión y se encuentra en un lugar con poca conexión a internet, puede unirse a través de una llamada telefónica.
Para hacer las reuniones más interactivas y colaborativas, Zoho Meeting ofrece la opción de compartir una pestaña, una pantalla de aplicación, su pantalla completa o monitores conectados.
Zoho Meeting también ofrece grabación para reuniones virtuales, lo que es útil para crear una biblioteca de referencias para los nuevos empleados o los que no pudieron asistir.
En resumen:
Zoho Meeting funciona para reuniones más formales que requieren grabaciones como referencia.
Zoho Cliq sirve para mensajes y llamadas, tanto grupales como uno a uno, y sesiones rápidas de pantalla compartida.
Priorice usabilidad y seguridad
Las reuniones virtuales pueden ser complicadas para los menos expertos en tecnología, por lo que es necesario elegir una plataforma fácil de usar.
La aplicación Zoho Meeting ofrece controles intuitivos para compartir su pantalla y encender o apagar la cámara cuando lo decida.
Las empresas son tan seguras como sus dispositivos remotos. Con 35 ataques por segundo en la región, un alto nivel de ciberseguridad es vital para cualquier empresa.
Los organizadores de reuniones pueden bloquear la sesión y eliminar participantes cuando sea necesario gracias a los controles de seguridad.
Meeting cifra y almacena todos los datos de los usuarios en servidores seguros y ofrece autenticación de dos factores para proteger las cuentas de los usuarios.
Para asegurar que sus mensajes no sean filtrados, Zoho Cliq también cifra sus mensajes, tanto en el momento que los envía como una vez recibidos.
Para mayor discreción y privacidad, puede apagar el historial de chat y los mensajes desaparecerán en el momento en que cierre la ventana de la conversación.
En esencia, las aplicaciones de Zoho cumplen con el RGPD y la HIPAA. También brindan a los usuarios los mejores protocolos de privacidad y seguridad posibles.
Tip extra: Otra forma de proteger a sus trabajadores remotos, historiales de navegación y comunicaciones internas y externas mientras opera virtualmente, es usando una red privada virtual (VPN) para encriptar datos y enmascarar direcciones IP.
Integración contextual en Zoho Workplace
Las aplicaciones de Zoho Workplace están profundamente integradas entre sí y le permiten usar una aplicación desde otra.
Por ejemplo, puede usar la función de llamada de Cliq desde una hoja de cálculo en Zoho Sheet u otra aplicación como Zoho Mail.
También puede iniciar una reunión o agendarla en su calendario desde su correo electrónico.
Finalmente, el tablero exclusivo de Workplace brinda una descripción general de los elementos recientes de todas las aplicaciones del paquete en una sola ventana.
Comience a colaborar
La comunicación es clave para administrar un negocio eficiente, ya sea en persona o de forma remota.
Hoy en día, la competencia es feroz y la tecnología adecuada puede marcar la diferencia en los resultados de su negocio.
Si aún no ha probado Zoho Workplace, ¡comience su prueba gratuita ahora!
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