Agilice los procesos de sus documentos con los flujos de trabajo de Writer

La automatización ahorra tiempo para los profesionales y mejora la gestión de equipos.

Sabiendo eso, agregamos flujos de trabajo preconfigurados en Zoho Writer para automatizar sus procesos editoriales y de aprobación.

Pero, ¿cómo es que funcionan?

Hoy se lo explicamos.

Iniciando flujos de trabajo

Supongamos que está trabajando en un documento comercial importante. Pongamos de ejemplo un acuerdo de nivel de servicio (SLA) o un acuerdo de préstamo estándar para un cliente.

Este tipo de documento deberá compartirlo con el equipo de ventas, tecnología, atención al cliente y legal.

También deberá pedirles que revisen el documento a tiempo, hacer seguimiento con los más despistados, discutir y realizar los cambios sugeridos y obtener su aprobación.

Solo con leer esto puede que se haya fastidiado. Son demasiados pasos para un solo documento.

Aquí es donde un sistema le ayuda a generar una sensación de orden.

¡Ingrese a los flujos de trabajo de varias etapas de Writer!

Los flujos de trabajo de múltiples etapas de Writer le permitirán optimizar y estandarizar los procesos comerciales, el proceso de creación, revisión y aprobación de documentos en toda su organización.

Solo debe iniciar el flujo de trabajo para que los involucrados (revisores, asignadores y aprobadores) reciban una notificación y puedan sugerir cambios o aprobar el documento.

Estos flujos de trabajo incluyen funciones para optimizar los procesos de aprobación y administración de los documentos.

Veamos 7 de ellos.

Conozca los flujos de trabajo de Zoho Writer

1. Flujos de trabajo especialmente diseñados

Writer presenta cuatro flujos de trabajo listos para usar. Solo debe especificar la fecha de vencimiento.

Las personas que revisen y aprueben recibirán recordatorios por correo electrónico para actuar sobre los documentos antes de la fecha límite.

Así no tiene que preocuparse de recordarles que aprueben o revisen sus documentos.

Los flujos de trabajo de los que le hablamos son los siguientes: 

• Flujo de trabajo para revisión: Cuatro ojos son mejores que dos. Pida a los miembros de su equipo, compañeros, coautores o expertos en el tema que revisen su documento y ofrezcan sugerencias.

• Flujo de trabajo de aprobación: Digamos que desea que su gerente apruebe una carta de oferta que redactó para una nueva contratación. Este flujo de trabajo hará que reciba rápido la aprobación que necesita.

• Flujo de trabajo de revisión editorial: Envíe su documento a su equipo editorial para revisión. Solo debe incluir una fecha de vencimiento para que puedan priorizar y completar su aprobación a tiempo. Olvídese de los retrasos en la publicación de sus blogs, boletines o campañas mensuales.

• Flujo de trabajo de revisión y aprobación: Haga que sus artículos sean revisados por sus líderes, expertos o colaboradores, y luego aprobados por otros gerentes. Por ejemplo, cuando responde a una RFP/RFQ, le gustaría que su gerente la revise y luego la envíe a su director de ventas para su aprobación.

Dependiendo de lo que necesite, puede utilizar uno o más flujos de trabajo en un documento.

2. Desencadenadores de flujo de trabajo personalizados y acciones posteriores al flujo de trabajo

Los flujos de trabajo se pueden activar de forma automática o manual, según lo necesite.

Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie en automático cuando el propietario lo marque como "Listo".

Una vez que se completa el flujo de trabajo, use la biblioteca de acciones pre construidas. Puede agregar una marca de agua al documento final, cambiarle el nombre, moverlo a una carpeta específica, publicarlo en la plataforma deseada y más.

Incluso puede configurar su propia acción posterior al flujo de trabajo. ¡Tal vez ordene una pizza para su equipo una vez que se apruebe el documento!

3. Colaboración controlada

Controle quién puede hacer qué y cuándo. En cada etapa del flujo de trabajo, solo los colaboradores que elija podrán trabajar en el documento.

Puede hacer que una vez que se envía un documento para revisión, solo ciertas personas podrán realizar cambios. Los demás sólo podrán agregar comentarios.

4. Estado del documento en tiempo real y notificaciones por correo electrónico

Identifique la etapa de su documento en el proceso con el notificador de estado del producto.

A medida que su documento avanza a través del flujo de trabajo, puede ver su estado (Listo para revisión, En revisión, Cambios sugeridos, En aprobación y Aprobado) en la parte superior del documento.

Writer también mantiene informados a todos los involucrados acerca del estado del documento con notificaciones por correo electrónico en tiempo real.

5. Rastreador de estado de flujo de trabajo visual

Vea cómo avanza su documento a través del flujo de trabajo para ver su estado y actuar en consecuencia.

6. Panel de revisión de documentos

Vea el estado de todos los documentos que ha enviado para su revisión, así como los que están a la espera de su acción desde su panel de Writer.

No hay necesidad de que navegue por diferentes páginas o vistas, o que tenga que revisar sus correos electrónicos para rastrear sus documentos.

7. Historial de flujo de trabajo detallado y registros de auditoría

Vea un historial completo y registro de auditoría de todos los flujos de trabajo para satisfacer las normas de cumplimiento. Obtendrá las respuestas de: quién realizó qué acción y cuándo.

Haga clic en el enlace "Tiempo en el historial del flujo de trabajo" para ver las versiones del documento en cada etapa.

El historial de flujo de trabajo también lo ayuda a identificar qué etapa del flujo de trabajo consume más tiempo. De esta forma puede identificar cómo mejorar su flujo de trabajo o procesos.

Es momento de escribir

Eso es todo por ahora, pero estamos trabajando en más funciones.

La configuración de flujos personalizados de trabajo, la habilitación de flujos de trabajo para carpetas específicas, el acceso basado en roles a las herramientas de edición y más, están en proceso.

Pruebe nuestros nuevos flujos de trabajo y háganos saber sus opiniones y comentarios.

¡Feliz escritura!